Format-Leitfaden

Das XRechnung-Format, verständlich erklärt

Was eine XRechnung ist, welche deutschen Regeln sie zur europäischen Norm ergänzt, wie die Leitweg-ID Ihre Rechnung zustellt, und geprüfte Beispieldateien.

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist Deutschlands Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand: ein reines XML-Dokument ohne PDF-Schicht, definiert als nationale Anwendungsspezifikation (CIUS) der europäischen Norm EN 16931 und gepflegt von der KoSIT. Seit Ende 2020 verlangen Bundesbehörden sie, die Länder sind mit eigenen Portalen gefolgt; wer eine deutsche Behörde beliefert, fakturiert in XRechnung.

Reines XML ist Absicht: Die Rechnungsverarbeitung der öffentlichen Hand ist voll automatisiert, das Format ist also für Maschinen optimiert. Menschen lesen eine XRechnung über einen Viewer, nicht durch Öffnen der Datei.

Ein Standard, zwei Syntaxen

Eine XRechnung kann in beiden XML-Syntaxen der EN 16931 geschrieben sein: UN/CEFACT CII (die Syntax, die auch ZUGFeRD nutzt) oder UBL. Was die Datei zur XRechnung macht, ist nicht die Syntax, sondern die Deklaration und die Regeln, die sie erfüllt. Die Deklaration steht ganz oben:

<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  <ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>

Die deutschen Regeln zusätzlich zur EN 16931

Die CIUS ergänzt nationale Geschäftsregeln (die BR-DE-Serie), die eine einfache EN-16931-Rechnung nicht braucht. Die Regeln, an denen in der Praxis die meisten Dateien scheitern:

Die Käuferreferenz (BT-10) muss die Leitweg-ID tragen; ohne sie scheitert die Rechnung sofort an BR-DE-15.
Der Verkäufer muss einen Kontakt mit Telefon oder E-Mail angeben, damit die Behörde einen Menschen zur Rechnung erreichen kann.
Beide Parteien brauchen eine elektronische Adresse, und die Zahlungsdaten müssen zulässige Zahlungsartcodes mit passenden Kontodaten verwenden.

Jede Regel wird beim Empfang maschinell von den Portalen geprüft; deshalb ist das Validieren vor dem Versand in der Praxis keine Option, sondern Pflicht.

Die Leitweg-ID, in einer Minute

Die Leitweg-ID identifiziert den Rechnungseingang der empfangenden Behörde und leitet Ihr Dokument dorthin, nach dem Muster {Behörden-ID}-{optionales-Suffix}-{Prüfziffer}. Sie erhalten sie vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung. Fragen Sie vor der Rechnungsstellung danach: Sie lässt sich nicht erraten, und ihr Fehlen ist der häufigste Grund für eine abgelehnte XRechnung.

Wie die Datei zur Behörde kommt

Bundesbehörden empfangen über die OZG-RE (das ältere ZRE-Portal wurde im September 2025 abgeschaltet), die meisten Länder über landeseigene Plattformen, und ein wachsender Teil akzeptiert die Zustellung über das Peppol-Netzwerk. Das XML ist auf jedem Weg identisch; nur der Transport unterscheidet sich.

XRechnung und ZUGFeRD

Die beiden deutschen Formate teilen sich den Markt nach Empfänger: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Unternehmen. Sie teilen das EN-16931-Datenmodell und die CII-Syntax, dieselben Rechnungsdaten können also beide Dateien erzeugen. Für die hybride B2B-Seite lesen Sie den Schwester-Leitfaden:

Der ZUGFeRD-Format-Leitfaden zum hybriden B2B-Format

Beispieldateien zum Herunterladen

Alle Beispieldateien haben eine eigene Seite: die XRechnung in CII- und UBL-Syntax, eine absichtlich fehlerhafte, die exakt an Regel BR-DE-15 scheitert, dazu eine ZUGFeRD-Rechnung pro Profil und die häufigen Sonderfälle. Jede Karte öffnet die Datei direkt im Validator oder im Viewer. Alle Beispieldateien ansehen und herunterladen.

Direkt hier mit XRechnung-Dateien arbeiten

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Häufig gestellte Fragen

Häufige Fragen zum XRechnung-Format.

Wer muss eine XRechnung senden?

Lieferanten, die deutsche öffentliche Auftraggeber fakturieren: Bundesbehörden verlangen sie seit Ende 2020, die Länder sind mit eigenen Portalen und Schwellenwerten gefolgt. Für Rechnungen zwischen Unternehmen ist die XRechnung nicht vorgeschrieben.

CII oder UBL: Welche Syntax wählen?

Beide sind gültige XRechnung, und die empfangenden Portale akzeptieren beide. CII liegt nahe, wenn Ihre Systeme bereits ZUGFeRD oder Factur-X sprechen; UBL, wenn Ihre Verarbeitung Peppol-zentriert ist. Die Regeln, die eine Datei zur XRechnung machen, sind in beiden gleich.

Was genau ist die Leitweg-ID?

Eine Routing-Kennung für den Rechnungseingang der Behörde, getragen in der Käuferreferenz (BT-10) nach dem Muster {Behörden-ID}-{optionales-Suffix}-{Prüfziffer}. Der Auftraggeber vergibt sie; eine fehlende oder fehlerhafte ist der häufigste Ablehnungsgrund.

Wie oft ändert sich die XRechnung-Spezifikation?

Die KoSIT pflegt sie und veröffentlicht Aktualisierungen in regelmäßigem Rhythmus, typischerweise mit neuen Releases pro Jahr. Dateien müssen die Version deklarieren, der sie folgen, und Validatoren wenden das passende Regelwerk an; die Werkzeuge dieser Website folgen dem aktuellen Release.

Kann ich eine XRechnung als ZUGFeRD-PDF senden?

ZUGFeRD 2.x definiert ein XRECHNUNG-Referenzprofil, das dieselben Daten in einer Hybrid-PDF trägt, aber die Portale der öffentlichen Hand erwarten das reine XML. Reichen Sie bei Behörden das XML selbst ein; Hybrid-PDFs bleiben dem B2B vorbehalten.

Ist die XRechnung-Spezifikation kostenlos?

Ja. Sie wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) veröffentlicht und ist frei verfügbar; für das Erstellen oder Verarbeiten von XRechnungen fallen keine Lizenzgebühren an.

Für die deutsche E-Rechnungspflicht