Eine einzige Zahl entscheidet, ob Sie in wenigen Monaten umstellen müssen oder ein Jahr länger Zeit haben: Ihr Gesamtumsatz des Jahres 2026. Liegt er über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegt er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie noch bis zum 31. Dezember 2027 anders abrechnen, und die Pflicht trifft Sie erst am 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen.
Rechtsgrundlage ist § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG, die Übergangsregelung zur E-Rechnungspflicht. Der Satz ist kurz, die Anwendung nicht: Er verweist für den Umsatzbegriff auf eine andere Vorschrift, und genau dort entstehen die Missverständnisse. Dieser Artikel klärt, welcher Umsatz zählt, welches Kalenderjahr maßgeblich ist, was bei Neugründung, Organschaft und mehreren Betrieben gilt und was Sie in Ihrem Fall jetzt tun sollten.
Unabhängig von der Grenze: E-Rechnungen empfangen können muss jedes inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Dafür gibt es keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze und keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Die 800.000-Euro-Grenze betrifft ausschließlich das Ausstellen.
Der Entscheidungsbaum in vier Fragen
Arbeiten Sie die Fragen der Reihe nach ab. Die erste Antwort, die auf Sie zutrifft, beendet den Baum.
- Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann müssen Sie nie E-Rechnungen ausstellen, dauerhaft nicht (§ 34a UStDV). Empfangen müssen Sie sie trotzdem. Ende.
- Stellen Sie überhaupt Rechnungen an andere Unternehmen im Inland? Wer ausschließlich an Privatkunden abrechnet oder ausschließlich an Kunden im Ausland, wird von der Ausstellungspflicht nicht erfasst. Ende.
- Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann gilt für Sie der 1. Januar 2027. Ende.
- Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro? Dann gilt für Sie der 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen Sie weiter auf Papier abrechnen oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein einfaches PDF verschicken.
| Ihre Situation | Ausstellen ab | Empfangen ab |
|---|---|---|
| Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | 1. Januar 2027 | bereits seit 1. Januar 2025 |
| Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € | 1. Januar 2028 | bereits seit 1. Januar 2025 |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | keine Pflicht | bereits seit 1. Januar 2025 |
| Nur Privatkunden oder nur Auslandskunden | keine Pflicht | bereits seit 1. Januar 2025 |
Welcher Umsatz zählt: der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG
Hier liegt der häufigste Irrtum. Der Gesamtumsatz ist eine steuerliche Rechengröße mit einer eigenen gesetzlichen Definition. Er ist nicht die Umsatzzeile Ihrer BWA, nicht Ihr Gewinn und nicht der Umsatz, den Sie im Gespräch nennen würden.
Das Gesetz beschreibt ihn als die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Zwei praktische Folgen daraus:
- Es geht um Nettobeträge. Entgelt bedeutet ohne Umsatzsteuer. Wer 900.000 Euro auf den Rechnungen stehen hat, liegt bei 19 Prozent Umsatzsteuer netto bei rund 756.000 Euro und damit unter der Grenze.
- Es geht um das ganze Unternehmen. Nicht nur um den Teil, für den die E-Rechnungspflicht später gilt.
Der teuerste Denkfehler: nur den B2B-Anteil rechnen
Ein Betrieb rechnet 500.000 Euro mit Geschäftskunden ab und 400.000 Euro mit Privatkunden. Der B2B-Anteil liegt weit unter der Grenze, der Gesamtumsatz mit 900.000 Euro aber darüber. Die Ausstellungspflicht beginnt damit am 1. Januar 2027, und zwar für alle inländischen B2B-Rechnungen dieses Betriebs. Die Grenze entscheidet über den Termin, nicht darüber, welche Rechnungen betroffen sind.
