Wer seine Rechnungsdaten als CSV- oder Excel-Tabelle vorliegen hat, ist der E-Rechnung näher als mit jedem PDF: Die Werte stehen bereits in benannten Spalten statt in einem Druckbild. Was zur fertigen ZUGFeRD-Datei fehlt, sind meist keine Daten, sondern Vollständigkeit und zwei Codelisten: die Mengeneinheiten nach UN/ECE Rec 20 und die Steuerkategorien nach UNCL 5305. Dieser Beitrag listet auf, welche Spalten eine E-Rechnung wirklich braucht, damit aus dem Export der Warenwirtschaft oder der gepflegten Excel-Liste eine gültige Datei werden kann.
Es geht hier um die Daten, nicht um die Grundsatzfrage, ob Sie Ihre Vorlage behalten können; die drei Wege von Word und Excel zur E-Rechnung vergleicht der Vorlagen-Artikel.
Zwei Ebenen: Kopfdaten und Positionen
Eine Rechnung hat zwei Sorten von Angaben, und eine saubere Tabelle trennt sie. Kopfdaten gelten einmal je Rechnung, Positionsdaten einmal je Zeile. In Excel heißt das praktisch: entweder zwei Blätter, oder die Kopfdaten stehen über der Positionstabelle, aber nicht in jeder Zeile wiederholt und nirgends in verbundenen Zellen.
Die Kopfdaten
| Angabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Eindeutig, aus Ihrem Nummernkreis |
| Rechnungsdatum, Liefer- oder Leistungsdatum | Echte Datumswerte, kein Text wie „Mitte Juni" |
| Verkäufer: Name, Straße, PLZ, Ort, Land | Getrennte Spalten, nicht eine Adresszeile |
| USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers | Mindestens eine von beiden |
| E-Mail des Verkäufers | Wird für gültige Dateien gebraucht |
| Käufer: Name, Straße, PLZ, Ort, Land | Getrennte Spalten wie beim Verkäufer |
| Zahlungsdaten: IBAN, Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum | Eindeutig, nicht in einem Freitext versteckt |
| Währung | In der Regel EUR |
Die Positionsspalten
| Spalte | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Bezeichnung | Eine Zeile je Position, keine mehrzeiligen Beschreibungen quer über Zellen |
| Menge | Als Zahl |
| Einheit | Als Code aus UN/ECE Rec 20, siehe unten |
| Einzelpreis netto | Als Zahl, ohne Währungszeichen im Feld |
| Steuersatz | Je Position, nicht nur als Fußnote unter der Summe |
| Steuerkategorie | Aus UNCL 5305, siehe unten |
Rabatte und Zuschläge bekommen eigene Zeilen oder eigene Spalten, aber keinen von Hand überschriebenen Summenblock.
Die Mengeneinheit: ein Code, keine Vokabel
Jede Position braucht eine Einheit aus der Codeliste UN/ECE Rec 20. Freitexte wie „Pauschale", „Posten" oder „Std." haben dort keine Entsprechung. Die Spalte „Einheit" Ihrer Tabelle sollte deshalb entweder gleich den Code führen oder sich eindeutig übersetzen lassen:
| Code | Einheit |
|---|---|
| C62 | Stück, Einheit (auch für Pauschalen: Menge 1) |
| HUR | Stunde |
| DAY | Tag |
| MON | Monat |
| KGM | Kilogramm |
| TNE | Tonne |
| MTR | Meter |
| MTK | Quadratmeter |
| MTQ | Kubikmeter |
| LTR | Liter |
| KWH | Kilowattstunde |
Wichtig ist weniger, alle Codes zu kennen, als je verwendeter Einheit einmal festzulegen, welcher Code ihr entspricht. Das ist eine Spalte und eine Viertelstunde Arbeit, einmalig.
Die Steuerkategorie: mehr als ein Prozentsatz
Die zweite Codeliste ist UNCL 5305. Eine E-Rechnung verlangt zum Steuersatz eine Kategorie, denn „0 %" allein sagt nicht, warum keine Steuer anfällt, und genau daran hängen die Prüfregeln:
| Kategorie | Bedeutung | Was dazugehört |
|---|---|---|
| S | Regelbesteuert (19 % oder 7 %) | Satz größer als null |
| Z | Nullsatz | Satz 0 |
| E | Steuerbefreit | Satz 0 und ein Befreiungsgrund, etwa „Steuerbefreit gemäß § 19 UStG" |
| AE | Reverse Charge (§ 13b UStG) | Satz 0, Befreiungsgrund, USt-IdNr. beider Seiten |
| K | Innergemeinschaftliche Lieferung | Satz 0, Befreiungsgrund, USt-IdNr. beider Seiten |
| G | Ausfuhr in ein Drittland | Satz 0 und ein Befreiungsgrund |
Für gewachsene Tabellen heißt das: Eine Spalte „MwSt %" reicht nicht, wenn steuerfreie oder Reverse-Charge-Fälle vorkommen. Es braucht eine Kategorie-Spalte und, bei E, AE, K und G, einen Grund. Die Einzelheiten zum häufigsten Sonderfall stehen im Reverse-Charge-Beitrag.
