So erstellen Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Rechnung
Eine konforme E-Rechnung ist mehr als ein PDF. Nach der deutschen E-Rechnungspflicht muss jede inländische B2B-Rechnung eine strukturierte XML-Schicht nach dem Standard EN 16931 enthalten. Der Generator oben erstellt diese Datei für Sie: Geben Sie Ihre Daten einmal ein und laden Sie eine ZUGFeRD-PDF/A-3b oder eine eigenständige XRechnung-XML herunter, validiert noch vor dem Versand.
ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format sollten Sie erstellen?
Die beiden deutschen E-Rechnungsformate richten sich an unterschiedliche Empfänger, und der Generator erzeugt beide:
- ZUGFeRD ist für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen. Die Datei ist ein PDF mit eingebettetem XML, Ihr Kunde sieht also eine gewohnte Rechnung, während sein Buchhaltungssystem die Daten automatisch einliest. Wählen Sie dieses Format für Kunden aus der Privatwirtschaft.
- XRechnung ist für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder und Kommunen). Es ist reines XML ohne PDF-Schicht und benötigt eine Leitweg-ID des Empfängers. Wählen Sie dieses Format, wenn Sie an die öffentliche Hand fakturieren.
Viele Unternehmen benötigen je nach Kunde beide Formate. Sie können das Ausgabeformat im letzten Schritt vor dem Download umstellen.
Pflichtfelder einer EN-16931-konformen Rechnung
Der Standard definiert einen Kernsatz an Feldern, den jede Rechnung enthalten muss. Der Assistent prüft jedes davon während der Eingabe, es hilft aber, diese Angaben bereitzuhalten:
- Name, Anschrift und eine Steuerkennung des Verkäufers (USt-IdNr. oder Steuernummer)
- Name und vollständige Postanschrift des Käufers
- Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
- Mindestens eine Position mit Menge, Nettoeinzelpreis und Steuersatz
- Eine nach Steuerkategorie und Steuersatz gruppierte USt.-Aufschlüsselung
- Zahlungsdetails einschließlich der IBAN für Überweisungen
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID (Käuferreferenz, BT-10) verpflichtend und muss vor der Rechnungsstellung beim Auftraggeber angefordert werden.
Welches ZUGFeRD-Profil sollten Sie wählen?
Das Profil bestimmt, wie viele Daten die XML-Schicht enthält. Für nahezu alle deutschen B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl: Es enthält alle Pflichtfelder des europäischen Standards und wird von allen gängigen Buchhaltungssystemen akzeptiert. Niedrigere Profile wie MINIMUM verzichten auf das Positionsdetail und sind nur für automatisierte Kreditorenprozesse gedacht, die mit einer Bestellung abgeglichen werden.
Kompatibel mit DATEV, SAP und Lexware
Jede vom Generator erzeugte Datei bettet das strukturierte XML unter dem Anlagennamen ein, den deutsche Buchhaltungssoftware erwartet, sodass DATEV, SAP, Lexware, sevDesk und Lexoffice sie ohne manuelle Eingabe importieren können. Das XML folgt der Syntax Cross Industry Invoice (CII), die diese Systeme standardmäßig lesen.
Liegt Ihre Rechnung bereits als PDF vor?
Wenn Ihre Rechnungen bereits als PDF-, DOCX- oder XLSX-Dateien vorliegen, müssen Sie sie nicht neu erfassen. Zwei passende Werkzeuge helfen:
Erst erstellen, dann vor dem Versand prüfen
Eine Datei zu erzeugen ist nicht dasselbe wie eine gültige Datei zu erzeugen. Jede Rechnung, die Sie hier erstellen, wird vor dem Download gegen den offiziellen EN-16931-Schematron geprüft und ist damit sofort versandfertig.
Den vollständigen Hintergrund zu Fristen und betroffenen Unternehmen finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden: