BR-DE-15 ist die häufigste Ablehnung überhaupt, und sie hängt an einem einzigen leeren Feld: der Käuferreferenz, technisch BT-10. Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung steht dort die Leitweg-ID. Der Grund, warum dieser Fehler so viele Betriebe überrascht, ist allerdings ein anderer, als die meisten vermuten.
In der europäischen Norm EN 16931 ist dieses Feld optional. Erst die deutsche Spezifikation XRechnung macht es zur Pflicht. Eine Software kann die europäische Norm also vollständig erfüllen und das Feld trotzdem leer lassen. Normkonform und XRechnung-konform sind nicht dasselbe, und genau in dieser Lücke entsteht dieser Fehler.
Was in das Feld gehört
Die Käuferreferenz ist eine Kennung, die der Empfänger vergibt und für seine interne Zuordnung braucht. Was konkret hineingehört, hängt davon ab, an wen Sie abrechnen:
| Empfänger | Was in BT-10 gehört | Woher Sie es bekommen |
|---|---|---|
| Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden | Die Leitweg-ID | Von der Behörde: Bestellung, Vertrag oder Vergabeunterlagen |
| Öffentliche Unternehmen | Meist eine Leitweg-ID, sonst die von ihnen genannte Referenz | Nachfragen, das ist schneller als raten |
| Unternehmen, wenn Sie eine XRechnung schicken | Eine vereinbarte Referenz, etwa Ihre Kundennummer bei ihm oder seine Bestellnummer | Absprache; das Feld darf nicht leer bleiben |
| Unternehmen, wenn Sie ZUGFeRD im Profil EN 16931 schicken | Nichts zwingend, die Regel gilt hier nicht | Trotzdem hilfreich, wenn der Kunde eine Referenz wünscht |
Merken lässt sich das an der Herkunft der Regel: Sie gehört zur XRechnung. Deshalb greift sie für jede XRechnung und für ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, aber nicht für eine gewöhnliche ZUGFeRD-Rechnung an einen Geschäftskunden.
Der teurere Fehler: die richtige Nummer im falschen Feld
Öffentliche Auftraggeber nennen bei der Beauftragung häufig mehrere Nummern, und die gehören an unterschiedliche Stellen:
- BT-10, Käuferreferenz: die Leitweg-ID. Sie steuert, an welche Stelle die Rechnung zugestellt wird.
- BT-13, Bestellnummer: die Nummer der konkreten Bestellung.
- BT-12, Vertragsnummer: der Rahmenvertrag, unter dem die Leistung erbracht wurde.
Wer die Bestellnummer in die Käuferreferenz schreibt, löst damit BR-DE-15 auf: Das Feld ist gefüllt, die Prüfung ist zufrieden, die Rechnung geht durch. Und dann passiert nichts. Die Zustellung richtet sich nach der Leitweg-ID, und die steht nirgendwo. Die Rechnung ist formal einwandfrei und praktisch verloren, bis jemand nachfragt, warum nicht gezahlt wurde.
Das ist dieselbe Sorte Problem, die sich durch die ganze E-Rechnung zieht: Ein Formfehler fällt sofort auf, ein inhaltlicher Fehler nicht.
Warum das Feld leer bleibt, obwohl die Nummer auf der Rechnung steht
In den allermeisten Fällen kennt der Betrieb seine Leitweg-ID und hat sie sogar notiert. Sie steht nur an einer Stelle, die keine Maschine liest:
- Im Sichtteil der Rechnung, also im Layout unter der Anschrift oder in der Fußzeile. Für einen Menschen sichtbar, in den Daten nicht vorhanden.
- In einem Bemerkungs- oder Freitextfeld. Beliebt, weil es das einzige Feld ist, das die Software anbietet.
- In einem gleich klingenden, aber anderen Feld. Programme nennen die Käuferreferenz oft anders: Ihre Referenz, Bestellzeichen, Kundenreferenz. Welches davon wirklich auf BT-10 abgebildet wird, steht selten dabei.
- Als leeres Element. Manche Software schreibt das Feld mit, lässt es aber leer oder füllt es mit einem Leerzeichen. Das zählt als nicht übermittelt und führt zur selben Ablehnung.
- Mit angehängtem Leerzeichen aus dem Kopieren aus einer E-Mail. Je nach Prüfdienst reicht das für eine Beanstandung.
Die Korrektur in einer Minute
Für die abgewiesene Rechnung brauchen Sie keinen neuen Beleg aus Ihrem System:
- Öffnen Sie die abgewiesene Datei. Sie wird als Formular dargestellt.