Der zweithäufigste: Betriebe getrennt betrachten
Umsatzsteuerlich ist ein Unternehmer ein Unternehmen. Wer eine Werkstatt und daneben eine Photovoltaikanlage und eine Vermietung betreibt, addiert alle drei. Es gibt keine getrennte Grenze pro Betrieb, pro Filiale oder pro Tätigkeit.
| Zählt zum Gesamtumsatz | Bleibt außer Ansatz |
|---|---|
| Steuerpflichtige Umsätze an Unternehmen (B2B) | Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, etwa der alte Firmenwagen |
| Steuerpflichtige Umsätze an Privatkunden (B2C) | Bestimmte steuerfreie Umsätze, unter anderem nach § 4 Nummern 11 bis 29 UStG |
| Umsätze zum ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent | Nicht steuerbare Umsätze, etwa Leistungen mit Leistungsort im Ausland |
| Alle Betriebe und Tätigkeiten desselben Unternehmers zusammen | Die Umsatzsteuer selbst, gerechnet wird netto |
Die belastbare Zahl steht in Ihrer Umsatzsteuer-Jahreserklärung für 2026. Wenn Sie irgendwo zwischen etwa 750.000 und 850.000 Euro liegen, klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie die Umstellung auf das Jahr 2028 schieben.
Welches Kalenderjahr maßgeblich ist
Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt das vorangegangene Kalenderjahr, also 2026, das Jahr, das gerade läuft. Nicht ein rollierender Zwölfmonatszeitraum und nicht ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr.
Daraus folgt ein Terminproblem, das in den meisten Übersichten fehlt: Ihr endgültiger Umsatz 2026 steht erst Anfang 2027 fest, die Pflicht beginnt aber am 1. Januar 2027. Wer im Grenzbereich liegt, muss also im Herbst 2026 auf Basis einer Hochrechnung entscheiden. Praktisch heißt das: Im Zweifel so umstellen, als läge man darüber. Eine konforme E-Rechnung ist auch dann gültig, wenn man sie noch nicht ausstellen müsste. Umgekehrt gilt das nicht.
Für den 1. Januar 2028 spielt der Umsatz keine Rolle mehr. Dann gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen, mit Ausnahme der Kleinunternehmer.
Sonderfälle
| Fall | Was gilt |
|---|---|
| Gründung im Laufe des Jahres 2026 | Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026. Ob im Grenzbereich auf ein volles Jahr hochzurechnen ist, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären, bevor Sie sich auf die Übergangsfrist verlassen. |
| Gründung im Jahr 2027 | Es gibt kein Vorjahr mit mehr als 800.000 Euro. Die Übergangsregelung greift, die Ausstellungspflicht beginnt am 1. Januar 2028. |
| 2026 knapp darunter, 2027 deutlich darüber | Für das Jahr 2027 bleibt es bei der Übergangsregelung, denn es zählt das Vorjahr. Ab 2028 gilt die Pflicht ohnehin für alle. |
| Organschaft | Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Organträgers einschließlich der Organgesellschaften, nicht der einer einzelnen Gesellschaft. |
| Mehrere Betriebe derselben Person | Werden zusammengerechnet. Eine eigene Grenze pro Betrieb gibt es nicht. |
| Über 800.000 Euro, aber ausschließlich Privatkunden | Ohne inländische B2B-Rechnungen entsteht keine Ausstellungspflicht. Sobald eine einzige Rechnung an ein Unternehmen dazukommt, muss sie ab dem Stichtag eine E-Rechnung sein. |
Was die Übergangsfrist wirklich erlaubt
Wer unter der Grenze liegt, hört meist nur den zweiten Teil des Satzes: bis Ende 2027 ist alles beim Alten. Das stimmt so nicht ganz.
- Papierrechnungen dürfen Sie in der Übergangszeit ohne Weiteres versenden.
- Ein einfaches PDF dürfen Sie nur mit Zustimmung des Empfängers versenden. Die Zustimmung ist an keine Form gebunden und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Empfänger der PDF-Rechnung im laufenden Schriftverkehr nicht widerspricht (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025).
- Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden, auch nach dem Stichtag.
Wichtiger als die Rechtslage ist in der Praxis Ihr Kunde. Die Übergangsfrist schützt Sie vor dem Finanzamt, nicht vor der Rechnungseingangsverarbeitung Ihres Auftraggebers. Ab Januar 2027 stellen viele größere Unternehmen ihren Eingang auf strukturierte Dateien um, weil sie selbst ausstellungspflichtig werden. Eine PDF landet dort im manuellen Nacharbeitungsprozess oder wird zurückgewiesen, und das verzögert Ihre Zahlung, ganz unabhängig davon, wann Ihre eigene Pflicht beginnt.
