Die Aufbewahrungsregel für E-Rechnungen ist kurz: das empfangene oder ausgestellte Original, unverändert und maschinell auswertbar, acht Jahre lang. Alles Weitere folgt aus diesen drei Eigenschaften. Der Ausdruck scheitert an der maschinellen Auswertbarkeit, die selbst erzeugte PDF-Kopie ist nicht das Original, und die nachträglich „aufgeräumte" Datei ist nicht mehr unverändert. Gleichzeitig verlangt niemand ein Archivsystem: Ein geordneter, gesicherter Ablageort erfüllt die Pflicht, wenn er die drei Eigenschaften wahrt.
Was genau das Original ist
| Format | Das aufzubewahrende Original |
|---|---|
| XRechnung | Die XML-Datei selbst, exakt wie empfangen oder ausgestellt |
| ZUGFeRD | Die Hybrid-PDF-Datei mit der eingebetteten Datenschicht, unangetastet |
| Sonstige Rechnung (Übergangszeit, Ausnahmen) | Papier als Papier oder eingescannt nach den bekannten Regeln; ein empfangenes einfaches PDF als ebendiese Datei |
Seit 2025 ist bei Hybridrechnungen der Datenteil der maßgebliche Teil der Rechnung. Damit ist er auch der Teil, der das Archiv überleben muss: Eine ZUGFeRD-Datei, die beim Speichern durch ein Programm läuft, das die Einbettung entfernt, ist als Original verloren, auch wenn das Bild noch hübsch aussieht. Dieselbe stille Zerstörung, die Importe scheitern lässt, ruiniert Archive.
Die drei klassischen Archiv-Fehler
- Ausdrucken und abheften. Der Ausdruck einer E-Rechnung ist eine Kopie ohne Datenteil. Für die Schuhschachtel-Nostalgie in Ordnung, als Aufbewahrung der E-Rechnung nicht.
- XML in PDF wandeln und das XML löschen. Die Lesekopie ist erlaubt und praktisch, ersetzt aber das Original nicht. Beides aufheben kostet nichts; nur das XML aufheben genügt, nur das PDF nicht. Warum die Kopie fürs Lesen da ist, steht im Beitrag zum Öffnen.
- Nachbearbeiten. Umbenennen ist unkritisch, Inhalte anfassen nicht: kein erneutes Speichern über Programme, die die Datei umschreiben, kein Zusammenfügen, kein Stempeln in die Datei. Vermerke gehören daneben, nicht hinein.
Ein Ablagesystem, das genügt
Für kleine und mittlere Betriebe ohne Dokumentenmanagement reicht Disziplin plus Dateisystem:
- Ein Ordner je Jahr, getrennt nach Eingang und Ausgang, die Dateien so benannt, dass man sie wiederfindet (Datum, Absender, Nummer). Die GoBD verlangen Ordnung und Auffindbarkeit, kein bestimmtes Produkt.
- Unveränderbarkeit organisatorisch sichern: Ablage auf einem Laufwerk mit Sicherung, Schreibzugriff begrenzt, keine „Aufräumaktionen" im Archivordner. Wo E-Mail der Eingangsweg ist, darf auch das Postfach Teil der Aufbewahrung sein, solange nichts gelöscht wird; verlässlicher ist der Export der Datei in die Ablage.
- Die Sicherung mitdenken: Acht Jahre überleben nur Ablagen, die ein Festplattentod nicht löscht. Eine zweite Kopie an anderem Ort ist der halbe GoBD-Kommentar wert.
- Kurz dokumentieren, wie der Ablauf ist: Wo geht eine Rechnung ein, wer legt sie ab, wo liegt sie, wie wird gesichert. Eine halbe Seite Verfahrensbeschreibung nimmt jeder Prüfung die Diskussionsgrundlage.
Mehr braucht es für die Pflicht nicht. Archiv- und DMS-Systeme automatisieren genau diese Punkte und nehmen Ihnen die Disziplin dauerhaft ab.
Wer den Betrieb lieber ganz abgibt, nimmt das GetZUGFeRD-Archiv: Schreibsperre bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, zweite Kopie in einem weiteren deutschen Rechenzentrum und jederzeitiger ZIP-Export samt Index. Warum ein bloßer Cloud-Ordner daran scheitert, haben wir gesondert aufgeschrieben. Wer die Ablage selbst betreiben will, hat mit der Anleitung oben alles, was er braucht.
Ausgangsrechnungen nicht vergessen
Die Pflicht gilt beidseitig: Auch die selbst ausgestellten E-Rechnungen sind acht Jahre im Original aufzubewahren. Wer ZUGFeRD-Rechnungen im Browser erstellt, speichert die erzeugte Datei in die Ausgangsablage, bevor sie in die E-Mail geht; damit ist der Fall erledigt. Bestehende Alt-Archive müssen übrigens nicht umgerüstet werden, warum, steht hier.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind § 14b UStG (acht Jahre seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV), § 147 AO und die GoBD. Dieser Artikel ist keine steuerliche oder rechtliche Beratung; besondere Branchenpflichten können hinzukommen.
Häufige Fragen
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Acht Jahre. Die früher üblichen zehn Jahre für Rechnungen wurden mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV auf acht verkürzt; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs der Rechnung.
Reicht es, die E-Mail mit der Rechnung im Postfach zu lassen?
Als Teil der Aufbewahrung kann das genügen, solange die Datei dort unverändert und auffindbar bleibt und das Postfach gesichert ist. Verlässlicher ist der Export der Rechnungsdatei in die geordnete Ablage; die E-Mail selbst ist nur der Umschlag.
Muss ich ein zertifiziertes Archivsystem kaufen?
Nein. Die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit und Sicherung, nicht ein bestimmtes Produkt. Ein diszipliniert geführtes Dateisystem mit Backup erfüllt das; ein Archivdienst wie das GetZUGFeRD-Archiv nimmt Ihnen Schreibsperre, zweite Kopie und Export vollständig ab.
Darf ich Dateien im Archiv umbenennen?
Der Dateiname ist Verpackung, der Inhalt die Rechnung: Umbenennen für die Ordnung ist in Ordnung, solange der Inhalt unangetastet bleibt. Kritisch ist jedes erneute Speichern durch Programme, die die Datei umschreiben.
Was passiert, wenn nur der Ausdruck vorliegt?
Dann fehlt das maschinell auswertbare Original, und der Nachweis der ordnungsgemäßen Aufbewahrung wird angreifbar. Solange die Originaldatei noch irgendwo liegt (Postfach, Absender), holen Sie sie in die Ablage; künftig wandert die Datei zuerst ins Archiv, dann in den Drucker.