So konvertieren Sie eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung
Eine PDF-Rechnung und eine ZUGFeRD-Rechnung sind nicht dasselbe. Ein normales PDF, selbst eines, das aus Ihrer Buchhaltungssoftware per E-Mail versendet wird, enthält keine strukturierten Daten, die eine Maschine lesen kann. ZUGFeRD bettet eine EN-16931-konforme XML-Schicht in einen PDF/A-3b-Container ein, sodass die Datei für Menschen lesbar bleibt, während DATEV, SAP, Lexware und andere Systeme sie automatisch verarbeiten können. Der Konverter oben wandelt Ihre vorhandene PDF-, DOCX- oder XLSX-Rechnung in diese konforme Datei um.
Was der ZUGFeRD-Konverter macht
Laden Sie eine vorhandene Rechnung hoch: Der Konverter liest sie, extrahiert die Rechnungsdaten und baut sie in vier Schritten zu ZUGFeRD oder XRechnung um:
- Er liest Ihre PDF-, DOCX- oder XLSX-Datei und erkennt Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze und Summen.
- Er ordnet die Daten dem semantischen Modell EN 16931 zu, das ZUGFeRD und XRechnung gemeinsam nutzen.
- Er erzeugt eine ZUGFeRD-PDF/A-3b mit eingebettetem CII-XML oder eine eigenständige XRechnung-XML für Rechnungen an die öffentliche Hand.
- Er validiert das Ergebnis vor dem Download gegen den offiziellen EN-16931-Schematron.
ZUGFeRD oder XRechnung als Ausgabe?
Wählen Sie ZUGFeRD, wenn Sie an private Unternehmen fakturieren (B2B): Das Ergebnis ist ein PDF, das Ihr Kunde normal öffnen kann, während sein System die eingebetteten Daten ausliest. Wählen Sie XRechnung, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber fakturieren (B2G): Das Ergebnis ist reines XML und benötigt eine Leitweg-ID, die Sie während der Konvertierung eingeben.
Warum ein gescanntes oder exportiertes PDF nicht ausreicht
Nach der deutschen E-Rechnungspflicht ist ein PDF allein keine gültige E-Rechnung. Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen strukturierte Rechnungen empfangen können, und ab 2027 wird das Ausstellen schrittweise verpflichtend. Ihre vorhandenen PDFs zu konvertieren ist der schnellste Weg zur Konformität, ohne zu ändern, wie Sie Ihre Rechnungen heute erstellen.
Prüfen Sie die extrahierten Daten vor dem Versand
Die automatische Extraktion ist präzise, dennoch sollten Sie das Ergebnis immer prüfen, denn Beträge aus einem ungewöhnlichen Layout oder einem Scan schlechter Qualität können falsch erkannt werden. Um jedes Feld zu bestätigen, kann der Konverter die extrahierten Daten an den geführten ZUGFeRD-Editor übergeben, damit Sie sie vor der Erstellung der endgültigen Datei anpassen. Im geführten Editor prüfen →
Konvertieren, dann validieren
Jede vom Konverter erzeugte Datei wird vor dem Download gegen EN 16931 geprüft. Um eine Datei aus einem anderen System erneut zu prüfen, geben Sie sie in den Validator. ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei validieren →
Neu bei diesem Format? Unser Leitfaden erklärt, was ZUGFeRD ist, wen die E-Rechnungspflicht betrifft und wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden. Unseren vollständigen ZUGFeRD-Leitfaden lesen →