Die Leitweg-ID ist die Postanschrift Ihrer Rechnung innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Ohne sie findet ein Rechnungseingangsportal den Empfänger nicht, und die Prüfung weist die Datei ab. Mit der falschen kommt die Rechnung formal an und landet trotzdem nirgendwo. Beides lässt sich vermeiden, wenn man drei Dinge weiß: wie die Kennung aufgebaut ist, woher man sie bekommt und in welches Feld sie gehört.
Warum es sie gibt
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes legt in § 5 fest, was eine elektronische Rechnung an eine Bundesbehörde über die umsatzsteuerlichen Angaben hinaus enthalten muss: eine Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Wurden eine Lieferantennummer oder eine Bestellnummer mitgeteilt, gehören auch sie hinein.
Diese Liste erklärt, warum die XRechnung genau diese Angaben so streng verlangt. Die Leitweg-ID ist die wichtigste davon, weil ohne sie niemand weiß, welche von tausenden Stellen die Rechnung bearbeiten soll. Länder und Kommunen haben eigene Regelungen, verwenden aber dieselbe Kennung.
Wie eine Leitweg-ID aufgebaut ist
Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
| Teil | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Grobadressierung | Ziffern, die Bund oder Land und die nachgeordnete Ebene bezeichnen, angelehnt an den amtlichen Regionalschlüssel | 991 |
| Feinadressierung | Optional, bis zu 30 Buchstaben und Ziffern; jede Stelle vergibt sie nach eigenem System | 03073 |
| Prüfziffer | Zwei Ziffern, berechnet nach dem Verfahren Modulo 97-10, das auch die IBAN verwendet | 50 |
Zusammengesetzt ergibt das etwa 991-03073-50. Leitweg-IDs von Bundesbehörden beginnen typischerweise mit 991. Fehlt die Feinadressierung, steht nur ein Bindestrich zwischen Grobadressierung und Prüfziffer.
Wichtig für die Praxis: Grob- und Feinadressierung vergibt allein die empfangende Stelle. Berechnen lässt sich nur die Prüfziffer.
Was die Prüfziffer kann und was nicht
Die Prüfziffer fängt Tippfehler ab, etwa zwei vertauschte Ziffern, genauso wie bei einer IBAN. Das ist nützlich, aber es ist auch alles.
Sie sagt nichts darüber, ob die ID zu der Stelle gehört, die bei Ihnen bestellt hat. Eine formal gültige Leitweg-ID einer anderen Behörde besteht jede Prüfung. Die Rechnung wird angenommen, an die falsche Stelle weitergeleitet, und die Zahlung verzögert sich, bis jemand nachfragt. Deshalb gilt: Leitweg-IDs nie aus einer anderen Rechnung übernehmen und nie von einer ähnlich klingenden Behörde ableiten.
Woher Sie die richtige bekommen
- Vom Auftraggeber. Sie steht meist in der Bestellung, im Vertrag, in den Vergabeunterlagen oder im Lieferantenportal der Stelle.
- Nicht aus einem Verzeichnis. Ein vollständiges öffentliches Verzeichnis aller Leitweg-IDs gibt es nicht. Listen im Netz sind lückenhaft und oft veraltet.
- Aus dem aktuellen Auftrag. Leitweg-IDs können sich bei Umorganisationen ändern. Maßgeblich ist die ID aus der aktuellen Bestellung, nicht die aus dem Vorjahr.
Fragen Sie vor der ersten Rechnung, nicht nach der ersten Ablehnung.
Wo sie in der Datei steht
In genau ein Feld: die Käuferreferenz, BT-10, in der XML-Datei das Element BuyerReference. Nirgendwo sonst.
- Nicht in die Bestellnummer (BT-13) oder die Vertragsnummer (BT-12). Diese Nummern gehören in ihre eigenen Felder, und eine Bestellnummer in der Käuferreferenz leitet die Rechnung ins Leere.
- Nicht in ein Bemerkungsfeld. Freitext wertet keine Weiterleitung aus.
