So erstellen Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Rechnung
Seit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht genügt ein bloßes PDF zwischen deutschen Unternehmen nicht mehr: Das Gesetz verlangt strukturierte Daten nach EN 16931. Genau diese Datei erzeugt der Generator oben. Füllen Sie das Formular einmal aus und erhalten Sie eine ZUGFeRD-PDF/A-3b oder eine eigenständige XRechnung-XML, geprüft noch vor dem Download.
ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format sollten Sie erstellen?
Die beiden deutschen E-Rechnungsformate richten sich an unterschiedliche Empfänger:
- ZUGFeRD ist für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen. Die Datei ist ein PDF mit eingebettetem XML, Ihr Kunde sieht also eine gewohnte Rechnung, während sein Buchhaltungssystem die Daten automatisch einliest. Wählen Sie dieses Format für Kunden aus der Privatwirtschaft.
- XRechnung ist für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder und Kommunen). Es ist reines XML ohne PDF-Schicht und benötigt eine Leitweg-ID des Empfängers. Wählen Sie dieses Format, wenn Sie an die öffentliche Hand fakturieren.
Diese Seite erstellt ZUGFeRD. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber haben ihr eigenes Werkzeug:
- XRechnung für einen öffentlichen Auftraggeber erstellen
- Zum ausführlichen ZUGFeRD-Format-Leitfaden mit Beispieldateien
Welche Angaben muss eine deutsche E-Rechnung enthalten?
Deutsches Steuerrecht und EN 16931 legen gemeinsam einen Mindestdatensatz fest. Das Formular prüft jede Eingabe direkt beim Tippen; wer diese Angaben bereithält, ist schneller fertig:
- Name, Anschrift und eine Steuerkennung des Verkäufers (USt-IdNr. oder Steuernummer)
- Name und vollständige Postanschrift des Käufers
- Eine nur einmal vergebene Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
- Mindestens eine Position mit Menge, Nettoeinzelpreis und Steuersatz
- Eine nach Steuerkategorie und Steuersatz gruppierte USt.-Aufschlüsselung
- Wie die Rechnung zu begleichen ist, einschließlich der IBAN
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID (Käuferreferenz, BT-10) verpflichtend und muss vor der Rechnungsstellung beim Auftraggeber angefordert werden.
Welches ZUGFeRD-Profil sollten Sie wählen?
Ein Profil bestimmt, wie detailliert die XML-Schicht ausfällt. In der deutschen B2B-Praxis ist fast immer EN 16931 (Comfort) richtig: volles Positionsdetail, akzeptiert von DATEV bis SAP. Darunter liegende Profile wie MINIMUM lassen die Positionen weg und eignen sich nur für automatisierte Kreditorenprozesse mit Bestellabgleich.
Kompatibel mit DATEV, SAP und Lexware
Der Generator benennt den eingebetteten XML-Anhang exakt so, wie deutsche Buchhaltungssoftware es erwartet. DATEV, SAP, Lexware, sevDesk und Lexoffice lesen die Daten dadurch ohne manuelle Erfassung. Die Nutzdaten folgen der Syntax Cross Industry Invoice (CII), die diese Systeme nativ verarbeiten.
Ihre Rechnungen liegen schon in einem anderen Format vor?
PDF-, DOCX- oder XLSX-Rechnungen aus Ihrem bestehenden Ablauf müssen nicht neu erfasst werden. Zwei benachbarte Werkzeuge übernehmen das:
Die Prüfung ist im Download eingebaut
Eine erzeugte Datei und eine gültige Datei sind zweierlei. Jede Rechnung von dieser Seite durchläuft zuerst den offiziellen EN-16931-Schematron; der Download ist damit sofort versandfertig.
Fristen, Schwellenwerte und wer genau betroffen ist: Unser Leitfaden liefert die Details:
Sie erzeugen Rechnungen aus eigener Software statt im Formular? Die Seite zur ZUGFeRD-API zeigt die Aufrufe, mit curl- und C#-Beispielen.
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