Das eigentliche Risiko der E-Rechnungspflicht trifft nicht Sie, sondern Ihren Kunden. Wer nach seinem Stichtag ein PDF verschickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung mehr aus. Der Vorsteuerabzug daraus steht dann infrage, und zwar bei dem, der die Rechnung bekommen hat. Für ihn geht es um 19 Prozent des Rechnungsbetrags. Deshalb wird aus einem formalen Fehler in Ihrer Buchhaltung sehr schnell ein Anruf, eine zurückgehaltene Zahlung und die Aufforderung, die Rechnung neu zu stellen.
Dieser Artikel ordnet die drei Risiken nach ihrer tatsächlichen Eintrittswahrscheinlichkeit, erklärt den Sonderfall der Datei, die richtig aussieht und es nicht ist, und zeigt, wie eine Berichtigung funktioniert.
Ab wann ein PDF keine Rechnung mehr ist
Der entscheidende Punkt zuerst, weil er oft übersehen wird: Vor Ihrem Stichtag ändert sich nichts. Solange Sie eine sonstige Rechnung ausstellen dürfen, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung. Ein PDF in der Übergangszeit ist kein Risiko, sondern erlaubt.
Ihr Stichtag ist der 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst der 1. Januar 2028. Welche der beiden Zahlen für Sie gilt, klärt der Beitrag zur 800.000-Euro-Grenze.
Ab diesem Tag gilt für inländische B2B-Umsätze: Wo eine E-Rechnung geschuldet ist, ist ein PDF keine ordnungsgemäße Rechnung. Drei Dinge bleiben davon unberührt:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht erfasst.
- Dauerrechnungen, etwa für Miete oder Wartung, die vor dem Stichtag als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt wurden, bleiben gültig. Erst wenn sich die Rechnungsangaben ändern, ist eine E-Rechnung nötig.
Risiko 1: Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden
Nach derzeitiger Verwaltungsauffassung berechtigt eine sonstige Rechnung dort, wo eine E-Rechnung geschuldet ist, dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie ordnungsgemäß berichtigt wurde. Der Abzug ist damit nicht endgültig verloren, aber er hängt an einer Korrektur, die nur Sie liefern können.
| Zeitpunkt | PDF-Rechnung | Vorsteuerabzug des Empfängers |
|---|---|---|
| Vor Ihrem Stichtag | zulässig, mit Zustimmung des Empfängers | unproblematisch |
| Ab Ihrem Stichtag | nicht mehr zulässig | dem Grunde nach nicht, bis berichtigt wird |
| Rechnung bis 250 Euro | dauerhaft zulässig | unproblematisch |
Beachten Sie die Asymmetrie: Das Geld, das auf dem Spiel steht, gehört Ihrem Kunden. Die Reparatur liegt bei Ihnen. Genau diese Konstellation macht die Sache unangenehm. Der Buchhalter Ihres Kunden bemerkt den Fehler bei der Verbuchung, blockiert den Beleg und meldet sich bei Ihnen, bevor gezahlt wird. Bei einer Rechnung über 20.000 Euro geht es um rund 3.800 Euro Vorsteuer, die er nicht riskieren wird.
Risiko 2: Die Datei sieht richtig aus, ist es aber nicht
Dieses Risiko ist tückischer als das erste, weil es niemand kommen sieht. Sie stellen keine PDF-Rechnung aus, sondern eine ZUGFeRD-Datei, und trotzdem stehen Sie am selben Punkt.
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet dabei zwei Fehlerarten:
- Formatfehler. Die Datei entspricht nicht den zulässigen Syntaxen oder den technischen Vorgaben der Norm EN 16931. Dann ist sie rechtlich keine E-Rechnung, auch wenn sie sich problemlos öffnen lässt und auf dem Bildschirm völlig normal aussieht.
- Inhaltsfehler. Eine umsatzsteuerlich relevante Angabe ist falsch, etwa die Steuerberechnung oder ein Pflichtfeld. Solche Fehler schließen den Vorsteuerabzug unmittelbar aus, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.
Eine Datei mit dem Etikett ZUGFeRD, die die Geschäftsregeln der Norm nicht besteht, steht rechtlich also an derselben Stelle wie ein einfaches PDF. Ein ZUGFeRD-Haken im Menü Ihrer Software ist keine Zusage, dass die erzeugte Datei die über 200 Regeln der Norm besteht. Das lässt sich nur durch eine Prüfung feststellen, und die kostet Sie eine Minute: Nehmen Sie eine echte Ausgangsrechnung und prüfen Sie die Datei im ZUGFeRD-Validator, bevor Sie im Januar produktiv gehen. Wer den Fehler erst erfährt, wenn der Empfänger anruft, hat ihn dann schon hundertfach verschickt.
Risiko 3: Das Bußgeld
Es steht an dritter Stelle, und das mit Absicht. § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG erfasst denjenigen, der eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt; nach § 26a Absatz 3 UStG sind dafür bis zu 5.000 Euro Geldbuße möglich. Ob eine im falschen Format ausgestellte Rechnung darunter fällt, ist juristisch umstritten, denn ausgestellt wurde ja eine.
Praktisch gilt: Das Finanzamt prüft Ihre Ausgangsrechnungen nicht laufend, sondern im Rahmen einer Betriebsprüfung. Ihr Kunde dagegen prüft jede einzelne Rechnung sofort, weil sein eigenes Geld daran hängt. Wer sich auf die Umstellung vorbereitet, sollte deshalb an den Kunden denken, nicht an das Bußgeld.
