Eine Ablehnung aus dem Rechnungsportal sagt nichts darüber aus, ob Ihre Rechnung inhaltlich richtig ist. Sie ist das Ergebnis einer maschinellen Prüfung gegen Regeln, die mit Beträgen und Leistungen nichts zu tun haben. Deshalb wirken die Meldungen so willkürlich: Da steht ein Kürzel wie BR-DE-15, und die Rechnung, die Sie seit Jahren so schreiben, ist plötzlich nicht zustellbar.
Die gute Nachricht ist, dass sich fast alle Ablehnungen auf eine überschaubare Zahl von Ursachen zurückführen lassen, und die meisten davon sind ein einzelnes fehlendes Feld. Dieser Artikel erklärt die Ursachen, die in der Praxis fast alles abdecken, trennt echte Fehler von bloßen Warnungen und zeigt den schnellsten Weg zurück zu einer gültigen Datei.
Warum gültiges XML trotzdem abgelehnt wird
Der Satz, der die meisten Leute in die Irre führt, lautet: Die Datei ist doch valide. Das kann stimmen und trotzdem zur Ablehnung führen, weil nicht eine Prüfung stattfindet, sondern mehrere übereinander:
- Das XML-Schema prüft nur den Aufbau: Sind die Elemente vorhanden, richtig verschachtelt, vom richtigen Datentyp?
- Die Geschäftsregeln der Norm EN 16931 prüfen die Logik: Gehen die Summen auf, passt die Steuer zur Bemessungsgrundlage? Diese Regeln heißen BR- und BR-CO-.
- Die deutschen Zusatzregeln der XRechnung verlangen mehr als die Norm, etwa den Verkäuferkontakt. Sie heißen BR-DE-.
- Das Portal selbst prüft zusätzlich, ob die Adressierung stimmt und ob es die Datei technisch annehmen kann.
Eine Datei kann Stufe eins mühelos bestehen und an Stufe drei scheitern. Schema gültig und Rechnung abgelehnt sind deshalb kein Widerspruch.
Wichtig ist außerdem der Unterschied zwischen Fehler und Warnung: Nur Fehler führen zur Ablehnung. Warnungen sollten Sie trotzdem lesen, denn ein Empfänger kann strenger prüfen als das Portal.
Die häufigsten Ablehnungsgründe
Die folgenden Regeln sind als Fehler eingestuft: Verstößt eine Datei gegen eine davon, wird sie abgewiesen.
| Meldung | Was fehlt oder klemmt | Übliche Ursache |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10) fehlt, dort gehört die Leitweg-ID hin | Die Leitweg-ID steht in der Fußzeile oder im Freitext statt im XML-Feld |
| BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6, BR-DE-7 | Verkäuferkontakt (BG-6) fehlt oder ist unvollständig: Name, Telefon, E-Mail | Die Telefonnummer fehlt, sie steht auf vielen Rechnungen nur im Briefkopf |
| BR-DE-1 | Angaben zur Zahlung (BG-16) fehlen | Zahlungsbedingungen im Fließtext statt in den vorgesehenen Feldern |
| BR-DE-23, BR-DE-24 | Zahlungsmittel und Zahlungsdaten passen nicht zusammen | Als Zahlungsart ist Überweisung angegeben, aber die IBAN fehlt oder es steht ein Lastschriftblock daneben |
| BR-DE-16 | Steuerliche Identifikation des Verkäufers fehlt (BT-31, BT-32 oder BG-11) | Weder USt-IdNr. noch Steuernummer in den strukturierten Daten |
| BR-DE-18 | Zahlungsbedingungen und Skonto nicht im vorgeschriebenen Format (BT-20) | Skonto als Satz formuliert statt im vorgeschriebenen Muster, etwa #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# |
| BR-CO-10, BR-CO-16, BR-CO-17 | Die Summen gehen nicht auf oder die Steuer ist falsch gerundet | Rabatt nur im Text abgezogen, oder positionsweise statt auf die Summe gerundet |
Warnungen: blockieren nicht, sind aber selten harmlos
Ein Teil der deutschen Zusatzregeln ist nur als Warnung eingestuft. Ihr Wortlaut sagt „soll“ statt „muss“, und für sich allein lassen sie die Prüfung nicht scheitern. Wegklicken sollten Sie sie trotzdem nicht: Viele Empfängersysteme prüfen strenger als das Regelwerk, und eine Warnung ist oft das sichtbare Symptom eines größeren Problems.
