Die Faustregel lautet: an Unternehmen ZUGFeRD, an Behörden XRechnung. Sie stimmt, und sie reicht nicht. Beide Formate erfüllen dieselbe europäische Norm, rechtlich dürfen Sie für inländische B2B-Rechnungen jedes von beiden verwenden. Die Entscheidung trifft deshalb nicht das Gesetz, sondern Ihr Kunde und die Art, wie er Rechnungen verarbeitet. Und genau dort wird es unübersichtlich, sobald die öffentliche Hand ins Spiel kommt.
Dieser Artikel sortiert Ihre Kunden in vier Typen und sagt für jeden, welches Format Sie nehmen, was Sie vorher brauchen und welche Schwellen gelten.
Der eigentliche Unterschied in zwei Sätzen
ZUGFeRD ist ein PDF, das ein Mensch lesen kann, mit den Rechnungsdaten unsichtbar eingebettet. XRechnung ist reines XML ohne Sichtebene: für Maschinen perfekt, für einen Menschen ohne passendes Programm unlesbar.
Daraus folgt fast alles Weitere. Wer nicht weiß, wie gut sein Empfänger technisch ausgestattet ist, fährt mit ZUGFeRD besser, weil die Rechnung im Zweifel wie immer aussieht. Wer an einen Empfänger schickt, der ohnehin nur maschinell verarbeitet, kann XRechnung nehmen. Wie die Dateien im Einzelnen aufgebaut sind, steht in den Leitfäden zum ZUGFeRD-Format und zum XRechnung-Format.
Vier Kundentypen, vier Antworten
| Kunde | Format | Was Sie zusätzlich brauchen |
|---|---|---|
| Unternehmen (B2B) | ZUGFeRD empfohlen, XRechnung erlaubt | Nur eine E-Mail-Adresse |
| Bundesbehörden | XRechnung | Leitweg-ID und der Einreichungsweg (OZG-RE oder Peppol) |
| Landes- und Kommunalbehörden | XRechnung | Leitweg-ID und das Portal des jeweiligen Landes; die Regeln unterscheiden sich erheblich |
| Öffentliche Unternehmen Stadtwerke, kommunale GmbHs, Kliniken |
Wie B2B, sofern nichts anderes verlangt wird | Nachfragen: viele arbeiten trotzdem mit Leitweg-ID |
Unternehmen: ZUGFeRD, aus einem praktischen Grund
Beide Formate wären zulässig. ZUGFeRD hat in der Übergangszeit einen handfesten Vorteil: Sehr viele Empfänger können E-Rechnungen zwar entgegennehmen, wie es seit 2025 vorgeschrieben ist, aber noch nicht komfortabel anzeigen. Eine ZUGFeRD-Datei löst dieses Problem von selbst, weil sie sich wie jede PDF-Rechnung öffnen lässt. Sie ersparen sich damit Rückfragen, die nichts mit Ihrer Rechnung zu tun haben.
Bundesbehörden: XRechnung über die OZG-RE
Für Lieferanten des Bundes gilt die E-Rechnungsverordnung. Als Standard ist dort die XRechnung vorgesehen; ein anderer Standard ist zulässig, wenn er die europäische Norm erfüllt. Eingereicht wird über die OZG-RE, in die das frühere ZRE-Portal im September 2025 überführt wurde, oder über das Peppol-Netzwerk.
Eine Schwelle, die viele übersehen: Für Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro netto besteht keine Pflicht zur elektronischen Rechnung (§ 3 Absatz 3 ERechV). Für den kleinen Auftrag zwischendurch dürfen Sie also weiterhin anders abrechnen.
Länder und Kommunen: die uneinheitlichste Gruppe
Hier hilft keine Faustregel. Empfangen müssen Kommunen elektronische Rechnungen bereits seit April 2020. Ob Sie als Lieferant verpflichtet sind, elektronisch auszustellen, richtet sich dagegen nach dem Recht des jeweiligen Bundeslands, und diese Regelungen unterscheiden sich zum Teil erheblich, ebenso wie Portale und Schwellenwerte.
Praktische Folge: Bei einem neuen öffentlichen Auftraggeber lohnt sich eine kurze Nachfrage mehr als eine Stunde Recherche. Die Antwort steht meist ohnehin in den Vergabe- oder Auftragsunterlagen.
Öffentliche Unternehmen: meist B2B
Stadtwerke, kommunale Wohnungsgesellschaften, Kliniken in privater Rechtsform: Diese Empfänger fallen häufig nicht unter die B2G-Regeln und sind dann normale Geschäftskunden. Viele verlangen trotzdem eine XRechnung mit Leitweg-ID, weil sie dieselbe Software einsetzen wie die Verwaltung. Auch hier gilt: fragen.
Kann ich einer Behörde eine ZUGFeRD-Datei schicken?
Manchmal ja, und die Antwort ist präziser, als man denkt. Die Portale des Bundes nehmen ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG an. Entscheidend ist dabei das Profil: Nur die Profile EN 16931 und XRECHNUNG kommen überhaupt in Frage, andere genügen den Anforderungen nicht.
