Der häufigste Fehler beim Stornieren einer E-Rechnung ist ein Minuszeichen. Eine Stornorechnung enthält dieselben Angaben wie das Original, aber positive Beträge. Die aufhebende Wirkung steckt im Rechnungstyp, nicht im Vorzeichen. Buchhaltungssysteme wie DATEV oder SAP kehren das Vorzeichen anhand des Typs selbst um. Wer zusätzlich Minusbeträge einträgt, dreht zweimal, und aus der Gutschrift wird eine zweite Forderung.
Dieser Artikel klärt die Begriffe, die im Deutschen unglücklich doppelt belegt sind, zeigt, wann Sie Rechnungstyp 381 und wann 384 nehmen, welcher Bezug zur Originalrechnung nötig ist und welche steuerliche Falle beim Korrigieren lauert.
Zuerst die Begriffe, denn sie führen in die Irre
Das Wort Gutschrift bedeutet im Deutschen zwei verschiedene Dinge, und die Verwechslung sorgt regelmäßig für Ärger:
- Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift seit 2013 ausschließlich die Selbstabrechnung nach § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG: Nicht der Leistende schreibt die Rechnung, sondern der Leistungsempfänger. Üblich etwa bei Handelsvertretern oder in der Landwirtschaft.
- Im Alltag meint fast jeder mit Gutschrift die Aufhebung oder Korrektur einer Rechnung. Steuerlich ist das eine Storno- oder Korrekturrechnung, keine Gutschrift.
In der E-Rechnung sind das zwei völlig verschiedene Dokumenttypen. Wer sie verwechselt, schickt dem Empfänger etwas anderes, als er meint.
| Was Sie meinen | Wie es korrekt heißt | Rechnungstyp |
|---|---|---|
| Ich hebe meine Rechnung auf | Stornorechnung | 381 |
| Ich ersetze meine fehlerhafte Rechnung | Korrekturrechnung | 384 |
| Ich erstatte einen Teilbetrag zurück | Gutschrift im kaufmännischen Sinn | 381 |
| Mein Kunde rechnet für mich ab | Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn, Selbstabrechnung | 389 |
Welche Rechnungstypen überhaupt erlaubt sind
Das Feld für die Rechnungsart (BT-3) nimmt nicht jeden beliebigen Wert an. Für die XRechnung ist der Vorrat festgelegt, und auch bei ZUGFeRD kommen Sie im Alltag mit diesen Codes aus:
| Code | Bedeutung | Wofür |
|---|---|---|
| 380 | Rechnung | Der Normalfall |
| 381 | Gutschrift | Storno und kaufmännische Gutschrift |
| 384 | Korrekturrechnung | Ersetzt eine fehlerhafte Rechnung |
| 389 | Selbstabrechnung | Der Empfänger stellt die Rechnung aus |
| 326 | Teilrechnung | Abrechnung eines Teils der Leistung |
| 875, 876, 877 | Bauleistungen | Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnung am Bau |
Steht in einer XRechnung ein Code außerhalb dieses Vorrats, meldet die Prüfung die Regel BR-DE-17. Formal ist das nur eine Warnung und kein Ablehnungsgrund, viele Empfängersysteme nehmen solche Dateien aber trotzdem nicht an.
381 oder 384? Die Entscheidung in einem Satz
381, wenn Sie Geld zurückgeben. 384, wenn Sie ein Dokument ersetzen.
- Rechnungstyp 381 nehmen Sie, wenn Sie einen Betrag zurückerstatten oder eine Rechnung vollständig aufheben. Der Beleg steht neben der ursprünglichen Rechnung und hebt sie ganz oder teilweise auf.
- Rechnungstyp 384 nehmen Sie, wenn die ursprüngliche Rechnung inhaltlich falsch war und durch eine korrigierte Fassung ersetzt wird. Bei diesem Typ wird der Bezug auf die vorausgegangene Rechnung erwartet; fehlt er, meldet die XRechnung-Prüfung BR-DE-26 als Warnung.
