Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht, und viele Unternehmen sind noch nicht vorbereitet. Die erste Stufe betrifft alle: Jedes umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht kommt in zwei Schritten: ab Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr, ab Januar 2028 für alle anderen. Dann reicht ein einfaches PDF nicht mehr.
Dieser Artikel erklärt, was ZUGFeRD ist, wen die Pflicht wann trifft, welche Ausnahmen gelten und wie Sie schnell compliant werden.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das zwei Schichten in einer einzigen Datei vereint:
- Eine visuelle PDF-Schicht, die Rechnung sieht aus wie ein normales PDF und kann von jedem Empfänger geöffnet werden
- Eine maschinell lesbare XML-Schicht, eingebettet im PDF, enthält alle Rechnungsdaten strukturiert nach dem europäischen Standard EN 16931
Das bedeutet: Eine ZUGFeRD-Datei ist gleichzeitig eine lesbare Rechnung für Menschen und eine maschinenverarbeitbare Datei für Buchhaltungssysteme. Ihr Kunde kann sie in DATEV, SAP, Lexware oder sevDesk importieren, ohne manuelle Dateneingabe.
Das Format wurde von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt und vom Bundesministerium der Finanzen als akzeptiertes Format für die deutsche E-Rechnungspflicht anerkannt.
Die E-Rechnungspflicht im Überblick: Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Das betrifft Freiberufler, GmbHs, AGs, Einzelunternehmen, unabhängig von der Branche.
Beim Ausstellen gibt es eine dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben (§ 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem, denn die Empfangspflicht kennt keine Ausnahme.
Die Phasen im Detail
| Datum | Pflicht | Betrifft |
|---|---|---|
| Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen | Alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen |
| Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr (2026) |
| Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle übrigen Unternehmen (Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben beim Ausstellen befreit) |
Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Wenn Sie heute noch keine strukturierten E-Rechnungen verarbeiten können, sind Sie bereits nicht compliant.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa die Vermietung von Wohnraum oder ärztliche Heilbehandlungen. Ebenfalls außen vor: Rechnungen, bei denen Leistender oder Empfänger nicht in Deutschland ansässig ist.
Was zählt als E-Rechnung, und was nicht?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ein PDF per E-Mail als E-Rechnung zählt. Das ist falsch.
Keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht:
- PDF-Datei per E-Mail
- Gescannte Papierrechnung
- Word-Dokument als PDF gespeichert
- HTML-Rechnung im E-Mail-Body
Gültige E-Rechnung im Sinne der Pflicht:
- ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem CII XML) ✓
- XRechnung (reines XML, für B2G-Rechnungen an Behörden) ✓
- Jedes andere EN 16931-konforme Format ✓
ZUGFeRD ist für die meisten B2B-Unternehmen die praktischste Wahl, weil die Datei wie eine normale PDF-Rechnung aussieht, Ihre Kunden brauchen keine neue Software, um sie zu öffnen.
ZUGFeRD vs XRechnung: Was ist der Unterschied?
Das ist die häufigste Frage, die wir hören.
ZUGFeRD ist für B2B, Rechnungen zwischen Unternehmen. Die Datei ist ein PDF mit eingebettetem XML. Ihr Kunde erhält eine lesbare Rechnung und sein Buchhaltungssystem kann die Daten automatisch importieren.
XRechnung ist für B2G, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen). Es ist reines XML ohne PDF-Wrapper und wird über Rechnungsportale wie die OZG-RE (die ZRE des Bundes wurde im September 2025 abgeschaltet und in die OZG-RE überführt), Landesportale oder das Peppol-Netzwerk übermittelt. Für XRechnung benötigen Sie außerdem eine Leitweg-ID vom Empfänger.
Kurz gesagt: Stellen Sie Rechnungen an private Unternehmen? → ZUGFeRD. Stellen Sie Rechnungen an Behörden? → XRechnung.
Viele Unternehmen brauchen beide Formate, je nach Kunde. Für die Sonderfälle, etwa Kommunen, Stadtwerke und die Frage, wann eine Behörde auch ZUGFeRD annimmt, siehe ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschied und Einsatz.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD kennt verschiedene Profile, die bestimmen, wie viele Datenfelder in der XML-Schicht enthalten sind:
| Profil | Pflichtfelder | Empfehlung |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten (kein Zeilendetail) | Nur für AP-Automatisierung |
| BASIC WL | Kopfdaten mit Zu-/Abschlägen | Selten verwendet |
| BASIC | Zeilenpositionen ohne Zu-/Abschläge | Einfache Rechnungen |
| EN 16931 | Vollständig | Empfehlung für die meisten Unternehmen |
| EXTENDED | Zusatzfelder über EN 16931 hinaus | Spezielle Branchen |
Für die meisten deutschen B2B-Rechnungen ist das EN 16931-Profil die richtige Wahl. Es enthält alle Pflichtfelder des europäischen Standards und wird von allen deutschen Buchhaltungssystemen akzeptiert. Wie die Profile aufgebaut sind, erklärt der Leitfaden zum ZUGFeRD-Format.
Häufige Fehler, und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1: Die XML-Schicht fehlt oder ist fehlerhaft Ein PDF allein ist kein ZUGFeRD. Die eingebettete XML-Datei muss den EN 16931 Schematron-Regeln entsprechen, das sind über 200 Geschäftsregeln, die maschinell geprüft werden. Ein falsches Pflichtfeld oder eine falsche MwSt.-Berechnung führt zur Ablehnung beim Empfänger.