Auf Landesebene ist das Bild uneinheitlich, und nicht jedes Portal akzeptiert das Hybridformat. Die sichere Regel lautet deshalb: Für die öffentliche Hand die XRechnung, es sei denn, die Behörde erlaubt ZUGFeRD ausdrücklich. Da Sie mit unseren Werkzeugen beides im Browser erzeugen, kostet die sichere Variante nichts.
Und umgekehrt: XRechnung an ein Unternehmen?
Erlaubt und vollständig normkonform. Manche größeren Auftraggeber bevorzugen sie sogar, weil sie rein maschinell verarbeiten und die PDF-Ebene nur Speicherplatz kostet.
Der Nachteil trifft den Empfänger: Ohne passendes Programm sieht er eine XML-Datei und keine Rechnung. Wenn Sie das Format nicht abgesprochen haben, ist ZUGFeRD die rücksichtsvollere Wahl.
Die Schwellen, die oft übersehen werden
- Direktauftrag bis 1.000 Euro netto beim Bund: keine Pflicht zur elektronischen Rechnung.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden, auch im B2B.
- Rechnungen an Privatkunden: von der Pflicht nicht erfasst.
Wann die B2B-Ausstellungspflicht Sie selbst trifft, ist eine davon unabhängige Frage: Sie hängt an Ihrem Vorjahresumsatz, siehe die 800.000-Euro-Grenze.
Die eine Frage, die Sie Ihrem Kunden stellen sollten
Statt zu raten, klären Sie es einmal je Kunde. Vier Punkte genügen, und die Antwort gilt dann für Jahre:
- In welchem Format sollen wir abrechnen, ZUGFeRD oder XRechnung?
- Über welchen Weg sollen wir einreichen: E-Mail, Portal oder Peppol?
- Wie lautet Ihre Leitweg-ID, falls Sie eine öffentliche Stelle sind?
- Welche Referenzen müssen auf der Rechnung stehen, etwa Bestellnummer oder Käuferreferenz?
Die Leitweg-ID bekommen Sie ausschließlich vom Auftraggeber; sie steht in aller Regel schon in der Bestellung, im Vertrag oder in den Auftragsunterlagen. Erfinden oder herleiten lässt sie sich nicht.
Was Sie jetzt tun sollten
- Sortieren Sie Ihre Kundenliste einmal in die vier Typen oben. Meist stellt sich heraus, dass die große Mehrheit schlicht B2B ist und nur eine Handvoll Kunden Sonderregeln braucht.
- Holen Sie für öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID, bevor Sie die erste Rechnung stellen, nicht danach.
- Erzeugen Sie das passende Dokument: ZUGFeRD-Rechnung erstellen für Geschäftskunden, XRechnung erstellen mit Leitweg-ID für die öffentliche Hand.
- Prüfen Sie Dateien aus anderer Software, bevor Sie sie einreichen. Bei Behörden ist eine Ablehnung teurer als bei Geschäftskunden, weil der Weg über ein Portal läuft: XRechnung prüfen.
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Ab wann Sie überhaupt ausstellen müssen, klärt die 800.000-Euro-Grenze. Dass Sie im B2B kein Portal brauchen, erklärt E-Rechnung per E-Mail versenden. Wie Sie eine Rechnung wieder aufheben, steht in E-Rechnung stornieren und korrigieren.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 8. September 2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Absatz 38 UStG, § 33 UStDV, die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), die Norm EN 16931 sowie die Spezifikationen von FeRD und KoSIT. Die Regelungen der Länder und Kommunen unterscheiden sich; maßgeblich sind die Vorgaben Ihres jeweiligen Auftraggebers. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Darf ich einer Behörde eine ZUGFeRD-Datei schicken?
Teilweise. Die Portale des Bundes nehmen ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG an, andere Profile nicht. Die Länder handhaben es uneinheitlich, und nicht jedes Portal akzeptiert das Hybridformat. Sicher ist die XRechnung, solange die Behörde nichts anderes ausdrücklich erlaubt.
Darf ich einem Unternehmen eine XRechnung schicken?
Ja, das ist vollständig normkonform. Der Nachteil ist praktischer Art: Eine XRechnung ist reines XML, das Ihr Kunde ohne passendes Programm nicht ansehen kann. Wenn Sie nicht wissen, wie gut er dafür ausgestattet ist, ist ZUGFeRD die freundlichere Wahl.
Brauche ich für Rechnungen an Unternehmen eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID adressiert Empfänger der öffentlichen Verwaltung. Im B2B genügt die normale Anschrift, und für den Versand genügt eine E-Mail-Adresse.
Gilt die B2G-Pflicht auch für kleine Aufträge?
Beim Bund nicht durchgehend: Für Rechnungen nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro netto besteht keine Pflicht zur elektronischen Rechnung (§ 3 Absatz 3 ERechV). Daneben gelten die allgemeinen Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Was gilt für Stadtwerke, kommunale GmbHs und Kliniken?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Viele dieser Unternehmen fallen nicht unter die B2G-Regeln ihres Landes und sind dann wie normale Geschäftskunden zu behandeln. Etliche verlangen trotzdem eine XRechnung mit Leitweg-ID, weil sie dieselben Systeme nutzen. Fragen ist hier schneller als raten.