Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist Deutschlands hybrides E-Rechnungsformat: ein normales PDF, das ein Mensch öffnen und lesen kann, mit den vollständigen Rechnungsdaten als strukturiertem XML im Inneren, das Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet. Eine Datei bedient beide Zielgruppen, weshalb sich das Format als praktischer Standard für deutsche B2B-Rechnungen etabliert hat.
Technisch ist ZUGFeRD kein deutscher Alleingang: Seit Version 2.0 ist es identisch mit dem französischen Standard Factur-X, und das Datenmodell folgt der europäischen Norm EN 16931. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit zugleich eine gültige europäische E-Rechnung.
So funktioniert die Datei technisch
Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF/A-3-Dokument, die Archiv-Variante des PDF, die eingebettete Anhänge erlaubt. Darin steckt eine XML-Datei (mit dem Namen factur-x.xml) in der UN/CEFACT-Syntax Cross-Industry Invoice (CII), deklariert mit genau der Anhangsbeziehung, nach der empfangende Software sucht. Die sichtbaren PDF-Seiten und das XML müssen dieselbe Rechnung beschreiben; rechtlich maßgeblich ist das XML.
Das XML deklariert über seinen Spezifikationsbezeichner, welchen Regeln es folgt. Das ist das Erste, was Validatoren und Buchhaltungssysteme lesen:
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:en16931</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>Alles Weitere folgt aus dieser Zeile: Das Profil entscheidet, welche Felder Pflicht sind, und die über 200 Geschäftsregeln der EN 16931 entscheiden, ob die Datei gültig ist.
Versionen und Profile
ZUGFeRD 1.0 erschien 2014 mit eigenem Datenmodell. Version 2.0 (2019) baute das Format auf EN 16931 neu auf und vereinigte es mit Factur-X; die aktuellen 2.x-Versionen führen diese Linie fort. Neue Implementierungen sollten immer auf die aktuelle 2.x-Spezifikation zielen.
Das Profil bestimmt, wie viele Daten die XML-Schicht enthält:
| Profil | Positionen | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | Automatisierte Kreditorenprozesse mit Bestellabgleich |
| BASIC WL | Nein | Buchung auf Kopfebene ohne Positionsdetail |
| BASIC | Ja | Einfache Rechnungen mit Standardfeldern |
| EN 16931 | Ja | Der empfohlene Standard für deutsche B2B-Rechnungen |
| EXTENDED | Ja | Branchenerweiterungen über die europäische Norm hinaus |
| XRECHNUNG | Ja | Referenzprofil passend zur deutschen CIUS für Behördenrechnungen |
ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X: Wie sie zusammenhängen
- ZUGFeRD: hybrides PDF mit eingebettetem CII-XML, für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen.
- XRechnung: reines XML (ohne PDF-Schicht) mit strengeren deutschen Regeln zusätzlich zur EN 16931, von Behörden verlangt und stets mit Leitweg-ID.
- Factur-X: derselbe Standard wie ZUGFeRD 2.x unter französischem Namen; die Dateien sind technisch identisch.
Sie fakturieren die öffentliche Hand? Lesen Sie den eigenen XRechnung-Format-Leitfaden.
Die Fristen der E-Rechnungspflicht
- Seit dem 1. Januar 2025: Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Ein bloßes PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung.
- Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen.
ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) erfüllt diese Anforderungen, ebenso die XRechnung. Papier- und reine PDF-Rechnungen verlieren ihren Status als Regelfall.
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