Das ZUGFeRD-Format, verständlich erklärt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist Deutschlands hybrides E-Rechnungsformat: ein normales PDF, das ein Mensch öffnen und lesen kann, mit den vollständigen Rechnungsdaten als strukturiertem XML im Inneren, das Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet. Eine Datei bedient beide Zielgruppen, weshalb sich das Format als praktischer Standard für deutsche B2B-Rechnungen etabliert hat.

Technisch ist ZUGFeRD kein deutscher Alleingang: Seit Version 2.0 ist es identisch mit dem französischen Standard Factur-X, und das Datenmodell folgt der europäischen Norm EN 16931. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit zugleich eine gültige europäische E-Rechnung.

So funktioniert die Datei technisch

Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF/A-3-Dokument, die Archiv-Variante des PDF, die eingebettete Anhänge erlaubt. Darin steckt eine XML-Datei (mit dem Namen factur-x.xml) in der UN/CEFACT-Syntax Cross-Industry Invoice (CII), deklariert mit genau der Anhangsbeziehung, nach der empfangende Software sucht. Die sichtbaren PDF-Seiten und das XML müssen dieselbe Rechnung beschreiben; rechtlich maßgeblich ist das XML.

Das XML deklariert über seinen Spezifikationsbezeichner, welchen Regeln es folgt. Das ist das Erste, was Validatoren und Buchhaltungssysteme lesen:

<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>

Alles Weitere folgt aus dieser Zeile: Das Profil entscheidet, welche Felder Pflicht sind, und die über 200 Geschäftsregeln der EN 16931 entscheiden, ob die Datei gültig ist.

Was eine ZUGFeRD-Rechnung enthält

Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält dieselben Angaben wie jede korrekte Rechnung nach § 14 UStG, nur steht jede Angabe in einem festen Feld der XML statt irgendwo auf der Seite. Im Profil EN 16931 sind das:

• Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Liefer- oder Leistungsdatum und Rechnungsart (BT-3), etwa 380 für eine Rechnung oder 381 für eine Stornorechnung
• Verkäufer und Käufer mit Name und Anschrift, dazu die USt-IdNr. (BT-31) oder Steuernummer (BT-32) des Verkäufers
• Positionen mit Menge, Mengeneinheit, Nettopreis und Umsatzsteuerkategorie je Zeile
• Die Umsatzsteueraufschlüsselung je Steuersatz und Kategorie sowie die Summen: Nettobetrag, Steuerbetrag und Zahlbetrag
• Zahlungsangaben wie Zahlungsart und IBAN, dazu die Zahlungsbedingungen
• Referenzen, wo sie zutreffen: die Käuferreferenz (BT-10), bei Behörden die Leitweg-ID, und die Bestellnummer

Dazu kommen die Spezifikationskennung von oben, die das Profil benennt, und die PDF-Seite, die dieselbe Rechnung für Menschen darstellt. Seit dem 1. Januar 2025 sind die XML-Daten der rechtlich maßgebliche Teil, die Seite darf also nie andere Zahlen zeigen als die Daten. Welche Felder Pflicht sind, hängt vom Profil ab; die Tabelle unten zeigt, wie viel jedes Profil trägt. Vollständige Beispiele finden Sie in der Beispieldatei-Sammlung.

Versionen und Profile

ZUGFeRD 1.0 erschien 2014 mit eigenem Datenmodell. Version 2.0 (2019) baute das Format auf EN 16931 neu auf und vereinigte es mit Factur-X; die aktuellen 2.x-Versionen führen diese Linie fort. Neue Implementierungen sollten immer auf die aktuelle 2.x-Spezifikation zielen.

Das Profil bestimmt, wie viele Daten die XML-Schicht enthält:

ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X: Wie sie zusammenhängen

• ZUGFeRD: hybrides PDF mit eingebettetem CII-XML, für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen.
• XRechnung: reines XML (ohne PDF-Schicht) mit strengeren deutschen Regeln zusätzlich zur EN 16931, von Behörden verlangt und stets mit Leitweg-ID.
• Factur-X: derselbe Standard wie ZUGFeRD 2.x unter französischem Namen; die Dateien sind technisch identisch.

Sie fakturieren die öffentliche Hand? Lesen Sie den eigenen XRechnung-Format-Leitfaden.

Die Fristen der E-Rechnungspflicht

• Seit dem 1. Januar 2025: Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Ein bloßes PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung.
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen.

ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) erfüllt diese Anforderungen, ebenso die XRechnung. Papier- und reine PDF-Rechnungen verlieren ihren Status als Regelfall.

Beispieldateien zum Herunterladen

Alle Beispieldateien haben jetzt eine eigene Seite: eine ZUGFeRD-Rechnung pro Profil von MINIMUM bis EXTENDED, XRechnung in CII und UBL, Gutschrift, Korrektur, Reverse Charge, Kleinunternehmer und absichtlich fehlerhafte Dateien. Jede Datei wurde mit den Werkzeugen dieser Website erzeugt und validiert, und jede Karte öffnet die Datei direkt im Validator oder im Viewer. Alle Beispieldateien ansehen und herunterladen.

Direkt hier mit ZUGFeRD-Dateien arbeiten

• ZUGFeRD-Rechnung mit dem geführten Formular erstellen
• ZUGFeRD-Datei gegen EN 16931 validieren
• XRechnung inklusive CIUS-Regeln validieren
• E-Rechnung öffnen und im Browser lesen
• Vorhandene PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln

Sie suchen Software statt einer Formaterklärung? Die Entscheidungshilfe ZUGFeRD-Software vergleicht Browser-Tools, Downloads, ERP-Module und die API.

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