- Tragen Sie die Leitweg-ID in die Käuferreferenz ein, nicht in ein Bemerkungsfeld.
- Laden Sie die Datei herunter und prüfen Sie sie im XRechnung-Validator, bevor Sie erneut einreichen.
- Im XRechnung-Viewer sehen Sie auf einen Blick, dass die Leitweg-ID in der Käuferreferenz steht.
Damit ist die Rechnung erledigt. Die Ursache bleibt: Füllt Ihre Software das Feld nicht, füllt sie es beim nächsten Mal wieder nicht. Suchen Sie deshalb anschließend in Ihrem Programm nach dem Feld, das auf die Käuferreferenz abgebildet wird, und hinterlegen Sie die Leitweg-ID dauerhaft beim Kunden.
Wenn Sie keine Leitweg-ID haben
Dann fragen Sie danach, und zwar bevor Sie die erste Rechnung stellen. Sie steht in aller Regel bereits in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen.
Was Sie nicht tun sollten: sie herleiten oder aus einer anderen Rechnung übernehmen. Eine Leitweg-ID enthält zwar eine Prüfziffer, die Tippfehler auffallen lässt, aber eine formal korrekte Leitweg-ID einer anderen Stelle besteht jede Prüfung. Die Rechnung wird angenommen und erreicht den falschen oder gar keinen Empfänger. Das kostet mehr Zeit als eine Nachfrage.
Was Sie jetzt tun sollten
- Reparieren Sie die abgewiesene Rechnung und reichen Sie sie erneut ein.
- Finden Sie heraus, welches Feld Ihrer Software auf die Käuferreferenz abgebildet wird. Ein Testbeleg und ein Blick in den Viewer beantworten das in zwei Minuten.
- Hinterlegen Sie die Leitweg-ID beim Kunden, nicht bei der einzelnen Rechnung, damit sie künftig automatisch mitgeht.
- Trennen Sie die Nummern sauber: Leitweg-ID in die Käuferreferenz, Bestellnummer und Vertragsnummer in ihre eigenen Felder.
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Welche Ablehnungsgründe es sonst noch gibt und warum gültiges XML trotzdem abgewiesen wird, steht in XRechnung abgelehnt. Welcher Kunde welches Format erwartet, klärt ZUGFeRD oder XRechnung. Den Aufbau der Datei und ihre Pflichtfelder erklärt der Leitfaden zum XRechnung-Format.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 8. September 2026. Grundlage sind die Norm EN 16931 und die Spezifikation XRechnung der KoSIT mit den Geschäftsregeln BR-DE. Welche Referenzen Ihr Auftraggeber zusätzlich verlangt, steht in seinen Auftragsunterlagen.
Häufige Fragen
Was bedeutet BR-DE-15 genau?
Die Regel verlangt, dass das Element Käuferreferenz (BT-10) übermittelt wird und nicht leer ist. Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung steht dort die Leitweg-ID. Fehlt das Feld oder enthält es nur Leerzeichen, wird die Rechnung abgewiesen.
Meine Software ist EN 16931 konform. Warum kommt der Fehler trotzdem?
Weil das Feld in der europäischen Norm optional ist. Erst die deutsche Spezifikation XRechnung macht es zur Pflicht. Eine Software kann die Norm also vollständig erfüllen und das Feld trotzdem leer lassen. Normkonform und XRechnung-konform sind nicht dasselbe.
Gilt die Regel auch für Rechnungen an Unternehmen?
Für jede XRechnung ja, unabhängig vom Empfänger, und ebenso für ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Bei einem Geschäftskunden tragen Sie dort eine vereinbarte Referenz ein, etwa seine Kundennummer oder Bestellnummer. Für ZUGFeRD im Profil EN 16931 gilt die Regel nicht.
Ist die Leitweg-ID dasselbe wie die Bestellnummer?
Nein, und diese Verwechslung ist teuer. Die Leitweg-ID adressiert die empfangende Stelle und gehört in BT-10. Die Bestellnummer gehört in BT-13, eine Rahmenvertragsnummer in BT-12. Steht die Bestellnummer in BT-10, besteht die Rechnung die Prüfung und wird trotzdem niemandem zugestellt.
Was trage ich ein, wenn der Kunde keine Referenz genannt hat?
Fragen Sie nach. Bei öffentlichen Auftraggebern steht die Leitweg-ID in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen. Erfinden oder herleiten sollten Sie sie nie: Eine formal gültige, aber falsche Leitweg-ID besteht jede Prüfung und landet nirgendwo.