Fehler 2: Die Datei ist kein PDF/A-3b ZUGFeRD erfordert das PDF/A-3-Archivformat, nicht jedes PDF qualifiziert sich. Das PDF muss eingebettete Schriften, ein ICC-Farbprofil und korrekte XMP-Metadaten enthalten. Ein normales PDF sieht identisch aus, schlägt aber bei der Validierung fehl.
Fehler 3: Falscher Dateiname der XML-Anlage
Der Name der eingebetteten XML-Datei ist festgelegt, und er hat sich mit ZUGFeRD 2.0 geändert: Seither heißt sie factur-x.xml, davor hieß sie zugferd-invoice.xml. Wer noch den alten Namen erzeugt, riskiert, dass die Gegenseite die XML-Schicht gar nicht erst sucht.
Fehler 4: Keine Validierung vor dem Versand Viele Unternehmen generieren ZUGFeRD-Dateien und versenden sie, ohne zu prüfen, ob sie die EN 16931-Regeln bestehen. Erst wenn der Empfänger die Rechnung ablehnt, merken sie das Problem.
So erstellen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung, in 3 Schritten
Sie benötigen keine spezielle Software und keinen Entwickler. GetZUGFeRD erstellt konforme ZUGFeRD-Rechnungen direkt im Browser.
Schritt 1: Gehen Sie zu getzugferd.com/create und geben Sie Ihre Rechnungsdaten ein, Absender, Empfänger, Positionen, MwSt.
Schritt 2: Das Tool generiert automatisch eine ZUGFeRD-konforme PDF/A-3b-Datei mit eingebetteter, validierter CII-XML-Schicht.
Schritt 3: Laden Sie die Datei herunter und versenden Sie sie, per E-Mail, über Ihr ERP oder direkt aus Ihrem Buchhaltungssystem.
Die Datei wird vor dem Download gegen den offiziellen EN 16931 Schematron validiert. Wenn etwas nicht stimmt, erhalten Sie eine verständliche Fehlermeldung, keine kryptischen XML-Fehlercodes.
Muss meine Buchhaltungssoftware ZUGFeRD unterstützen?
Gute Nachricht: Die meisten deutschen Buchhaltungssysteme unterstützen ZUGFeRD bereits nativ.
Unterstützt ZUGFeRD: DATEV, SAP Business One, Lexware, sevDesk, Lexoffice, Sage 50, FastBill, Billomat.
Wenn Ihre Software ZUGFeRD noch nicht unterstützt, können Sie trotzdem compliant werden: Erstellen Sie die ZUGFeRD-Dateien mit GetZUGFeRD und versenden Sie sie manuell. Das ist eine vollständig gültige Lösung für die Pflicht, Sie müssen keine neue Software kaufen. Warum ein Versand per E-Mail ohne Portal und ohne Zustimmung des Empfängers ausreicht, erklärt E-Rechnung per E-Mail versenden. Und welcher Weg insgesamt zu Ihrem Betrieb passt, Browser-Tool, Druckertreiber, ERP-Modul oder API, vergleicht die Entscheidungshilfe ZUGFeRD-Software. Alle Wege zur konformen Rechnung, vom Formular über die PDF-Umwandlung bis zum eigenen XML, zeigt die Übersicht E-Rechnung erstellen.
Was passiert, wenn ich nichts tue?
Die E-Rechnungspflicht ist gesetzlich verankert im Wachstumschancengesetz; die Befreiung der Kleinunternehmer kam mit dem Jahressteuergesetz 2024. Unternehmen, die ab ihrem Stichtag (Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst Januar 2028) keine konformen E-Rechnungen ausstellen, riskieren:
- Ablehnung der Rechnung durch den Empfänger
- Verzögerungen bei der Zahlung
- Im Wiederholungsfall: steuerrechtliche Konsequenzen
Praktisch gesehen: Wenn Ihr Kunde ab 2027 nur noch E-Rechnungen in sein System importiert und Sie ein PDF schicken, wird Ihre Rechnung einfach nicht verarbeitet. Das ist das unmittelbarste Risiko, und es trifft Sie unabhängig davon, ob Ihre eigene Ausstellungspflicht schon gilt. Was formal auf dem Spiel steht, vor allem der Vorsteuerabzug des Empfängers, ist ausführlich beschrieben in PDF statt E-Rechnung.
Jetzt ZUGFeRD-Rechnung erstellen
GetZUGFeRD ist kostenlos nutzbar, ohne Registrierung, ohne Software-Installation, direkt im Browser.
Jetzt ZUGFeRD-Rechnung erstellen →
ZUGFeRD-Datei validieren →, prüfen Sie, ob Ihre bestehenden ZUGFeRD-Dateien wirklich konform sind.
PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln →, wandeln Sie bestehende PDF-, DOCX- oder XLSX-Rechnungen in ein konformes ZUGFeRD-Format um, ohne die Daten neu zu erfassen.
ZUGFeRD-Rechnung vorschauen →, sehen Sie, wie Ihre ZUGFeRD-Datei für Empfänger ohne spezielle Software aussieht.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 8. September 2026. Die Informationen in diesem Artikel basieren auf dem Wachstumschancengesetz, dem Jahressteuergesetz 2024 und den Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Bei steuerrechtlichen Fragen wenden Sie sich an einen Steuerberater.