Beide Wege sind normkonform. In der Praxis entscheidet oft der Empfänger: Größere Auftraggeber und Behörden schreiben in ihren Rechnungsrichtlinien vor, welchen Beleg sie erwarten. Wenn Sie es nicht wissen, ist die vollständige Aufhebung mit 381 und eine anschließende neue Rechnung der Weg, den jedes System versteht.
Die Regel, an der die meisten scheitern: positive Beträge
Hier lohnt sich die Wiederholung, weil der Fehler so verbreitet ist und so unangenehme Folgen hat.
Eine Stornorechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie das Original und dieselben Beträge, nur mit dem Rechnungstyp 381 statt 380. Die Beträge bleiben positiv. Die Umkehr des Vorzeichens erledigt das empfangende System anhand des Typs.
Wer stattdessen Minusbeträge einträgt, weil er die Stornowirkung selbst ausdrücken will, bewirkt eines von zwei Dingen: Entweder scheitert die Datei an den Rechenregeln der Norm, dann fällt es sofort auf. Oder sie besteht die Prüfung, und der Empfänger bucht das Gegenteil dessen, was gemeint war. Der zweite Fall ist der gefährlichere, weil es ein inhaltlicher Fehler ist: Die Datei ist formal einwandfrei und trotzdem falsch. Warum diese Sorte Fehler die unangenehmste ist, steht in PDF statt E-Rechnung.
Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung
Ein Korrekturbeleg ohne Bezug ist für den Empfänger wertlos: Sein System kann ihn keiner Rechnung zuordnen und legt ihn zur manuellen Klärung beiseite. Vorgesehen sind dafür zwei Felder:
- BT-25, die Nummer der vorausgegangenen Rechnung
- BT-26, deren Rechnungsdatum
Bei Rechnungstyp 384 wird dieser Bezug erwartet, bei 381 sollten Sie ihn ebenfalls immer setzen. Ergänzen Sie zusätzlich im Text kurz den Grund, etwa Storno wegen falscher Leistungsempfängerin. Das Feld liest ein Mensch, und es erspart den Rückruf.
Übrigens: Dass die ursprüngliche Rechnung noch auf Papier oder als PDF vorlag, spielt keine Rolle. Sie beziehen sich auf Nummer und Datum. Gilt Ihre Ausstellungspflicht bereits, muss der Korrekturbeleg selbst eine E-Rechnung sein.
Die steuerliche Seite: sauber aufheben, nicht danebenlegen
Beim Korrigieren gibt es ein Risiko, das mit der Technik nichts zu tun hat. Wenn für denselben Umsatz zwei Dokumente mit ausgewiesener Umsatzsteuer im Umlauf sind, das fehlerhafte Original und die korrigierte Fassung, droht nach § 14c UStG, dass die Steuer doppelt geschuldet wird, bis der Fehler bereinigt ist.
Praktisch heißt das: Es genügt nicht, eine korrigierte Rechnung daneben zu legen. Das Original muss entweder ausdrücklich aufgehoben oder durch die Korrekturrechnung eindeutig ersetzt werden, und der Bezug muss erkennbar sein. Der saubere Ablauf ist deshalb fast immer: vollständig stornieren, dann neu ausstellen.
Eine Entwarnung noch zum Sprachgebrauch: Dass Sie einen Korrekturbeleg umgangssprachlich Gutschrift nennen, löst für sich genommen keine Steuerschuld nach § 14c UStG aus. Sauberer ist es trotzdem, das Wort für die Selbstabrechnung zu reservieren.