- Nicht nur in die Fußzeile. Zusätzlich sichtbar abgedruckt zu werden, schadet nicht, ersetzt das Feld aber nicht.
Fehlt die Käuferreferenz, wird die Rechnung mit der Regel BR-DE-15 abgewiesen. Was dahintersteckt und wie Sie es in einer Minute beheben, steht in BR-DE-15: Käuferreferenz fehlt. Bei ZUGFeRD ist die Leitweg-ID nur im Profil XRECHNUNG Pflicht; wann eine Behörde überhaupt ZUGFeRD annimmt, klärt ZUGFeRD oder XRechnung.
Und das Präfix 0204?
Wer über das Peppol-Netz einreicht, begegnet der Leitweg-ID noch in einer zweiten Form: als elektronische Adresse der Behörde, versehen mit der Schemakennung 0204, etwa 0204:991-03073-50. Das ist die Adresse auf dem Transportweg. In die Käuferreferenz der Rechnung gehört die Leitweg-ID ohne dieses Präfix.
Was Sie jetzt tun sollten
- Holen Sie die Leitweg-ID schriftlich ein, bevor Sie die erste Rechnung an eine neue Stelle stellen.
- Hinterlegen Sie sie beim Kunden, nicht bei der einzelnen Rechnung, damit sie künftig automatisch mitgeht.
- Prüfen Sie, welches Feld Ihrer Software auf die Käuferreferenz abgebildet wird. Ein Testbeleg im XRechnung-Viewer zeigt, ob die ID dort ankommt, wo sie hingehört.
- Erzeugen und prüfen Sie die Rechnung, bevor Sie einreichen: XRechnung mit Leitweg-ID erstellen und XRechnung prüfen.
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Welche anderen Meldungen eine XRechnung zu Fall bringen und welche nur warnen, steht in XRechnung abgelehnt. Den Aufbau der Datei insgesamt erklärt der Leitfaden zum XRechnung-Format.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 10. September 2026. Grundlage sind die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), die Formatspezifikation der Leitweg-ID, die Spezifikation XRechnung der KoSIT und die Norm EN 16931. Welche Leitweg-ID gilt, legt allein der Auftraggeber fest.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Leitweg-ID meines Auftraggebers?
Beim Auftraggeber selbst: in der Bestellung, im Vertrag, in den Vergabeunterlagen oder im Lieferantenportal der Stelle. Ein vollständiges öffentliches Verzeichnis aller Leitweg-IDs gibt es nicht. Im Zweifel fragen Sie die bestellende Stelle, bevor Sie die erste Rechnung stellen.
In welches Feld gehört die Leitweg-ID?
In die Käuferreferenz, BT-10, in der XML-Datei das Element BuyerReference. Nicht in den Freitext, nicht in die Bestellnummer und nicht nur in die Fußzeile. Fehlt sie dort, wird die Rechnung mit BR-DE-15 abgewiesen.
Kann ich eine Leitweg-ID selbst prüfen?
Den Aufbau und die Prüfziffer ja; die Prüfziffer deckt Tippfehler auf, genau wie bei der IBAN. Ob die ID zur richtigen Stelle gehört, prüft sie nicht. Eine formal gültige ID einer anderen Behörde fällt keiner Prüfung auf.
Brauche ich eine Leitweg-ID auch für Rechnungen an Unternehmen?
Nein. Sie adressiert Stellen der öffentlichen Verwaltung. Wer einem Unternehmen eine XRechnung schickt, trägt in BT-10 stattdessen eine vereinbarte Referenz ein, etwa die Bestellnummer des Kunden.
Was bedeutet das Präfix 0204 vor einer Leitweg-ID?
Das ist die Kennung des Adressierungsschemas, unter dem die Leitweg-ID im Peppol-Netz als elektronische Adresse der Behörde dient. In die Käuferreferenz der Rechnung gehört die Leitweg-ID ohne dieses Präfix.