Wer für eine Stadt, einen Landkreis oder eine Landesbehörde arbeitet, bekommt sein Geld nur noch gegen eine elektronische Rechnung, meist eine XRechnung. Für den ersten Durchlauf braucht es kein neues Programm und keinen Berater, sondern eine Handvoll Angaben, die Sie vorher einsammeln. Genau darum geht es hier: was Sie vom Auftraggeber brauchen, was aus dem eigenen Betrieb, und an welchen Feldern die erste Rechnung in der Praxis scheitert.
Gilt das überhaupt für Sie?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber kommt aus dem Vergaberecht, nicht aus dem Steuerrecht. Beim Bund gilt sie seit Ende 2020, in den Ländern nach jeweils eigenen Regeln: Manche verlangen die XRechnung von jedem Lieferanten, andere stellen sie frei. Maßgeblich ist, was Ihr Auftraggeber vorgibt.
Zwei Punkte überraschen regelmäßig: Erstens gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer, denn die Befreiung nach § 19 UStG betrifft nur die Rechnungspflicht zwischen Unternehmen; welche Ausnahmen es dort gibt, steht in den Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Zweitens gibt es beim Bund eine Bagatellgrenze: Nach einem Direktauftrag bis 1.000 Euro netto ist die elektronische Rechnung nicht vorgeschrieben. Welche Regeln bei welchem Kundentyp gelten, sortiert ZUGFeRD oder XRechnung.
Vier Angaben, die Sie vom Auftraggeber brauchen
| Angabe | Wo sie herkommt | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | Bestellung, Vertrag oder Vergabeunterlagen | Ohne sie findet das Portal den Empfänger nicht; Aufbau und Feld erklärt der Leitweg-ID-Artikel |
| Einreichungsweg | Auftragsunterlagen oder Website der Stelle | Bund über die OZG-RE, Länder über eigene Portale oder E-Mail; für den Bund siehe ZRE ist abgeschaltet |
| Bestell- oder Vergabenummer | Bestellung oder Auftragsschreiben | Manche Stellen verlangen sie zusätzlich; das steht nicht im Regelwerk, sondern in Ihren Auftragsunterlagen |
| Erwartetes Format | Auftragsunterlagen | Standard ist die XRechnung; manche Stellen erlauben ausdrücklich auch ZUGFeRD |
Vier Angaben aus dem eigenen Betrieb
- USt-IdNr. oder Steuernummer. Eine von beiden muss in den Datenfeldern stehen, der Briefkopf zählt nicht.
- Bankverbindung und Zahlungsart. Die XRechnung verlangt die Zahlungsangaben als eigene Feldgruppe; was dazugehört, steht in BR-DE-1: Angaben zur Zahlung fehlen.
- Ein Ansprechpartner mit Name, Telefon und E-Mail. Auch das sind Pflichtfelder, keine Briefkopf-Angaben; die Einzelheiten stehen in BR-DE-2 bis BR-DE-7.
- Das Zahlungsziel, und Skonto nur nach Vorschrift. Skonto gehört als maschinenlesbares Muster in die Zahlungsbedingungen, nicht als Satz. Wenn Sie keines gewähren, lassen Sie es schlicht weg.
Die Positionen: wie im Angebot, mit sauberen Einheiten
Die Rechnungspositionen übernehmen Sie aus Angebot oder Leistungsverzeichnis. Stolperstelle sind die Einheiten: Stunden, Quadratmeter und Pauschalen haben in der E-Rechnung feste Codes, und das XRechnung-Formular übersetzt das automatisch für Sie. Welche Datenfallen es dabei gibt, zeigt der Artikel zu Word- und Excel-Rechnungen. Für Bauleistungen mit Abschlags- und Schlussrechnung gelten eigene Rechnungsarten; die stehen in Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung.
Erstellen, prüfen, einreichen
- Erstellen: Mit den gesammelten Angaben füllen Sie das Formular einmal aus und erstellen die XRechnung direkt im Browser; die Pflichtfelder werden dabei abgefragt, statt hinterher angemahnt.
- Prüfen: Vor der ersten Einreichung bei einer neuen Stelle die Datei im XRechnung-Validator gegen die deutschen Regeln prüfen. Das dauert Sekunden und erspart die Ablehnungsschleife über das Portal.
- Einreichen: über den geklärten Weg, also Portal, E-Mail oder Upload. Heben Sie die Einreichungsbestätigung auf.
Wenn die Rechnung zurückkommt
Eine Ablehnung nennt einen Regelcode, und der zeigt fast immer auf ein einzelnes Feld. Bauen Sie die Rechnung nicht neu: Öffnen Sie die abgewiesene Datei im XRechnung-Editor, korrigieren Sie das Feld und reichen Sie erneut ein. Was die häufigsten Meldungen bedeuten, steht in XRechnung abgelehnt.
Was Sie jetzt tun sollten
- Legen Sie eine Karteikarte je öffentlichem Auftraggeber an: Leitweg-ID, Einreichungsweg, verlangte Referenzen. Diese Angaben ändern sich selten.
- Sammeln Sie Ihre vier Betriebsangaben einmal vollständig, dann sind sie für jede weitere Rechnung da.
- Erstellen und prüfen Sie die erste Datei, bevor die Zahlung drängt.
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Wenn nach der Einreichung doch inhaltlich etwas zu korrigieren ist, hilft E-Rechnung stornieren und korrigieren. Und welche Fristen im Geschäft mit Unternehmen gelten, klärt die 800.000-Euro-Grenze.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 24. September 2026. Grundlage sind die E-Rechnungsverordnung des Bundes, die E-Rechnungs-Regelungen der Länder, § 19 UStG, die Norm EN 16931 und die Spezifikation XRechnung. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ich bin Kleinunternehmer. Gilt die XRechnung-Pflicht trotzdem für mich?
Ja. Die Befreiung der Kleinunternehmer betrifft die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Die Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern kommt aus dem Vergaberecht und gilt unabhängig davon.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Auftraggeber: aus der Bestellung, dem Vertrag oder den Vergabeunterlagen. Ein öffentliches Verzeichnis gibt es nicht. Fehlt sie, fragen Sie bei der bestellenden Stelle nach, bevor Sie die Rechnung stellen.
Muss ich mich bei einem Portal registrieren?
Das hängt vom Auftraggeber ab. Bundesbehörden empfangen über die OZG-RE, die Länder betreiben eigene Portale oder erlauben die Einreichung per E-Mail. Welcher Weg gilt, steht in den Auftragsunterlagen oder auf der Website der Stelle.
Nimmt die Stadt auch eine ZUGFeRD-Rechnung an?
Nur, wenn sie es ausdrücklich erlaubt. Sicher ist die XRechnung, denn sie ist der vorgesehene Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Wie die Datei aufgebaut ist, erklärt der Leitfaden zum XRechnung-Format.
Was mache ich, wenn die Rechnung abgewiesen wird?
Die Datei reparieren statt neu bauen: die abgewiesene Datei öffnen, das bemängelte Feld korrigieren, prüfen und erneut einreichen. Eine abgewiesene Rechnung wurde nie angenommen, ein Storno ist nicht nötig.