Häufige Fälle
| Situation | Der übliche Weg |
|---|---|
| Falscher Betrag auf der Rechnung | Korrekturrechnung 384 mit Bezug, oder Storno 381 und neue Rechnung |
| Rechnung ging an den falschen Empfänger | Vollständig stornieren (381), dann neue Rechnung an den richtigen Empfänger |
| Dieselbe Rechnung zweimal versendet | Die Dublette stornieren (381), das Original stehen lassen |
| Nachträglicher Preisnachlass | Gutschrift 381 nur über den Nachlassbetrag, mit Bezug zur Rechnung |
| Falsche Leitweg-ID bei einer Behörde | Meist keine Gutschrift, sondern die Rechnung korrigieren und erneut einreichen |
| Nach dem Stichtag versehentlich ein PDF verschickt | Berichtigung als E-Rechnung, siehe PDF statt E-Rechnung |
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen Sie, welchen Rechnungstyp Ihre Software bei einem Storno setzt. Manche Programme schreiben weiterhin 380 und Minusbeträge; das ist der Klassiker.
- Erzeugen Sie einen Testbeleg und sehen Sie im XRechnung-Viewer nach, ob wirklich 381 oder 384 in der Datenschicht steht und ob die Beträge positiv sind.
- Brauchen Sie kurzfristig einen korrekten Beleg, können Sie ihn direkt erzeugen: als ZUGFeRD-Gutschrift für Geschäftskunden oder als XRechnung-Gutschrift mit Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
- Legen Sie den Ablauf einmal fest, solange es ruhig ist. Stornos entstehen unter Zeitdruck, und dann wird improvisiert.
Weiterlesen
Warum ein inhaltlicher Fehler schlimmer ist als ein Formfehler, erklärt PDF statt E-Rechnung. Welche Angaben eine Rechnung überhaupt maschinenlesbar machen, steht in Rechnungen aus Word oder Excel. Den Aufbau der Datei und die Profile erklärt der Leitfaden zum ZUGFeRD-Format.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 10. September 2026. Grundlage sind § 14, § 14c und § 27 Absatz 38 UStG, die Norm EN 16931 mit der Codeliste UNTDID 1001, die Spezifikationen von FeRD und KoSIT sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Ob im Einzelfall storniert oder korrigiert wird und wie der Vorgang zu buchen ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Muss ich in einer Stornorechnung Minusbeträge eintragen?
Nein. Die Beträge bleiben positiv. Die stornierende Wirkung ergibt sich allein aus dem Rechnungstyp 381. Buchhaltungssysteme wie DATEV oder SAP drehen das Vorzeichen selbst um. Wer zusätzlich Minusbeträge einträgt, dreht es ein zweites Mal, und aus der Gutschrift wird eine Forderung.
Soll ich 381 oder 384 verwenden?
381 (Gutschrift), wenn Sie einen Betrag zurückerstatten oder eine Rechnung vollständig aufheben. 384 (Korrekturrechnung), wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung durch eine korrigierte Fassung ersetzen. Beide Wege sind normkonform; im Zweifel entscheidet, was Ihr Empfänger in seinen Rechnungsrichtlinien verlangt.
Ist eine Gutschrift dasselbe wie eine Stornorechnung?
Im Alltag ja, steuerlich nein. Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift seit 2013 ausschließlich die Selbstabrechnung nach § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG, bei der der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt (Rechnungstyp 389). Was man umgangssprachlich Gutschrift nennt, ist eine Storno- oder Korrekturrechnung.
Muss die ursprüngliche Rechnungsnummer angegeben werden?
Bei einer Korrekturrechnung (384) ist der Bezug auf die vorausgegangene Rechnung vorgesehen, und die XRechnung-Prüfung mahnt ihn als Warnung an, wenn er fehlt. Bei einer Gutschrift (381) ist er praktisch unverzichtbar. Vorgesehen sind dafür die Felder BT-25 für die Nummer und BT-26 für das Datum der ursprünglichen Rechnung.
Kann ich eine alte Papier- oder PDF-Rechnung mit einer E-Rechnung stornieren?
Ja, und wenn Ihre Ausstellungspflicht bereits gilt, muss der Korrekturbeleg sogar eine E-Rechnung sein. Der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung erfolgt über deren Nummer und Datum; dass das Original auf Papier oder als PDF vorlag, ändert daran nichts.