| Meldung | Worum es geht | Warum sie trotzdem zählt |
|---|---|---|
| BR-DE-21 | Die Spezifikationskennung (BT-24) entspricht nicht der XRechnung | An dieser Kennung entscheidet ein Empfänger, nach welchen Regeln er prüft; passt sie zu keinem Regelwerk, kann die Datei allein deshalb scheitern |
| BR-DE-17 | Der Rechnungstyp (BT-3) liegt außerhalb des deutschen Vorrats, etwa 386 für eine Anzahlungsrechnung | Viele Portale nehmen solche Dateien nicht an |
| BR-DE-26 | Eine Korrekturrechnung (384) nennt die ursprüngliche Rechnung nicht | Ohne Bezug kann der Empfänger die Korrektur keiner Rechnung zuordnen |
| BR-DE-19 | Die IBAN bei einer SEPA-Überweisung ist formal ungültig | Eine falsche IBAN verzögert die Zahlung, gleich was die Prüfung sagt |
| BR-DE-27, BR-DE-28 | Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sind formal unplausibel | Meist steckt ein Platzhalter wie „-“ dahinter |
Zu den häufigsten Fehlern noch ein Satz
BR-DE-15 ist mit Abstand der Klassiker. Fast immer steht die Leitweg-ID auf der Rechnung, nur eben an einer Stelle, die eine Maschine nicht liest. Sie gehört in das Feld Käuferreferenz und nirgendwo sonst; dass sie zusätzlich sichtbar abgedruckt wird, ist erlaubt, ersetzt das Feld aber nicht.
Der Verkäuferkontakt überrascht die meisten. Die XRechnung verlangt Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse als eigene Datenfelder. Auf einer klassischen Rechnung stehen diese Angaben im Briefkopf, wo sie für eine Maschine nicht existieren.
Der schnellste Weg zur Reparatur
Der übliche Reflex nach einer Ablehnung ist, die Rechnung im eigenen System neu zu bauen: Beleg stornieren, neu anlegen, erneut exportieren, wieder hochladen. Das dauert lang und ändert oft nichts, weil der Fehler in einer Einstellung sitzt und beim zweiten Export genauso wieder auftritt.
Schneller geht es andersherum. Nehmen Sie die abgewiesene Datei, ändern Sie das eine Feld und laden Sie sie erneut hoch: XRechnung öffnen und korrigieren. Die Datei wird als Formular dargestellt, Sie tragen die Leitweg-ID oder die fehlende Telefonnummer ein und erhalten eine gültige Datei zurück.
Damit ist die eine Rechnung erledigt. Die Ursache bleibt: Wenn Ihre Software das Feld nicht füllt, füllt sie es beim nächsten Mal wieder nicht. Reparieren Sie deshalb den akuten Fall sofort und die Einstellung danach in Ruhe.
Prüfen, bevor Sie einreichen
Ein Portal ist der teuerste Ort, um einen Formfehler zu entdecken. Die Rückmeldung dauert, die Zahlung verzögert sich, und bei mehreren Rechnungen wiederholt sich alles.
Deshalb: Die erste Rechnung an einen neuen öffentlichen Auftraggeber vorher gegen die deutschen Regeln prüfen. Das dauert Sekunden und nennt dieselben Regelverstöße, die auch das Portal melden würde, nur eben bevor jemand darauf wartet. Läuft eine Vorlage sauber durch, brauchen Sie das nicht bei jeder Rechnung zu wiederholen, sondern erst wieder, wenn sich an Vorlage oder Software etwas ändert.
Wenn die Ablehnung gar nicht an der Datei liegt
Vier Fälle, in denen die Datei einwandfrei ist und es trotzdem klemmt:
- Falscher Einreichungsweg. Das ZRE-Portal des Bundes wurde im September 2025 abgeschaltet und in die OZG-RE überführt. Wer noch den alten Weg nutzt, kommt nicht an.
