Eine XRechnung lässt sich nicht öffnen wie ein Dokument, weil sie keines ist: Die Datei enthält die Rechnung als reinen Datensatz, ohne jede Ansichtsseite. Der Doppelklick landet deshalb im Editor oder Browser, und beide zeigen nüchtern, was da ist: XML-Auszeichnung, für Maschinen gedacht. Das Lesbare entsteht erst, wenn ein Programm die Daten als Rechnung darstellt, und genau dafür gibt es drei einfache Wege, keiner davon verlangt eine Installation.
Warum die Datei so aussieht
Die XRechnung wurde für Rechnungsportale und Buchhaltungssysteme entworfen: eindeutige Felder statt Layout, damit Beträge, Bankverbindung und Leitweg-ID maschinell verarbeitet werden können. Eine Ansicht für Menschen ist im Format schlicht nicht vorgesehen. Das unterscheidet sie vom hybriden ZUGFeRD, das die Daten in ein normales PDF einbettet; welcher Absender wann welches Format wählt, erklärt ZUGFeRD oder XRechnung.
Die Datei ist also nicht kaputt, wenn Excel, Word oder der Editor nur Wirrwarr zeigen. Sie wird nur falsch befragt.
Drei Wege, die Rechnung zu lesen
- Als Rechnung ansehen. Der XRechnung-Viewer stellt die Datei im Browser wie eine gewohnte Rechnung dar: Absender, Positionen, Steuern, Zahlungsdaten. Für den Alltag ist das der schnellste Weg, auch für ZUGFeRD-Dateien.
- Als PDF für Ablage, Freigabe und den Chef. Wenn eine Kopie in den Freigabelauf oder an jemanden ohne Werkzeug gehen soll, erzeugen Sie aus der XRechnung ein lesbares PDF (XRechnung in PDF umwandeln). Wichtig: Die Kopie ist fürs Lesen. Das Original bleibt die XML-Datei, dazu gleich mehr.
- Als Rohtext, wenn Sie neugierig sind. Im Editor erkennen Sie nach kurzem Hinsehen durchaus etwas: Jedes Feld steht zwischen benannten Klammern, Beträge und IBAN sind auffindbar. Zum Prüfen taugt das nicht, zum Verstehen des Formats schon; den Aufbau erklärt der Leitfaden zum XRechnung-Format.
Zwei Handgriffe, die das Original beschädigen
- In Word oder Excel öffnen und speichern. Beide Programme schreiben die Datei beim Speichern um, und schon kleine Umformungen können aus einer gültigen Rechnung eine ungültige machen. Ansehen ist harmlos, speichern nicht.
- Die XML-Datei nach dem Umwandeln löschen. Die PDF-Kopie ersetzt das Original nicht: Aufzubewahren ist die empfangene Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar, acht Jahre lang. Wie die Ablage für kleine Betriebe insgesamt aussieht, steht in der Empfangs-Checkliste. Am sichersten liegt das Original im GoBD-Archiv: bis zum Ende des achten Jahres nach dem Rechnungsjahr gegen Veränderung gesperrt.
Nach dem Lesen: kurz prüfen, dann zahlen
Lesbar heißt noch nicht in Ordnung. Vor der Zahlung lohnt der kurze Blick auf Betrag, IBAN und Pflichtangaben, bei neuen Absendern auch die Prüfung im XRechnung-Validator; die Reihenfolge dafür steht in Eingangsrechnungen prüfen, bevor Sie bezahlen. Alle Werkzeuge für eingehende Rechnungen, vom Viewer bis zum Archiv, finden Sie unter E-Rechnung empfangen.
Was Sie jetzt tun sollten
- Legen Sie den Viewer als Standardweg fest, damit niemand im Betrieb XML-Anhänge in Office-Programmen öffnet.
- Erzeugen Sie PDF-Kopien nur für Lesezwecke und legen Sie das Original unangetastet ins GoBD-Archiv.
- Üben Sie den Ablauf einmal an einer echten Datei, bevor es eilig wird.
Weiterlesen
Was hinter den einzelnen Feldern steckt und warum die Behörde auf diesem Format besteht, erklärt der Formatleitfaden. Und wenn Sie selbst einmal eine XRechnung stellen müssen, etwa an eine Kommune, führt die Anleitung für Handwerksbetriebe in zehn Minuten durch die erste Datei.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind die Spezifikation XRechnung, § 14b UStG zur Aufbewahrung und die GoBD. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Kann ich eine XRechnung mit Excel oder Word öffnen?
Öffnen ja, sinnvoll lesen nein, und speichern sollten Sie dort keinesfalls: Beim Speichern schreiben Office-Programme die Datei um und können sie ungültig machen. Nutzen Sie den XRechnung-Viewer, der die Daten als Rechnung darstellt.
Die Datei zeigt nur Spitzklammern und Text. Ist sie beschädigt?
Sehr wahrscheinlich nicht. Eine XRechnung ist reines XML und sieht im Editor genau so aus. Ob sie wirklich in Ordnung ist, zeigt die Darstellung im XRechnung-Viewer oder eine Prüfung im XRechnung-Validator.
Darf ich die XRechnung als PDF archivieren und die XML löschen?
Nein. Aufzubewahren ist die empfangene Datei im Original, unverändert und maschinell auswertbar, acht Jahre lang. Die PDF-Kopie ist eine Lesehilfe, kein Ersatz.
Woran erkenne ich, ob ich eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung bekommen habe?
An der Datei: Eine XRechnung kommt als .xml, ZUGFeRD als .pdf mit unsichtbar eingebetteten Daten. Beide lassen sich im selben Viewer ansehen.
Brauche ich für den Empfang von XRechnungen eine Software?
Nein. Lesen, Prüfen und die PDF-Kopie funktionieren im Browser, und die Originale bewahrt das GoBD-Archiv im selben Konto acht Jahre unverändert auf. Dazu ein festes Postfach für den Eingang, mehr braucht es nicht.