E-Rechnungen GoBD-konform archivieren
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen die größeren sie auch ausstellen. Weil die Datei selbst jetzt die Rechnung ist, folgt die Aufbewahrungspflicht der Datei: Eine XRechnung wird als XML aufbewahrt, eine ZUGFeRD-Rechnung als Hybrid-PDF mit den eingebetteten Daten, jeweils genau so, wie sie empfangen oder ausgestellt wurde, acht Jahre lang.
Eine GoBD-konforme Archivierung beruht auf wenigen Grundsätzen. Das Dokument muss unverändert bleiben, oft revisionssichere Aufbewahrung genannt, es muss auffindbar sein, während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und dem Finanzamt maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Ein Ausdruck verliert die strukturierten Daten, ein selbst umgewandeltes PDF ist nicht mehr das Original, und eine einzelne Festplatte übersteht selten acht Jahre.
Was das in der Praxis für ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien bedeutet und warum ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie nicht genügt, steht in unserem Leitfaden „E-Rechnung archivieren: Reicht das PDF?“.
Vom Grundsatz zur Routine
Das GetZUGFeRD-Archiv macht aus diesen Grundsätzen eine Routine. Jeder Upload wird einmal geschrieben und bis zum Ende seiner Aufbewahrungsfrist gegen Änderung und Löschung gesperrt (WORM-Speicher), eine zweite Kopie liegt in einem weiteren deutschen Rechenzentrum, und ein SHA-256-Fingerabdruck belegt, dass sich nichts verändert hat. Für eine Betriebsprüfung übergeben Sie den Export: jedes Dokument im Originalformat samt Index, bereit für den Datenzugriff, den das Finanzamt verlangen kann.
Für Selbstständige und kleine Unternehmen ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das der einfachste Weg, die Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen zu erfüllen: nichts zu installieren, kein eigener Server, und im selben Tarif sind die Tools enthalten, mit denen Sie ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien erstellen, prüfen und umwandeln.