Die Reparatur: eine Rechnung berichtigen
Ein Formfehler ist kein Totalschaden. Eine Rechnung lässt sich berichtigen, und die Berichtigung kann auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirken. Voraussetzung ist, dass das ursprüngliche Dokument die Mindestangaben einer Rechnung überhaupt enthielt:
- den Rechnungsaussteller,
- den Leistungsempfänger,
- eine Beschreibung der Leistung,
- das Entgelt,
- und die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
Waren diese Angaben vorhanden, kann eine spätere Korrektur auf den ursprünglichen Zeitraum zurückwirken. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig falsch gemacht:
Erstens: Die Berichtigung muss selbst in der geschuldeten Form erfolgen. Dasselbe PDF noch einmal zu schicken, korrigiert nichts. Es braucht eine konforme E-Rechnung, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Zweitens: Eine Berichtigung ist nicht dasselbe wie eine Stornorechnung. Wer die Rechnung nur formal korrigiert, storniert nicht den Umsatz. Falls Sie eine bereits versendete, aber fehlerhafte Datei in der Hand haben, ist der schnellste Weg meist, sie zu öffnen, das fehlerhafte Feld zu ändern und eine gültige Datei daraus zu erzeugen: eine bestehende ZUGFeRD-Rechnung bearbeiten.
Was Sie konkret tun sollten
- Klären Sie Ihren Stichtag. Ohne diese Zahl planen Sie ins Blaue. Der Gesamtumsatz 2026 entscheidet.
- Prüfen Sie, was Ihre Software wirklich erzeugt, und zwar an einer echten Rechnung, nicht an einem Musterbeleg. Datei prüfen.
- Wenn Ihre Software es nicht kann, brauchen Sie kein neues System. Sie können bestehende Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln oder ZUGFeRD-Rechnungen direkt im Browser erstellen und wie gewohnt per E-Mail versenden.
- Sprechen Sie mit Ihren großen Kunden, bevor der Stichtag kommt. Ein kurzer Abgleich, in welchem Format und über welchen Weg sie Rechnungen erwarten, erspart im Januar eine Woche Telefonate.
Und wenn Sie auf der Empfängerseite stehen?
Dann dreht sich die Perspektive, und das Risiko ist Ihres. Drei Punkte genügen:
- Buchen Sie eine eingegangene Rechnung nicht ungeprüft. Ob eine Datei die Regeln besteht, sehen Sie ihr nicht an; prüfen ist zuverlässiger als vertrauen.
- Fordern Sie bei einem Formfehler eine berichtigte E-Rechnung an, statt den Beleg zu akzeptieren und auf Kulanz zu hoffen.
- Bewahren Sie das Original auf, also die strukturierte Datei selbst, nicht einen Ausdruck. Das GoBD-Archiv sperrt es acht Jahre gegen Veränderung.
Was eingehende Dateien angeht: eine E-Rechnung im XRechnung-Viewer lesbar anzeigen dauert wenige Sekunden und zeigt Ihnen, was wirklich in der Datei steht statt nur auf dem Deckblatt.
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Welcher Stichtag für Sie gilt, steht in 800.000-Euro-Grenze bei der E-Rechnung. Dass Sie für die Umstellung kein Portal und kein neues System brauchen, erklärt E-Rechnung per E-Mail versenden. Wie die Datei aufgebaut ist und welches Profil das richtige ist, steht im Leitfaden zum ZUGFeRD-Format.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 8. September 2026. Grundlage sind § 14, § 26a und § 27 Absatz 38 UStG, § 33 UStDV sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung. Ob im Einzelfall ein Vorsteuerabzug zusteht und wie eine Rechnung wirksam berichtigt wird, beurteilt Ihr Steuerberater.
Häufige Fragen
Verliert mein Kunde den Vorsteuerabzug, wenn ich ihm nach dem Stichtag ein PDF schicke?
Nach derzeitiger Verwaltungsauffassung berechtigt eine sonstige Rechnung dort, wo eine E-Rechnung geschuldet ist, dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, und zwar so lange, bis sie ordnungsgemäß berichtigt wurde. Der Abzug ist also nicht endgültig verloren, aber er hängt an Ihrer Korrektur.
Gilt das auch während der Übergangsfrist?
Nein. Solange Sie eine sonstige Rechnung ausstellen dürfen, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung. Das Risiko beginnt erst mit Ihrem persönlichen Stichtag, dem 1. Januar 2027 oder dem 1. Januar 2028.
Was ist mit Rechnungen unter 250 Euro?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden, auch nach dem Stichtag. Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro, ist eine E-Rechnung auszustellen.
Kann eine Rechnung im falschen Format rückwirkend berichtigt werden?
Eine Berichtigung kann rückwirken, wenn das ursprüngliche Dokument die Mindestangaben einer Rechnung enthielt: Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Die Berichtigung selbst muss dann in der geschuldeten Form erfolgen, also als E-Rechnung.
Droht ein Bußgeld, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
§ 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG sanktioniert eine nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellte Rechnung mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro (§ 26a Absatz 3 UStG). Ob ein falsches Format darunter fällt, ist juristisch umstritten. In der Praxis ist der Kunde das größere Risiko als das Finanzamt.