Die E-Rechnungspflicht regelt die Datei, nicht den Übertragungsweg. Für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es kein staatliches Portal, keinen vorgeschriebenen Dienstleister und keine Pflicht, einem Netzwerk beizutreten. Eine konforme ZUGFeRD-Datei im Anhang einer ganz normalen E-Mail erfüllt die gesetzliche Pflicht vollständig. Sie brauchen dafür weder ein ERP-System noch ein Buchhaltungsabo noch einen Providervertrag. Sie brauchen eine korrekte Datei.
Das ist die wichtigste und zugleich am seltensten ausgesprochene Tatsache der ganzen Umstellung. Wer sie kennt, spart sich in vielen Fällen ein Projekt, das gar nicht nötig ist.
Warum fast alle ein Portal erwarten
Der Irrtum hat drei nachvollziehbare Ursachen.
Erstens der Blick ins Ausland. Italien leitet seit Jahren jede Rechnung über das staatliche System SdI. Frankreich baut mit dem Portail Public de Facturation und den zugelassenen Plattformen etwas Ähnliches auf. Wer davon liest, überträgt es auf Deutschland.
Zweitens die eigene B2G-Erfahrung. Wer schon einmal an eine Behörde abgerechnet hat, kennt die OZG-RE, die Portale der Länder und die Leitweg-ID. Dort gibt es tatsächlich einen vorgeschriebenen Weg. Nur gilt der für Rechnungen an die öffentliche Hand, nicht zwischen Unternehmen.
Drittens der Markt. Wer Software verkauft, hat wenig Anlass zu erklären, dass die Pflicht auch ohne Software erfüllbar ist.
| Rechnung an eine Behörde (B2G) | Rechnung an ein Unternehmen (B2B) | |
|---|---|---|
| Übertragungsweg | Portal (OZG-RE, Landesportale) oder Peppol | frei wählbar, auch E-Mail |
| Adressierung | Leitweg-ID des Empfängers erforderlich | E-Mail-Adresse genügt |
| Registrierung | Konto im jeweiligen Portal | keine |
| Übliches Format | XRechnung | ZUGFeRD oder XRechnung |
Was das Gesetz tatsächlich verlangt
Eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht muss drei Bedingungen erfüllen, und nur diese drei:
- Ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931. In Deutschland praktisch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 oder XRechnung. Die Datei muss die Geschäftsregeln der Norm bestehen, nicht nur so heißen.
- Alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG. Dieselben Angaben wie bisher, nur eben zusätzlich maschinenlesbar hinterlegt.
- Zugang beim Empfänger. Die Rechnung muss ankommen. Wie, steht nirgends.
| Gesetzlich vorgeschrieben | Nicht vorgeschrieben |
|---|---|
| Strukturiertes Format nach EN 16931 | Ein bestimmter Übertragungsweg |
| Die Pflichtangaben nach § 14 UStG | Ein Portal, ein Netzwerk, ein Dienstleister |
| Aufbewahrung des Originals | Eine bestimmte Software oder ein ERP-System |
| Zugang beim Empfänger | Eine Zertifizierung Ihres Betriebs oder Ihrer Datei |
Es gibt in Deutschland keine Stelle, die Ihre B2B-Rechnung freigibt, registriert oder abstempelt. Die Rechnung geht direkt von Ihnen an Ihren Kunden, genau wie das PDF vorher.
Die Zustimmung: der Fall ist genau andersherum, als die meisten denken
Viele Betriebe fragen zuerst, ob sie ihre Kunden um Erlaubnis bitten müssen, bevor sie E-Rechnungen verschicken. Die Antwort überrascht regelmäßig:
- Für eine echte E-Rechnung brauchen Sie keine Zustimmung. Sie dürfen sie versenden, und der Empfänger darf sie seit dem 1. Januar 2025 nicht zurückweisen, weil er sie empfangen können muss.
- Für ein einfaches PDF brauchen Sie eine Zustimmung. Solange die Übergangsregelung für Sie noch gilt, ist ein PDF nur zulässig, wenn der Empfänger einverstanden ist. Die Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn er im laufenden Schriftverkehr nicht widerspricht.
Der konforme Weg ist also der Weg mit den wenigsten Bedingungen. Wer heute schon ZUGFeRD versendet, muss niemanden fragen.
Was der Empfänger können muss
Ein E-Mail-Postfach genügt. Das Bundesfinanzministerium hat ausdrücklich bestätigt, dass dafür kein eigenes, nur für Rechnungen eingerichtetes Postfach nötig ist; das vorhandene Postfach reicht. Sie müssen also weder recherchieren, welches System Ihr Kunde einsetzt, noch ihm ein bestimmtes Verfahren anbieten.
Umgekehrt gilt dasselbe für Sie: Für den Empfang von E-Rechnungen, der Sie seit 2025 ohnehin trifft, ist Ihr bestehendes Postfach die gesetzlich ausreichende Lösung. Was Sie zusätzlich brauchen, ist die Fähigkeit, eine eingegangene Datei auch lesen und prüfen zu können, und eine ordentliche Aufbewahrung. Dazu gleich mehr.
Peppol: nützlich, aber nicht verlangt
Peppol ist ein europäisches Netzwerk, über das Rechnungen direkt von System zu System laufen. Es hat echte Vorteile: eine eindeutige Empfängeradresse, eine Zustellbestätigung und keine Postfächer, die überlaufen. Für inländische B2B-Rechnungen ist es aber freiwillig. Sie brauchen keine Peppol-ID, um die Pflicht zu erfüllen.
Relevant wird Peppol, wenn ein größerer Kunde es ausdrücklich verlangt, oder wenn Sie ins europäische Ausland abrechnen. Ob ein Geschäftspartner überhaupt über eine Peppol-Adresse erreichbar ist, lässt sich anhand seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nachschlagen (USt-IdNr. prüfen).
