So wandeln Sie eine PDF-Rechnung in eine XRechnung um
Deutsche Behörden akzeptieren keine PDF-Rechnungen: Seit Ende 2020 verlangen die Empfänger des Bundes, und Schritt für Schritt die Länder, eine XRechnung, also reines XML nach EN 16931 plus den deutschen CIUS-Regeln. Ihre Buchhaltungssoftware erzeugt aber höchstwahrscheinlich ein PDF. Der Konverter oben schließt diese Lücke: Er liest Ihr vorhandenes PDF, extrahiert die Rechnungsdaten und baut sie als gültige XRechnung neu auf.
Die Leitweg-ID kommt zuerst
Jede XRechnung trägt die Leitweg-ID des Empfängers in der Käuferreferenz (BT-10). Sie erhalten sie von der beauftragenden Behörde, meist mit dem Auftrag, und tragen sie bei der Umwandlung ein. Fragen Sie vor der Rechnungsstellung danach: Eine fehlende oder fehlerhafte Leitweg-ID ist der häufigste Grund für abgelehnte XRechnungen.
Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es versenden
Hinweis zur automatischen Umwandlung
Verlassen Sie sich nie allein auf die automatische Umwandlung. Die Daten werden KI-gestützt aus Ihrem Dokument gelesen, und dabei sind Fehler möglich. Wir empfehlen ausdrücklich die Konvertierung mit Prüfung, bei der Sie vor dem Export jedes Feld ansehen, statt des Brave-Modus, der sofort umwandelt.
Der Brave-Modus scheitert nur an Formfehlern: Verstößt die Datei gegen eine Regel der Norm, erhalten Sie eine Meldung, die genau benennt, was fehlt. An inhaltlichen Fehlern scheitert er nicht. Ein falsch gelesener Betrag, ein vertauschtes Datum oder eine falsche Steuerkategorie ergeben eine Datei, die jede Formprüfung besteht und trotzdem falsch ist. Prüfen Sie nach jeder Umwandlung die übernommenen Werte, einschließlich der eingebetteten XML-Daten.
Am schnellsten geht das mit dem Rechnungs-Viewer, der auch PDF-Dateien annimmt und zeigt, was wirklich in der Datenschicht steht.
Lieber selbst eingeben?
Für eine neue Rechnung ohne vorhandenes PDF ist das geführte Formular der direkte Weg: Es fragt Parteien, Positionen, USt und Leitweg-ID ab und erzeugt dieselbe validierte XRechnung-XML. XRechnung mit dem geführten Formular erstellen →
Rechnung an ein Unternehmen statt an eine Behörde?
Dann brauchen Sie ZUGFeRD, nicht XRechnung: ein hybrides PDF, das Ihr Kunde normal öffnet, während DATEV, Lexware oder SAP das eingebettete XML liest. Derselbe Konverter erzeugt es. PDF in ZUGFeRD umwandeln →
Erst umwandeln, dann validieren
Jede Datei aus dem Konverter wird vor dem Download gegen EN 16931 und die deutsche CIUS geprüft. Um eine Datei aus einem anderen System oder eine nachträglich bearbeitete erneut zu prüfen, schicken Sie sie durch den XRechnung-Validator. XRechnung validieren →
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