E-Rechnungen ausstellen: Was die Ausstellungspflicht bedeutet
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung zum Standard für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Die Ausstellung folgt in zwei Stufen: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der Ausstellung befreit, ebenso Rechnungen bis 250 Euro.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Ein in Word oder Excel erstelltes PDF ist keine, auch nicht, wenn es per E-Mail verschickt wird. Zwei Formate decken fast jeden Fall ab: ZUGFeRD, ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für Geschäftskunden, und XRechnung, reines XML mit Leitweg-ID, für öffentliche Auftraggeber. Nach Ihrer Frist gilt ein einfaches PDF gegenüber Geschäftskunden nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung und gefährdet den Vorsteuerabzug Ihres Kunden.
Was die Ausstellung in der Praxis verlangt
Das Gesetz regelt die Datei, nicht die Software. Für Rechnungen im Inland gibt es kein staatliches Portal, kein Pflichtnetzwerk und keinen zertifizierten Dienstleister, und der Versand per E-Mail ist ausdrücklich zulässig. Was Sie brauchen, ist eine korrekte Datei: jede Pflichtangabe des § 14 UStG in ihrem Datenfeld, Summen, die auf den Cent aufgehen, und bei Behörden die Leitweg-ID in der Käuferreferenz.
GetZUGFeRD hat für jeden Ausgangspunkt den passenden Weg: das ZUGFeRD-Formular und das XRechnung-Formular für neue Rechnungen, den PDF-Konverter für die PDFs, die Sie heute schon schreiben, den Validator, um jede Datei vor dem Versand zu prüfen, und das GoBD-Archiv für die Kopie, die Sie aufbewahren.
Umstellen ohne großes Projekt
Für einen kleinen Betrieb passt die Umstellung in einen Nachmittag: prüfen, welche Frist für Sie gilt, die Pflichtangaben einmal zusammentragen, die erste Rechnung erstellen oder umwandeln, prüfen und an einen Kunden schicken, der den Import bestätigen kann. Viele Betriebe stellen schon vor ihrer Frist um, weil größere Kunden E-Rechnungen verlangen.
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