Der Rechenweg muss aufgehen
Eine E-Rechnung wird nachgerechnet: Positionssummen, je Steuerkategorie eine Zwischensumme, daraus Steuer und Gesamtbetrag. Excel-Klassiker, die diese Kette brechen: ein von Hand eingetragener Rabatt unter der Tabelle, gerundete Einzelpreise bei ungerundeten Summen, eine Steuerzeile für zwei verschiedene Sätze. Warum die Prüfung dort scharf ist und wie die Kette genau aussieht, erklärt der Summen-Beitrag zu BR-CO-10.
Die Regel für die Tabelle ist einfach: Jede Summe muss sich aus den Zeilen ergeben, nichts wird von Hand „korrigiert".
Von der Tabelle zur Datei
Mit sauberen Spalten gibt es zwei Wege auf dieser Seite:
- Die Datei in ZUGFeRD umwandeln. Mit Premium verarbeitet der Konverter neben PDF auch Excel- und CSV-Dateien und überträgt Ihre Spalten in die strukturierte Rechnung; vor dem Export sehen Sie das Ergebnis übersichtlich im Editor.
- Die Daten strukturiert erfassen und die ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Bei wenigen Rechnungen im Monat ist das Abtippen aus der Tabelle oft schneller als jede Einrichtung, und die Eingabe prüft die Codes und Pflichtfelder gleich mit.
In beiden Fällen gilt: Eine Tabelle je Rechnung hält die Zuordnung eindeutig. Wer eine bestehende Datei prüfen möchte, bekommt im ZUGFeRD-Validator jede Regel im Klartext erklärt.
Übrigens ist das auch die Antwort auf „xrechnung aus excel": Der Weg ist derselbe, nur das Zielformat ist ein anderes; aus denselben Spalten entsteht statt der hybriden PDF-Datei eine XRechnung.
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen Sie Ihre Tabelle gegen die beiden Spaltenlisten oben: Was fehlt, sind meist Einheit als Code, Steuerkategorie und die getrennten Adressfelder.
- Legen Sie die Übersetzungstabelle für Ihre Einheiten an, einmalig, als eigene Spalte oder daneben.
- Ergänzen Sie Kategorie und Befreiungsgrund, falls steuerfreie oder Reverse-Charge-Fälle vorkommen.
- Starten Sie mit einer echten Rechnung, umwandeln oder erfassen, und machen Sie den Weg danach zu Ihrem Standard.
Rechtsstand: Oktober 2026, zuletzt geprüft am 29. September 2026. Grundlage sind die Norm EN 16931 mit den Codelisten UN/ECE Rec 20 und UNCL 5305 sowie die ZUGFeRD-Spezifikation von FeRD. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Kann ich aus einer Excel- oder CSV-Datei direkt eine ZUGFeRD-Rechnung machen?
Ja, wenn die Tabelle die nötigen Angaben enthält. Mit Premium wandelt der Konverter auf dieser Seite Excel- und CSV-Dateien direkt in ZUGFeRD um und zeigt Ihnen die fertige Rechnung vor dem Export im Editor. Entscheidend ist weniger das Dateiformat als die Vollständigkeit der Spalten.
Muss jede Zeile meiner Tabelle eine Rechnungsposition sein?
Das ist die verlässlichste Form: eine Zeile je Position, mit Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und Kategorie in eigenen Spalten. Kopfdaten wie Adressen und Zahlungsdaten stehen getrennt davon. Verbundene Zellen und mehrzeilige Beschreibungen sind für Menschen bequem, für strukturierte Rechnungsdaten aber ungeeignet.
Warum reicht „19 %" in der Steuerspalte nicht?
Weil der Prozentsatz allein nicht sagt, warum ein anderer Satz gilt. Eine E-Rechnung verlangt zusätzlich die Steuerkategorie nach UNCL 5305, und bei steuerfreien Fällen einen Befreiungsgrund. Bei durchgehend 19 oder 7 Prozent ist das die Kategorie S und damit trivial; interessant wird es bei 0-Prozent-Fällen.
Was passiert mit Spalten, die eine E-Rechnung nicht kennt, etwa internen Artikelnummern?
Die Norm hat nicht für jede interne Spalte ein Feld, und was kein Feld hat, gehört nicht in die Datei. Das ist unkritisch, solange die fachlich nötigen Angaben vollständig sind. Geben Sie deshalb jeder fachlich nötigen Angabe in Ihrer Tabelle eine eigene Spalte.
Geht aus derselben Tabelle auch eine XRechnung?
Ja. Die Datenanforderungen sind im Kern dieselben, denn beide Formate setzen die Norm EN 16931 um. Für eine XRechnung an eine Behörde kommt vor allem die Leitweg-ID als zusätzliche Pflichtangabe dazu.