Die XRechnung ist eine inhaltliche Vorgabe, keine Datei-Bauart: Dieselben Pflichtfelder lassen sich in zwei XML-Syntaxen ausdrücken, UN/CEFACT CII und OASIS UBL, und beide sind vollwertige XRechnungen. Für die Regeln ist die Wahl gleichgültig, die Prüfungen laufen über beiden. In der Praxis begegnet die Frage trotzdem jedem, der länger mit Behörden abrechnet: weil ein Empfängersystem nur eine Syntax verarbeitet, weil der Peppol-Weg UBL bevorzugt oder weil die eigene Software nur eine von beiden exportiert.
Woran Sie erkennen, welche Syntax Sie haben
Ein Blick in die ersten Zeilen der Datei genügt:
| Anfang der Datei | Syntax |
|---|---|
<rsm:CrossIndustryInvoice ... |
CII, die UN/CEFACT-Syntax; sie steckt auch in jeder ZUGFeRD-Datei |
<ubl:Invoice ... oder <Invoice xmlns="urn:oasis:... |
UBL, die OASIS-Syntax; auf dem Peppol-Weg die übliche |
Wer nicht in XML schauen mag: Der XRechnung-Viewer nimmt beide an und zeigt neben dem Inhalt auch das Format.
Wann die Syntax tatsächlich eine Rolle spielt
- Der Auftraggeber sagt es ausdrücklich. Manche Stellen und Dienstleister nennen in den Auftragsunterlagen eine Syntax. Dann gilt, was dort steht, nicht die eigene Vorliebe.
- Der Übertragungsweg entscheidet mit. Wer über das Peppol-Netz einreicht, bewegt sich in einer UBL-geprägten Welt; die Portale selbst nehmen im Regelfall beide Syntaxen an. Was die XRechnung unabhängig von der Syntax verlangt, erklärt der Leitfaden zum XRechnung-Format.
- Die eigene Software kann nur eine. ZUGFeRD-zentrierte Werkzeuge denken in CII, viele internationale Systeme in UBL. Das ist kein Mangel, solange man bei Bedarf umwandeln kann.
- Der Empfänger im B2B. Auch Unternehmen tauschen zunehmend reine XML-Rechnungen; welche Syntax deren System liest, klärt eine Rückfrage schneller als jedes Raten.
Umwandeln, ohne Inhalt zu verlieren
Da beide Syntaxen dasselbe semantische Modell der EN 16931 ausdrücken, ist die Umwandlung der Kernfelder verlustfrei möglich: CII zu UBL und UBL zu CII übersetzen die Datei in Sekunden im Browser. Für die Einreichung gilt:
- Vor der Einreichung prüfen, wie bei jeder XRechnung. Der XRechnung-Validator bestätigt in Sekunden, dass die Datei die deutschen Regeln erfüllt.
- Das Original aufbewahren. Archiviert wird die Rechnung, wie sie ausgestellt beziehungsweise empfangen wurde; die umgewandelte Fassung ist ein Arbeitsstand für die Einreichung, kein Ersatz des Originals. Am einfachsten im GoBD-Archiv, im selben Konto wie der Konverter.
Einordnung für ZUGFeRD-Nutzer
Wer hauptsächlich ZUGFeRD verschickt, hat die Syntaxfrage bereits beantwortet, ohne es zu wissen: Die eingebettete Datenschicht jeder ZUGFeRD-Datei ist CII. Der UBL-Fall taucht dort erst auf, wenn ein Empfänger die reine XML-Rechnung in seiner Syntax verlangt, und genau dafür existiert der Konverter. Welche Formatfrage davor kommt, ZUGFeRD oder XRechnung überhaupt, sortiert der Formatvergleich.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind die Spezifikation XRechnung mit ihren beiden zugelassenen Syntaxen, die Norm EN 16931 sowie die UN/CEFACT-CII- und OASIS-UBL-Dokumentation.
Häufige Fragen
Ist eine der beiden Syntaxen die „richtigere" XRechnung?
Nein. CII und UBL sind gleichberechtigt zugelassen, und die deutschen Prüfregeln existieren für beide. Richtig ist, was Ihr Auftraggeber oder Übertragungsweg verarbeitet.
Verliere ich beim Umwandeln Daten?
Nein. Beide Syntaxen drücken dieselbe Norm EN 16931 aus, deshalb übersetzt der Konverter die Rechnungsdaten verlustfrei.
Welche Syntax braucht der Peppol-Weg?
Im Peppol-Netz ist UBL die übliche Syntax. Wer dort einreichen will und CII-Dateien hat, wandelt sie vorher in Sekunden mit dem Konverter CII zu UBL um.
Meine Software exportiert nur CII. Muss ich wechseln?
Nein. Für die allermeisten Einreichungen genügt CII, und für den Rest übersetzt der Konverter die fertige Datei. Ein Softwarewechsel wegen der Syntax wäre die teuerste Lösung für das kleinste Problem.
Welche Syntax hat die XML-Schicht in ZUGFeRD?
Immer CII. Deshalb sind ZUGFeRD-Werkzeuge CII-zentriert, und deshalb ist der Weg von der ZUGFeRD-Datenschicht zur UBL-XRechnung eine Umwandlung und kein Neuerfassen.