Eine abgewiesene ZUGFeRD-Rechnung reparieren
Die Meldung sagt selten mehr als 'Rechnung abgelehnt'. Irgendwo zwischen Ihnen und Ihrem Kunden hat eine Software das XML in Ihrer ZUGFeRD-Datei geöffnet, gegen die Regeln der EN 16931 geprüft und das ganze Dokument verworfen. Bis die Daten repariert sind, bucht niemand die Rechnung und niemand bezahlt sie. Laden Sie die Datei oben hoch: Der Editor entpackt jedes Feld in ein Formular, Sie korrigieren das Defekte, und eine Minute später haben Sie eine gültige ZUGFeRD-Rechnung zum erneuten Versand.
Wo ZUGFeRD-Rechnungen hängen bleiben
Deutschland hat kein zentrales B2B-Rechnungsportal, die Ablehnung passiert deshalb meist auf der Empfängerseite: in der Kreditorensoftware des Käufers, bei einem Rechnungseingangsdienst oder beim DATEV-Import in der Steuerkanzlei. Alle prüfen das eingebettete XML mit den offiziellen Schematron-Regeln und weisen Dateien ab, die durchfallen. Bei Rechnungen an die öffentliche Hand ist es strenger: Die Bundesportale ZRE und OZG-RE und die Landesportale validieren XRechnung-Uploads sofort und geben eine Liste der Regelverstöße zurück.
Typische Fehler hinter einer Ablehnung
Die meisten abgewiesenen ZUGFeRD-Dateien scheitern an einem von wenigen wiederkehrenden Punkten:
- Steuersummen, die nicht zusammenpassen: Die 19%- und 7%-Gruppen decken sich nicht mit den Positionsbeträgen, oder es wurde an der falschen Stelle gerundet
- Keine verwertbare Verkäufer-Identifikation: USt-IdNr. und Steuernummer fehlen beide
- Eine fehlende IBAN, obwohl als Zahlungsweg Überweisung angegeben ist
- Eine fehlende Leitweg-ID auf einer Rechnung an eine Behörde
- Falsche oder leere Ländercodes in den Adressen
- Ein Profilkonflikt: Das XML deklariert ein ZUGFeRD-Profil, enthält aber die Felder eines anderen
Jeder dieser Fehler ist ein Wert in einem Feld, und ein Feld lässt sich ändern. Niemand muss die Rechnung von einem leeren Blatt neu aufbauen oder der Software hinterherlaufen, die sie erzeugt hat.
Die Datei im Browser reparieren, den Rest unangetastet lassen
Ziehen Sie die abgewiesene Rechnung in den Editor, und er liest das CII-XML aus der PDF/A-3 (eine reine XML-Datei funktioniert genauso). Parteien, Daten, Referenzen, Positionen, Steuersätze und Zahlungsdaten landen in einem bearbeitbaren Formular. Ändern Sie nur das Fehlerhafte: Alles, was Sie in Ruhe lassen, einschließlich eingebetteter Anhänge, Notizen und Zu- und Abschläge auf Dokumentebene, wird exakt so in die neue Datei zurückgeschrieben. Das Ergebnis wird vor dem Download gegen die EN 16931 validiert, derselbe Fehler kann also nicht zweimal mitfahren.
Wenn die defekte Rechnung bei Ihnen eingegangen ist
Seit die E-Rechnungspflicht gilt, muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und früher oder später schickt ein Lieferant eine, die Ihre Software nicht schluckt. Die Reparatur hier bringt Ihre Buchhaltung wieder in Gang: extrahieren, korrigieren, neu importieren. Für die Umsatzsteuer bitten Sie den Lieferanten zusätzlich um ein korrigiertes Original; nach Paragraf 14 UStG ist das Rechnungsdokument seine Sache, und die GoBD erwartet, dass Sie archivieren, was tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist.
Erst prüfen, dann erneut senden
Wenn Sie vor der Korrektur den vollständigen Regelbericht sehen möchten, validieren Sie zuerst die Originaldatei. Der Validator benennt jede verletzte Regel und das Feld dahinter, was die anschließende Bearbeitung zur Sache von zwei Minuten macht:
- ZUGFeRD-Rechnung validieren und den Regelbericht lesen
- XRechnung-Datei gegen die deutschen CIUS-Regeln validieren
Bearbeiten hat eine Grenze: Gebuchte Rechnungen brauchen eine Gutschrift
Korrigieren und erneut senden ist legitim, solange die Rechnung unterwegs war, also abgewiesen wurde, bevor jemand sie erfasst hat. Eine Rechnung, die Ihr Kunde bereits angenommen und gebucht hat, bleibt unverändert; die deutsche Praxis korrigiert sie mit einer kaufmännischen Gutschrift (Typcode 381), die auf das Original verweist:
Neu im Format oder unsicher, welches Profil Ihr Kunde erwartet? Der Leitfaden erklärt Dateiaufbau, Profile und die Fristen der Pflicht: