Am Bau und bei langen Projekten kommt jede Rechnung in Etappen: Abschläge während der Arbeit, am Ende die Schlussrechnung. Die E-Rechnungspflicht wirft dabei drei Fragen auf, und alle drei haben klare Antworten. Welche Rechnung muss ab wann eine E-Rechnung sein? Welcher Rechnungstyp passt? Und wie zieht die Schlussrechnung die bereits gezahlten Beträge ab, ohne dass die Steuer durcheinandergerät?
Der Stichtag gilt je Dokument, nicht je Projekt
Das Bundesfinanzministerium hat die Frage ausdrücklich beantwortet. Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Ihrem Stichtag ausgestellt werden, müssen keine E-Rechnungen sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach liegen. Eine Schlussrechnung, die nach Ihrem Stichtag ausgestellt wird, muss eine E-Rechnung sein, auch wenn alle Abschläge auf Papier gingen.
Entscheidend ist also allein das Ausstellungsdatum des jeweiligen Dokuments. Ein Beispiel: Ein Betrieb mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 baut von November 2026 bis März 2027. Die Abschläge im November und Dezember dürfen noch auf Papier gehen, die Schlussrechnung im März muss eine E-Rechnung sein. Welcher Stichtag für Sie gilt, klärt die 800.000-Euro-Grenze.
Welche Rechnungsart
| Code | Bedeutung | Wann |
|---|---|---|
| 875 | Abschlagsrechnung (Bau) | Zwischenabrechnung nach Baufortschritt |
| 876 | Teilschlussrechnung (Bau) | Ein abgenommener Abschnitt wird abschließend abgerechnet |
| 877 | Schlussrechnung (Bau) | Abschließende Abrechnung nach der Abnahme |
| 326 | Teilrechnung | Teilleistung außerhalb des Baus |
| 380 | Rechnung | Der Normalfall |
Bei öffentlichen Bauaufträgen nach der VOB/B ist die Unterscheidung zwischen Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnung ohnehin vertraglich angelegt; die Codes machen sie maschinenlesbar. Für ZUGFeRD-Rechnungen an Unternehmen lohnt eine kurze Abstimmung, welche Codes das System Ihres Kunden auswertet.
Ein Sonderfall ist die Anzahlungsrechnung vor Beginn der Arbeiten. Der dafür gedachte Code 386 ist in der XRechnung nicht vorgesehen: Die Prüfung meldet dann BR-DE-17, formal eine Warnung, doch viele Portale nehmen solche Dateien nicht an. Klären Sie mit dem Auftraggeber, welchen Typ er erwartet.
Der Abzug der Anzahlungen: was das Gesetz verlangt
§ 14 Absatz 5 Satz 2 UStG ist eindeutig: In der Schlussrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt wurden.
Die Schlussrechnung zeigt also die gesamte Leistung mit vollem Entgelt und voller Steuer und zieht anschließend jeden Abschlag mit Entgelt und Steuer ab. Fehlt dieser Abzug, weist die Schlussrechnung Steuer erneut aus, die schon in den Abschlägen stand. Diesen Mehrbetrag schuldet der Aussteller nach § 14c UStG, bis die Rechnung berichtigt ist.
Wie der Abzug in die Datei kommt
Im strukturierten Teil gibt es ein Feld für bereits gezahlte Beträge (BT-113). Der Zahlbetrag (BT-115) ergibt sich dann aus dem Gesamtbetrag einschließlich Steuer (BT-112) abzüglich dieses Betrags, gegebenenfalls zuzüglich einer Rundung. Genau das prüft die Regel BR-CO-16.
Das Feld hat einen Haken: Es nimmt einen einzigen Bruttobetrag auf, ohne Aufteilung nach Entgelt und Steuer. Die abgesetzten Steuerbeträge, die § 14 Absatz 5 verlangt, sind dort nicht zu sehen. Das Bundesfinanzministerium hat dafür eine Vereinfachung zugelassen, die auch über den 31. Dezember 2027 hinaus gilt: Der Abzug der Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuer darf in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang stehen, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich auf diesen Anhang verweist.
Der saubere Aufbau einer Schlussrechnung sieht damit so aus:
- Die gesamte Leistung mit vollem Entgelt und voller Steuer in den Positionen und der Steueraufstellung.
- Die Summe der geleisteten Abschläge im Feld für bereits gezahlte Beträge.
- Ein Anhang mit jeder Abschlagsrechnung: Nummer, Datum, Entgelt, Steuer.
- Ein ausdrücklicher Verweis auf diesen Anhang im strukturierten Teil, etwa im Bemerkungsfeld.
- Die Abschlagsrechnungen als vorausgegangene Rechnungen und die Vertrags- oder Bestellnummer, damit der Empfänger alles zuordnen kann.
Eine verbreitete Fehlerquelle sind Abschläge als negative Positionen mit Steuer. Die Steueraufstellung zeigt dann nur noch den Rest statt der gesamten Leistung, und wer zusätzlich das Feld für gezahlte Beträge füllt, zieht die Abschläge zweimal ab.
Reverse Charge am Bau
Erbringen Sie Bauleistungen für ein Unternehmen, das selbst Bauleistungen erbringt, schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer nach § 13b UStG. Das gilt für Abschläge und Schlussrechnung gleichermaßen, und die Datei braucht dann eine eigene Steuerkategorie mit Nullsatz. Wie das aussieht, steht in Reverse Charge in der E-Rechnung.
Was Sie jetzt tun sollten
- Gehen Sie die Projekte durch, die über Ihren Stichtag laufen, und notieren Sie, welche Rechnungen danach ausgestellt werden.
- Prüfen Sie Ihre Software: Kann sie die Rechnungsarten 875 und 877 setzen und das Feld für bereits gezahlte Beträge füllen?
- Legen Sie eine Vorlage für den Anhang mit der Aufstellung der Abschläge an.
- Erzeugen und prüfen Sie eine Testrechnung: XRechnung erstellen für öffentliche Auftraggeber oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen für Unternehmen, danach prüfen.
Weiterlesen
Wie Sie eine fehlerhafte Rechnung wieder aufheben oder ersetzen, steht in E-Rechnung stornieren und korrigieren.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 10. September 2026. Grundlage sind § 13b, § 14 Absatz 5, § 14c und § 27 Absatz 38 UStG, die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025, die VOB/B, die Norm EN 16931 und die Spezifikation XRechnung. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss eine Abschlagsrechnung von vor meinem Stichtag nachträglich eine E-Rechnung werden?
Nein. Maßgeblich ist das Ausstellungsdatum. Vor dem Stichtag ausgestellte Abschlags- und Anzahlungsrechnungen dürfen Papier oder PDF bleiben, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach liegen.
Die Schlussrechnung kommt nach meinem Stichtag, die Abschläge waren auf Papier. Was gilt?
Die Schlussrechnung muss eine E-Rechnung sein. Die Abschläge ziehen Sie wie gewohnt ab, mit Bezug auf die Papierrechnungen.
Wie ziehe ich die Anzahlungen in der E-Rechnung ab?
Den bereits gezahlten Betrag tragen Sie in das dafür vorgesehene Feld ein (BT-113), die Aufstellung der einzelnen Abschläge mit Entgelt und Steuer in einen Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich verweist. Diese Vereinfachung hat das Bundesfinanzministerium zugelassen.
Welche Rechnungsart hat eine Schlussrechnung am Bau?
In der XRechnung den Code 877. Eine Abschlagsrechnung trägt 875, eine Teilschlussrechnung 876.
Darf ich eine Anzahlungsrechnung mit dem Code 386 schicken?
In der XRechnung ist 386 nicht vorgesehen. Die Prüfung meldet BR-DE-17 als Warnung, und viele Empfänger nehmen solche Dateien nicht an. Stimmen Sie den Rechnungstyp mit dem Auftraggeber ab.