Wer seine Rechnungen in Word oder Excel schreibt, muss deswegen weder die Vorlage noch die Arbeitsweise aufgeben. Was Word und Excel nicht können, ist die Datenschicht zu erzeugen, die eine E-Rechnung ausmacht. Das ist ein fehlender Arbeitsschritt, kein fehlendes Produkt. Layout, Logo, Nummernkreis und der Versand per E-Mail können bleiben.
Dieser Artikel erklärt, warum genau Word und Excel allein nicht ausreichen, stellt die drei möglichen Wege nebeneinander und zeigt, welche Angaben in der Vorlage den Unterschied machen: Entscheidend ist, was in der Rechnung steht.
Warum Word und Excel allein keine E-Rechnung erzeugen
Eine Rechnung aus Word ist ein Dokument: ein Bild von Informationen, gesetzt für das menschliche Auge. Eine E-Rechnung enthält dieselben Informationen zusätzlich als Daten, in klar definierten Feldern, die eine Buchhaltungssoftware ohne Interpretation übernehmen kann. Word und Excel erzeugen die erste Schicht hervorragend und die zweite gar nicht.
Zwei Missverständnisse sind dabei besonders hartnäckig:
- Als PDF speichern genügt nicht. Ein PDF ist weiterhin ein Dokument. Dass ein Mensch alle Angaben darin findet, ändert daran nichts.
- Als PDF/A-3 speichern genügt ebenfalls nicht. Word ab Office 2019 und Microsoft 365 kann tatsächlich nach PDF/A-3 exportieren, und das ist der richtige Behälter. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist aber PDF/A-3 plus eingebettete, gültige XML-Daten. Wer nur den Behälter erzeugt, hat ein archivtaugliches PDF und keine E-Rechnung.
Es fehlt also genau ein Schritt: die strukturierten Daten erzeugen und in die Datei einbetten. Wie eine solche Datei aufgebaut ist, steht im Leitfaden zum ZUGFeRD-Format.
Drei Wege, und wann welcher passt
| Weg | Was bleibt | Weniger geeignet |
|---|---|---|
| 1. Vorlage behalten, Datei umwandeln Sie schreiben wie bisher und wandeln die fertige Rechnung um. |
Layout, Logo, Nummernkreis, Ablauf, Versandweg | Selten: bei vollautomatischer Fakturierung direkt aus einem System. Für Monatsläufe gibt es die Stapelverarbeitung. |
| 2. Daten in ein Formular eingeben Sie erfassen die Rechnung strukturiert und lassen die Datei erzeugen. |
Ablauf und Versandweg; die Prüfung passiert schon bei der Eingabe | Wenn Ihr Layout vertraglich festgelegt ist; dann ist Weg 1 die richtige Wahl |
| 3. Auf Rechnungssoftware wechseln Vorlage und Prozess werden ersetzt. |
Wenig. Das ist ein Projekt. | Wenn die E-Rechnungspflicht der einzige Grund dafür wäre |
Daneben gibt es Add-ins und Spezialvorlagen, die Felder aus Word oder Excel auf die XML-Struktur abbilden. Sie funktionieren, bringen aber eine zusätzliche Abhängigkeit in Ihren Rechnungsprozess, und geprüft werden muss das Ergebnis trotzdem.
Der wichtigste Satz zu dieser Tabelle: Die Pflicht allein ist kein Grund für Weg 3. Wer aus anderen Gründen ohnehin über eine Rechnungssoftware nachdenkt, kann den Anlass nutzen. Wer zufrieden ist, braucht sie nicht.
Was gleich bleibt und was sich ändert
| Bleibt gleich | Ändert sich |
|---|---|
| Aussehen, Layout und Logo Ihrer Rechnung | Die Datei, die Sie versenden: nicht mehr ein PDF, sondern eine hybride Datei mit Datenschicht |
| Ihr Nummernkreis und Ihre Rechnungsnummern | Die Datei, die Sie aufbewahren: das strukturierte Original, nicht ein Ausdruck; am einfachsten im GoBD-Archiv |
| Der Versand per E-Mail, ohne Portal und ohne Zustimmung des Empfängers | Ein zusätzlicher Schritt zwischen Schreiben und Versenden |
| Ihre Ablage- und Freigabewege im Betrieb | Einzelne Angaben in der Vorlage, siehe unten |
Der eigentliche Knackpunkt: die Rechnung muss maschinell auswertbar gemeint sein
Hier entscheidet sich die Qualität der Datei, und zwar in der Vorlage, nicht in der Technik. Ein Mensch liest 3 Std. à 85 €, zzgl. MwSt. und versteht alles. Eine Maschine braucht dafür getrennte Felder mit definierten Werten. Die häufigsten Stolpersteine in gewachsenen Word- und Excel-Vorlagen:
- Mengeneinheit ohne Code. Jede Position braucht eine Einheit aus der Codeliste UN/ECE Rec 20, etwa C62 für Stück, HUR für Stunde, KGM für Kilogramm, LTR für Liter. Ein Freitext wie pauschal oder Posten hat dort keine Entsprechung. Für Pauschalen ist Menge 1 mit der Einheit C62 üblich.
- Steuersatz ohne Steuerkategorie. Nicht nur der Prozentsatz zählt, sondern eine Kategorie: S für den Regelsatz, Z für null Prozent, E für steuerfrei, AE für Reverse Charge, K für innergemeinschaftliche Lieferungen, G für Ausfuhr. Die Angabe 0 % allein ist keine Kategorie.