- Formal gültige, aber falsche Leitweg-ID. Die Prüfziffer stimmt, die Adressierung zeigt aber auf eine andere Stelle. Die Rechnung wird angenommen und landet nirgendwo.
- Anhänge. Portale akzeptieren nur bestimmte Dateitypen und begrenzen die Größe. Ein eingebetteter Stundenzettel im falschen Format kann die ganze Einreichung stoppen.
- Zusätzliche Vorgaben des Auftraggebers. Manche Stellen verlangen eine Bestellnummer oder eine eigene Referenz, die die Norm nicht vorschreibt. Das steht in den Auftragsunterlagen, nicht im Regelwerk.
Was Sie jetzt tun sollten
- Lesen Sie im Prüfbericht den Regelcode, nicht nur den Fließtext. Der Code sagt eindeutig, welches Feld gemeint ist.
- Reparieren Sie die abgewiesene Datei, statt den Beleg neu zu bauen: XRechnung korrigieren.
- Prüfen Sie vor dem erneuten Einreichen, damit Sie nicht zweimal dieselbe Runde drehen: XRechnung prüfen.
- Beheben Sie danach die Ursache in Ihrer Software, sonst kommt derselbe Fehler mit der nächsten Rechnung zurück.
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Welches Format welcher Kunde erwartet und wann eine Behörde auch ZUGFeRD annimmt, steht in ZUGFeRD oder XRechnung. Wann Sie wirklich stornieren müssen und wann eine Korrektur genügt, klärt E-Rechnung stornieren und korrigieren. Den Aufbau der Datei und die Pflichtfelder erklärt der Leitfaden zum XRechnung-Format.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 10. September 2026. Grundlage sind die Norm EN 16931, die Spezifikation XRechnung der KoSIT mit den Geschäftsregeln BR-DE und ihrer Einstufung als Fehler oder Warnung, die E-Rechnungsverordnung des Bundes sowie die Angaben der Betreiber der Rechnungseingangsportale. Welche Regeln und Zusatzangaben im Einzelfall gelten, richtet sich nach den Vorgaben Ihres Auftraggebers.
Häufige Fragen
Was bedeutet die Fehlermeldung BR-DE-15?
Das Feld Käuferreferenz (BT-10) fehlt. Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung steht dort die Leitweg-ID. Der häufigste Grund für diese Meldung ist, dass die Leitweg-ID zwar auf der Rechnung steht, aber nur im Sichtteil oder in einem Freitextfeld und nicht im dafür vorgesehenen XML-Feld.
Warum wird meine Rechnung abgelehnt, obwohl das XML gültig ist?
Weil zwei verschiedene Dinge geprüft werden. Das XML-Schema prüft nur den Aufbau der Datei. Darüber liegen die Geschäftsregeln der Norm EN 16931 und die deutschen Zusatzregeln der XRechnung. Eine Datei kann strukturell einwandfrei sein und trotzdem eine dieser Regeln verletzen.
Muss ich nach einer Ablehnung eine Stornorechnung schreiben?
In der Regel nicht. Eine abgewiesene Rechnung wurde nie angenommen und ist beim Empfänger nicht gebucht. Sie korrigieren die Datei und reichen sie erneut ein, üblicherweise unter derselben Rechnungsnummer. Eine Stornorechnung brauchen Sie erst, wenn die Rechnung bereits angenommen und verbucht war.
Welche XRechnung-Version muss ich verwenden?
Die Version, die das Portal Ihres Auftraggebers erwartet, derzeit XRechnung 3.0. Welche Fassung eine Datei verwendet, steht in der Spezifikationskennung (BT-24). Passt sie nicht, meldet die Prüfung BR-DE-21. Das ist formal nur eine Warnung, doch weil Empfänger an dieser Kennung ihr Regelwerk auswählen, kann die Datei trotzdem scheitern.
Führen auch Warnungen zur Ablehnung?
Normalerweise nicht. Ablehnungen lösen Fehler aus, Warnungen sind Hinweise. Ignorieren sollten Sie sie trotzdem nicht: Ein Empfänger kann strenger prüfen als das Portal, und manche Warnung von heute ist eine Regel von morgen.