E-Rechnung empfangen: Was die Empfangspflicht bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht stammt aus dem Wachstumschancengesetz und gilt ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze, für Freiberufler und Kleinunternehmer ebenso wie für große Unternehmen. Seitdem braucht der Aussteller für eine E-Rechnung Ihre Zustimmung nicht mehr, und Sie können nicht auf Papier oder einem einfachen PDF bestehen.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland kommt sie in einer von zwei Formen an: als XRechnung, eine reine XML-Datei in der Syntax CII oder UBL, oder als ZUGFeRD-Rechnung, ein PDF mit eingebettetem XML. Steuerlich zählt der strukturierte Teil: Zeigt die Seite einer ZUGFeRD-Rechnung einen anderen Betrag als das eingebettete XML, ist das XML die Rechnung.
Was der Empfang in der Praxis verlangt
Für den Empfang schreibt das Gesetz keine Software vor. Ein E-Mail-Postfach genügt, um die Datei zu erhalten. Was danach kommt, liegt bei Ihnen: Die Rechnung muss für alle lesbar sein, die sie freigeben und buchen, sie sollte geprüft sein, bevor Sie zahlen und die Vorsteuer ziehen, und das Original ist unverändert und maschinell auswertbar acht Jahre lang aufzubewahren, nach § 14b UStG, § 147 AO und den GoBD.
Genau hier hakt es in den meisten Betrieben. Ein Doppelklick auf eine XRechnung zeigt Spitzklammern, ein PDF-Reader zeigt bei ZUGFeRD nur die Seite, und ein Postfach oder ein geteilter Ordner ist kein Archiv. GetZUGFeRD schließt diese Lücken im Browser: Der Validator prüft jede Datei gegen die offiziellen Regelwerke, der XRechnung-Viewer und der ZUGFeRD-Viewer zeigen die Daten als lesbare Rechnung, XRechnung zu PDF erzeugt eine Kopie zum Drucken oder Weiterleiten, und das GoBD-Archiv bewahrt das Original gesperrt gegen Änderungen auf.
Eine Routine für Eingangsrechnungen
Ein tragfähiger Ablauf für kleine Betriebe hat vier Stationen: eine feste Adresse, an der Rechnungen eingehen, eine kurze Prüfung der Datei, die Freigabe nach den Daten statt nach dem Bild und die Archivierung des Originals. Die erste Rechnung jedes neuen Lieferanten verdient eine vollständige Prüfung. Danach genügen meist Stichproben. Den Ablauf tragen klare Regeln, kein ERP-System.
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