Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist Deutschlands Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand: ein reines XML-Dokument ohne PDF-Schicht, definiert als nationale Anwendungsspezifikation (CIUS) der europäischen Norm EN 16931 und gepflegt von der KoSIT. Seit Ende 2020 verlangen Bundesbehörden sie, die Länder sind mit eigenen Portalen gefolgt; wer eine deutsche Behörde beliefert, fakturiert in XRechnung.
Reines XML ist Absicht: Die Rechnungsverarbeitung der öffentlichen Hand ist voll automatisiert, das Format ist also für Maschinen optimiert. Menschen lesen eine XRechnung über einen Viewer, nicht durch Öffnen der Datei.
Ein Standard, zwei Syntaxen
Eine XRechnung kann in beiden XML-Syntaxen der EN 16931 geschrieben sein: UN/CEFACT CII (die Syntax, die auch ZUGFeRD nutzt) oder UBL. Was die Datei zur XRechnung macht, ist nicht die Syntax, sondern die Deklaration und die Regeln, die sie erfüllt. Die Deklaration steht ganz oben:
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>Die deutschen Regeln zusätzlich zur EN 16931
Die CIUS ergänzt nationale Geschäftsregeln (die BR-DE-Serie), die eine einfache EN-16931-Rechnung nicht braucht. Die Regeln, an denen in der Praxis die meisten Dateien scheitern:
- Die Käuferreferenz (BT-10) muss die Leitweg-ID tragen; ohne sie scheitert die Rechnung sofort an BR-DE-15.
- Der Verkäufer muss einen Kontakt mit Telefon oder E-Mail angeben, damit die Behörde einen Menschen zur Rechnung erreichen kann.
- Beide Parteien brauchen eine elektronische Adresse, und die Zahlungsdaten müssen zulässige Zahlungsartcodes mit passenden Kontodaten verwenden.
Jede Regel wird beim Empfang maschinell von den Portalen geprüft; deshalb ist das Validieren vor dem Versand in der Praxis keine Option, sondern Pflicht.
Die Leitweg-ID, in einer Minute
Die Leitweg-ID identifiziert den Rechnungseingang der empfangenden Behörde und leitet Ihr Dokument dorthin, nach dem Muster {Behörden-ID}-{optionales-Suffix}-{Prüfziffer}. Sie erhalten sie vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung. Fragen Sie vor der Rechnungsstellung danach: Sie lässt sich nicht erraten, und ihr Fehlen ist der häufigste Grund für eine abgelehnte XRechnung.
Wie die Datei zur Behörde kommt
Bundesbehörden empfangen über das ZRE-Portal, die meisten Länder über OZG-RE oder landeseigene Plattformen, und ein wachsender Teil akzeptiert die Zustellung über das Peppol-Netzwerk. Das XML ist auf jedem Weg identisch; nur der Transport unterscheidet sich.
XRechnung und ZUGFeRD
Die beiden deutschen Formate teilen sich den Markt nach Empfänger: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Unternehmen. Sie teilen das EN-16931-Datenmodell und die CII-Syntax, dieselben Rechnungsdaten können also beide Dateien erzeugen. Für die hybride B2B-Seite lesen Sie den Schwester-Leitfaden:
Beispieldateien zum Herunterladen
Beide Dateien wurden mit den Werkzeugen dieser Website erzeugt und validiert; die Daten sind fiktiv. Die fehlerhafte scheitert an genau einer Regel, was sie zu einem präzisen Testfall macht.