Der Punkt, den man nicht ignorieren darf: die Aufbewahrung
Wenn die Pflicht so unaufwendig ist, wo ist der Haken? Er liegt nicht beim Versand, sondern beim Archiv, und dort wird er regelmäßig übersehen.
- Aufzubewahren ist das Original, also der strukturierte Teil der Rechnung, unverändert. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das die vollständige Datei einschließlich der eingebetteten XML. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein neu erzeugtes PDF aus Ihrem Buchhaltungssystem ist kein Original.
- Die Frist beträgt acht Jahre. Sie wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 14b UStG). Für andere Unterlagen können längere Fristen gelten, das klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.
- Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv. Für den Empfang reicht es, für die Aufbewahrung nicht: Die Datei muss unveränderbar, vollständig und über die gesamte Frist auffindbar abgelegt sein. Am bequemsten übernimmt das das GetZUGFeRD-Archiv: unveränderbar gespeichert, mit zweiter Kopie und Export samt Index.
Das gilt für ausgehende wie für eingehende Rechnungen gleichermaßen, und zwar unabhängig davon, ob Ihre eigene Ausstellungspflicht schon begonnen hat.
Was das praktisch für Sie bedeutet
Wenn Sie nichts weiter tun wollen als das Nötige, brauchen Sie genau eine Sache: eine Datei, die die Prüfung besteht.
Ihre Software erzeugt bereits ZUGFeRD oder XRechnung
Dann bleibt nur ein Schritt: nachsehen, ob die erzeugte Datei die Regeln der Norm wirklich besteht. Ein ZUGFeRD-Etikett im Menü ist keine Garantie, und der Empfänger merkt den Fehler vor Ihnen. Nehmen Sie eine echte Ausgangsrechnung und prüfen Sie die Datei im ZUGFeRD-Validator.
Ihre Software kann es nicht
Dann brauchen Sie kein neues System. Sie können Ihre bestehende Rechnung in ZUGFeRD umwandeln oder eine ZUGFeRD-Rechnung direkt im Browser erstellen, herunterladen und wie gewohnt per E-Mail versenden. Das ist rechtlich eine vollwertige Lösung, kein Notbehelf. Alle Wege im Überblick, auch für Gutschriften und XRechnungen an Behörden, finden Sie unter E-Rechnung erstellen.
Sie wollen zuerst den Empfang absichern
Das ist die Pflicht, die schon läuft. Nehmen Sie eine eingegangene E-Rechnung und öffnen Sie sie im XRechnung-Viewer, um zu sehen, ob Sie den Inhalt prüfen können, bevor Sie zahlen.
Und später? Das Meldesystem ab 2030
Eine ehrliche Einordnung zum Schluss, damit dieser Artikel nicht in zwei Jahren naiv wirkt: Auf europäischer Ebene ist mit dem Paket ViDA ab Juli 2030 eine digitale Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze beschlossen. Ein nationales Meldesystem für inländische Umsätze wird in Deutschland diskutiert, ist aber weder gesetzlich beschlossen noch technisch spezifiziert.
Für Sie heißt das heute: nichts zu tun. Und wenn es kommt, ist die strukturierte Rechnung genau die Voraussetzung, die dann verlangt wird. Wer jetzt konforme Dateien erzeugt, arbeitet nicht gegen die Zukunft, sondern auf sie zu.
Weiterlesen
Ob Ihre Ausstellungspflicht am 1. Januar 2027 oder erst 2028 beginnt, entscheidet Ihr Gesamtumsatz 2026: die 800.000-Euro-Grenze im Detail. Wie die hybride Datei technisch aufgebaut ist und welches Profil Sie brauchen, steht im Leitfaden zum ZUGFeRD-Format. Einen Gesamtüberblick über die Pflicht gibt ZUGFeRD Pflicht 2027.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 8. September 2026. Grundlage sind § 14, § 14b und § 27 Absatz 38 UStG, das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung und ersetzt insbesondere keine Beratung zu Ihren Aufbewahrungspflichten.
Häufige Fragen
Darf ich eine E-Rechnung einfach als Anhang einer normalen E-Mail verschicken?
Ja. Für inländische B2B-Rechnungen schreibt das Gesetz kein Übertragungsverfahren vor. Entscheidend ist, dass die Datei dem strukturierten Format nach EN 16931 entspricht und den Empfänger erreicht.
Brauche ich die Zustimmung meines Kunden, um eine E-Rechnung zu schicken?
Nein. Eine echte E-Rechnung dürfen Sie ohne Zustimmung versenden, und der Empfänger darf sie seit dem 1. Januar 2025 nicht ablehnen. Zustimmung brauchen Sie nur für den umgekehrten Fall, nämlich wenn Sie in der Übergangszeit ein einfaches PDF statt einer E-Rechnung schicken wollen.
Gibt es in Deutschland ein Portal wie Chorus Pro in Frankreich?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ja, etwa die OZG-RE und die Portale der Länder. Für inländische B2B-Rechnungen nicht. Dort gibt es weder ein staatliches Portal noch eine Pflicht, ein Netzwerk wie Peppol zu nutzen.
Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ja. Das Bundesfinanzministerium hat bestätigt, dass ein E-Mail-Postfach genügt und dafür kein eigenes Postfach eingerichtet werden muss. Für die Aufbewahrung reicht das Postfach allerdings nicht aus.
Muss ich die XML-Datei aufbewahren oder genügt ein Ausdruck?
Sie müssen den strukturierten Teil im Original und unverändert aufbewahren, bei einer ZUGFeRD-Rechnung also die vollständige Datei mit der eingebetteten XML. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF ist kein Original. Die Frist beträgt seit 2025 acht Jahre.