Was Sie jetzt tun sollten
Wenn Sie über der Grenze liegen: Stichtag 1. Januar 2027
Klären Sie zuerst, was Ihre heutige Software tatsächlich erzeugt. Viele Programme haben einen ZUGFeRD-Export, der nur nicht eingeschaltet ist. Verlassen Sie sich dabei nicht auf das Etikett: entscheidend ist, ob die Datei die über 200 Geschäftsregeln der Norm EN 16931 besteht. Nehmen Sie eine echte Ausgangsrechnung und prüfen Sie die Datei im ZUGFeRD-Validator, bevor Sie im Januar produktiv gehen.
Falls Ihre Software es nicht kann, brauchen Sie deswegen kein neues System. Das Gesetz schreibt die Datei vor, nicht den Übertragungsweg: Eine konforme ZUGFeRD-Datei als Anhang einer normalen E-Mail erfüllt die Pflicht vollständig, ohne Portal und ohne Zustimmung des Empfängers (warum das so ist). Sie können bestehende Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln oder neue ZUGFeRD-Rechnungen im Browser erstellen. Welcher Weg zu Ihren Rechnungen passt, zeigt die Übersicht E-Rechnung erstellen.
Wenn Sie darunter liegen: Stichtag 1. Januar 2028
Sie haben ein Jahr mehr für das Ausstellen, aber zwei Dinge stehen trotzdem jetzt an. Erstens muss der Empfang funktionieren, und zwar seit 2025: Sie müssen eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei öffnen, prüfen und im Originalformat aufbewahren können. Eine eingegangene Datei im XRechnung-Viewer ansehen ist der schnellste Test dafür. Zweitens werden Kunden früher fragen als der Gesetzgeber. Wer beides ohnehin umstellt, fährt meist besser damit, es in einem Schritt zu tun, statt zwei Jahre lang zwei Rechnungswege parallel zu betreiben.
Wenn Sie Kleinunternehmer sind
Sie müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen und aufbewahren müssen Sie sie trotzdem. Und wenn ein Auftraggeber ausdrücklich eine ZUGFeRD-Datei verlangt, dürfen Sie sie selbstverständlich freiwillig ausstellen.
Weiterlesen
Wenn Sie wissen, welcher Stichtag für Sie gilt, ist die nächste Frage meist die nach dem Format und den Profilen. Beides ist ausführlich erklärt im Leitfaden zum ZUGFeRD-Format. Einen Überblick über die gesamte E-Rechnungspflicht, von den Formaten bis zu den häufigsten Fehlern, gibt ZUGFeRD Pflicht 2027. Und mit welchem Werkzeug Sie die Pflicht dann praktisch erfüllen, Browser-Tool, Druckertreiber, ERP-Modul oder API, vergleicht die Entscheidungshilfe ZUGFeRD-Software.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 8. September 2026. Grundlage sind § 14 und § 27 Absatz 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, § 34a UStDV in der Fassung des Jahressteuergesetzes 2024 sowie das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Ob Ihr Gesamtumsatz über oder unter der Grenze liegt, beantwortet Ihr Steuerberater verbindlich.
Häufige Fragen
Zählt für die 800.000-Euro-Grenze der Umsatz 2025 oder 2026?
Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt das vorangegangene Kalenderjahr, also 2026. Der Umsatz 2025 spielt für diese Grenze keine Rolle.
Zählen nur meine Rechnungen an andere Unternehmen?
Nein. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des ganzen Unternehmens, einschließlich der Umsätze mit Privatkunden. Die Ausstellungspflicht selbst betrifft dann nur die inländischen B2B-Rechnungen, aber über die Grenze entscheidet der komplette Umsatz.
Ich liege unter 800.000 Euro. Muss ich bis 2028 gar nichts tun?
Doch. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für jedes inländische Unternehmen. Die 800.000-Euro-Grenze verschiebt nur den Termin für das Ausstellen.
Was passiert, wenn ich die Grenze erst im Jahr 2027 überschreite?
Für 2027 bleibt es bei der Übergangsregelung, denn maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres 2026. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht ohnehin für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz.
Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen?
Ja. Die Befreiung nach § 34a UStDV ist ein Recht, keine Einschränkung. Viele Kleinunternehmer stellen freiwillig um, weil größere Auftraggeber strukturierte Rechnungen erwarten.