So reparieren Sie eine abgelehnte XRechnung
Die Einreichung bei einem deutschen Behördenportal ist eine Prüfung mit zwei Ergebnissen: Die OZG-RE und die Landesportale validieren das XML im Moment des Eingangs und weisen alles ab, was eine Regel verletzt, mit einer knappen Liste von Codes als einziger Rückmeldung. Die Rechnung ist noch nicht verspätet, aber zugestellt ist sie auch nicht. Der Editor oben nimmt die abgewiesene Datei, öffnet jedes Element als Formularfeld und gibt Ihnen eine XRechnung zurück, die dieselben Prüfungen besteht.
Was die Portale tatsächlich prüfen
Eine XRechnung muss drei Ebenen gleichzeitig erfüllen: die XML-Syntax (CII oder UBL), die europäischen Kernregeln der EN 16931 und obendrauf die deutsche CIUS, die BR-DE-Regeln. Die Portale prüfen alle drei. Eine Datei kann einwandfreie EN 16931 sein und trotzdem abprallen, weil eine BR-DE-Regel eine Telefonnummer des Verkäufers oder eine Käuferreferenz verlangt, die das Quellsystem nie befüllt hat.
Die Ablehnungen, die immer wiederkommen
- Eine fehlende oder fehlerhafte Leitweg-ID in der Käuferreferenz (BT-10), verlorene Prüfziffern eingeschlossen
- Unvollständiger Verkäuferkontakt: Die BR-DE-Regeln verlangen Kontaktname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Fehlende Zahlungsangaben, wo die deutschen Regeln sie fordern, typischerweise die IBAN
- Steuersummen je Kategorie, die nach einer späten Änderung nicht mehr zu den Positionsbeträgen passen
- Eine falsche oder veraltete Spezifikationskennung (BT-24), sodass sich die Datei nicht als XRechnung ausweist
- Leere Ländercodes oder Verkäuferkennungen, auf denen der Workflow des Auftraggebers besteht
Jede davon ist ein Datum in einem benannten Feld. Laden Sie die Datei hoch, und genau diese Felder liegen mit dem Rest der Rechnung vor Ihnen.
Die Leitweg-ID, ohne Rätselraten
Die Leitweg-ID ist die Routing-Adresse der deutschen Verwaltung: Die empfangende Behörde vergibt sie, die Portale gleichen sie mit ihrem Verzeichnis ab. Sie scheitert auf unspektakuläre Weise, eine beim Kopieren verlorene Ziffer, ein Bindestrich zu viel, eine ID der falschen Stelle. Im Editor ist sie ein schlichtes Feld ohne alles, was drumherum kaputtgehen könnte: die ID exakt wie vergeben einfügen, neu erzeugen, erneut einreichen.
Bearbeiten ohne das System, das die Datei erzeugt hat
Abgewiesene XRechnung-Dateien stammen meist aus einem ERP-Export oder von einem externen Abrechner, Systemen, die man fünf Minuten vor der Frist nicht neu anwerfen kann. Der Editor arbeitet allein auf der Datei: CII- oder UBL-Syntax hinein, das EN-16931-Modell in ein geführtes Formular geparst, eine validierte XRechnung heraus, in CII-Syntax neu erzeugt vom selben Motor wie der XRechnung-Generator. Anhänge, Notizen und unangetastete Felder laufen unverändert mit.
Den Regelbericht vorher und nachher prüfen
Wenn Sie nur die Fehlercodes des Portals haben, validieren Sie die Datei zuerst: Der Bericht benennt jede verletzte Regel, BR-DE eingeschlossen, und das Element dahinter. Korrigieren Sie genau diese Felder hier; die neu erzeugte Datei wird vor dem Download gegen dieselben Regeln geprüft:
Von der Behörde schon gebucht? Dann eine Gutschrift
Bearbeiten und neu einreichen ist für Dateien, die das Portal abgewiesen hat, die also niemand erfasst hat. Sobald eine Rechnung angenommen und gebucht wurde, korrigiert die deutsche Praxis sie mit einer Gutschrift, die auf das Original verweist, statt mit einem stillschweigend geänderten Dokument:
Und wenn die XRechnung selbst Neuland ist: Der Format-Leitfaden erklärt die Regeln, die Leitweg-ID und liefert Beispieldateien:
Weiterlesen
- XRechnung abgelehnt: Die häufigsten Gründe und wie Sie die Datei reparieren
- BR-DE-15: Käuferreferenz fehlt. Was in das Feld gehört und wie Sie es in einer Minute beheben
- BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7: Verkäuferkontakt fehlt, und wie Sie ihn einmal richtig hinterlegen
- BR-DE-1: Angaben zur Zahlung fehlen. Welche Felder die XRechnung mindestens verlangt
- BR-DE-16: Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt. Welche Nummer in welches Feld gehört
- BR-CO-10 bis BR-CO-17: Die Summen gehen nicht auf. Wie die E-Rechnung wirklich rechnet