- Fehlender Befreiungsgrund. Bei den Kategorien E und AE verlangt die Norm einen Grund, als Text oder als Code. Kleinunternehmer schreiben hier üblicherweise Steuerbefreit gemäß § 19 UStG. Fehlt der Grund, wird die Datei abgewiesen, obwohl der Betrag stimmt.
- Summen, die nicht aufgehen. Die Steueraufstellung muss rechnerisch zu den Positionen passen. Ein handgeschriebener Rabatt am Ende der Excel-Tabelle bringt diese Rechnung regelmäßig aus dem Gleichgewicht.
- Adressen und Nummern als Fließtext. Straße, Postleitzahl, Ort und Land gehören in getrennte Felder. Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen wird zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden gebraucht.
- Datumsangaben als Text und in Excel verbundene Zellen oder mehrzeilige Positionsbeschreibungen: gut lesbar, maschinell nicht sauber zuzuordnen.
Die gute Nachricht: Das sind Einmalarbeiten an der Vorlage. Wer sie einmal aufräumt, hat bei jeder künftigen Rechnung Ruhe.
Checkliste für Ihre Vorlage
- Jede Position hat Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz in eigenen Feldern oder Spalten.
- Für jede verwendete Einheit ist klar, welcher Code ihr entspricht.
- Der Steuersatz steht je Position, nicht nur als Satz unter der Summe.
- Bei steuerfreien Rechnungen steht ein Befreiungsgrund im Text.
- Rabatte und Zuschläge sind als eigene Zeilen erfasst, nicht in den Einzelpreis eingerechnet und nicht als Fußnote angehängt.
- Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit sind echte Datumsangaben.
- Die vollständige Anschrift beider Seiten steht in getrennten Zeilen, mit Land.
- Bei Reverse Charge oder EU-Lieferung steht die USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung.
- Die Zahlungsdaten (IBAN, Zahlungsziel) sind eindeutig und nicht in einen Fließtext eingebettet.
Was Sie jetzt tun sollten
Der schnellste Weg zur Klarheit ist ein Praxistest mit einer echten Rechnung, nicht mit einem Musterbeleg.
- Nehmen Sie eine typische Rechnung aus Ihrer Vorlage und wandeln Sie sie in ZUGFeRD um. Nehmen Sie ruhig die kompliziertere von zweien, etwa eine mit Rabatt oder gemischten Steuersätzen.
- Lassen Sie den ZUGFeRD-Validator über die Datei laufen. Er bestätigt die fertige E-Rechnung oder zeigt Ihnen genau, welche Angabe in Ihrer Vorlage noch fehlt oder unklar ist.
- Räumen Sie die Vorlage einmal auf, entlang der Checkliste oben. Danach läuft jede weitere Rechnung ohne Nacharbeit durch.
- Bei Vorlagen mit vielen verbundenen Zellen geht es oft noch schneller, die Rechnung direkt im Formular als ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen; die Pflichtfelder werden dabei abgefragt.
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Dass Sie die fertige Datei einfach per E-Mail versenden dürfen, ohne Portal und ohne Zustimmung, erklärt E-Rechnung per E-Mail versenden. Welches Profil Ihre Datei tragen muss und warum MINIMUM nicht genügt, steht in ZUGFeRD 2.5 und 2.5.2. Ab wann die Pflicht Sie trifft, klärt die 800.000-Euro-Grenze. Welche weiteren Wege es gibt, von der Stapelverarbeitung bis zur API, ordnet die Entscheidungshilfe ZUGFeRD-Software ein.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 8. September 2026. Grundlage sind die Norm EN 16931 mit den Codelisten UN/ECE Rec 20 und UNCL 5305, die ZUGFeRD-Spezifikation von FeRD sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Kann ich meine Word- oder Excel-Vorlage behalten?
In den meisten Fällen ja. Layout, Logo und Nummernkreis können bleiben. Was dazukommt, ist ein Schritt, der aus Ihrem Dokument eine Datei mit strukturierten Daten macht. Die Vorlage selbst müssen Sie dafür meist nur an wenigen Stellen aufräumen.
Ist eine als PDF/A-3 gespeicherte Word-Datei schon eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nein. Word ab Office 2019 und Microsoft 365 kann zwar nach PDF/A-3 exportieren, und das ist der richtige Behälter. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist aber PDF/A-3 plus eingebettete, gültige XML-Daten. Ohne die XML-Schicht ist die Datei nur ein archivtaugliches PDF.
Gibt es eine ZUGFeRD-Vorlage für Word?
Es gibt Vorlagen und Add-ins, die Felder aus Word oder Excel auf die XML-Struktur abbilden. Sie funktionieren, bringen aber eine zusätzliche Abhängigkeit mit, und geprüft werden muss das Ergebnis trotzdem. Word allein, ohne solche Erweiterung, kann keine E-Rechnung erzeugen.
Was trage ich ein, wenn ich pauschal abrechne und keine Mengeneinheit habe?
Jede Rechnungsposition braucht eine Mengeneinheit aus der Codeliste UN/ECE Rec 20. Für eine Pauschale ist in der Praxis die Menge 1 mit der Einheit C62 (Stück) üblich. Wichtig ist, dass überhaupt ein gültiger Code steht, denn ein Freitext wie pauschal wird abgewiesen.
Muss ich als Kleinunternehmer in der Rechnung etwas Besonderes angeben?
Ja. Wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, reicht die Angabe 0 Prozent nicht. Die Steuerkategorie muss gesetzt sein und ein Befreiungsgrund dazu, üblicherweise als Text wie Steuerbefreit gemäß § 19 UStG. Fehlt der Grund, scheitert die Prüfung.