Vier Regeln, ein Problem: Die XRechnung verlangt beim Rechnungssteller einen Ansprechpartner, und zwar als eigene Gruppe von Datenfeldern mit Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Fehlt die Gruppe oder eines ihrer drei Felder, wird die Rechnung abgewiesen. Alle vier Regeln sind als Fehler eingestuft, nicht als Warnung.
| Regel | Was fehlt | Feld |
|---|---|---|
| BR-DE-2 | Die ganze Gruppe Verkäuferkontakt | BG-6 |
| BR-DE-5 | Name oder Stelle des Ansprechpartners | BT-41 |
| BR-DE-6 | Telefonnummer | BT-42 |
| BR-DE-7 | E-Mail-Adresse | BT-43 |
Warum die XRechnung das verlangt
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes schreibt für elektronische Rechnungen an Bundesbehörden eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers vor. Die XRechnung erweitert das zu einer vollständigen Kontaktgruppe, damit die bearbeitende Stelle Rückfragen ohne Umweg klären kann.
In der europäischen Norm EN 16931 ist diese Gruppe dagegen optional. Eine Software, die nur die Norm umsetzt, lässt sie deshalb gern weg, und die Datei ist normkonform und trotzdem keine gültige XRechnung. Es ist dieselbe Lücke, aus der auch die häufigste Ablehnung überhaupt entsteht: BR-DE-15, die fehlende Käuferreferenz.
Warum die Angaben trotzdem fehlen
- Sie stehen nur im Briefkopf oder in der Fußzeile. Für einen Menschen sichtbar, in den Daten nicht vorhanden.
- Die Software hat kein eigenes Feld dafür oder füllt nur die Anschrift des Unternehmens.
- Das Telefonfeld bleibt bewusst leer, weil niemand Anrufe zu Rechnungen möchte.
- Ein Platzhalter wie „-“ oder „keine Angabe“ steht im Feld.
Die beiden Warnungen dahinter
Zwei weitere Regeln prüfen den Inhalt der Felder, sind aber nur als Warnung eingestuft:
- BR-DE-27: Die Telefonnummer soll mindestens drei Ziffern enthalten.
- BR-DE-28: Die E-Mail-Adresse soll genau ein @-Zeichen enthalten, nicht direkt neben einem Leerzeichen oder Punkt, mit mindestens zwei Zeichen auf jeder Seite.
Sie fangen vor allem Platzhalter ab. Für sich allein lassen sie die Prüfung nicht scheitern, doch ein strenger Empfänger darf trotzdem ablehnen, und ein Platzhalter verfehlt ohnehin den Zweck des Feldes.
Was als Ansprechpartner genügt
- Eine Abteilung statt einer Person. BT-41 bezeichnet eine Kontaktstelle; „Buchhaltung“ oder „Rechnungswesen“ genügt.
- Die zentrale Telefonnummer. Eine Durchwahl ist nicht nötig.
- Ein gemeinsames Postfach wie eine eigene Adresse für Rechnungsfragen. Das ist sogar besser als die Adresse einer Person, die irgendwann das Unternehmen verlässt.
Die Korrektur
Für die abgewiesene Rechnung: Öffnen Sie die Datei im XRechnung-Editor, tragen Sie den Kontakt ein, prüfen Sie das Ergebnis im XRechnung-Validator und reichen Sie die Rechnung erneut ein. Eine Stornorechnung brauchen Sie dafür nicht, denn eine abgewiesene Rechnung wurde nie angenommen.
Für alle künftigen: Hinterlegen Sie den Kontakt einmal in den Stammdaten Ihrer Software und sehen Sie an einem Testbeleg im XRechnung-Viewer nach, ob er in der Kontaktgruppe ankommt. Wer neue XRechnungen direkt im Browser erstellt, wird nach den drei Angaben gefragt.
Weiterlesen
Welche Meldungen eine XRechnung sonst noch zu Fall bringen und welche nur warnen, steht in XRechnung abgelehnt. Wo die Leitweg-ID hingehört, erklärt Leitweg-ID: Aufbau und Eintrag, und was hinter der Warnung zur Spezifikationskennung steckt, BR-DE-21.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 10. September 2026. Grundlage sind die Prüfregeln der KoSIT zur XRechnung 3.0 mit ihrer Einstufung als Fehler oder Warnung, die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) und die Norm EN 16931.
Häufige Fragen
Muss der Ansprechpartner eine Person sein?
Nein. BT-41 bezeichnet eine Kontaktstelle. Eine Abteilung wie „Buchhaltung“ genügt, und sie ist oft die bessere Wahl als eine Person, die das Unternehmen irgendwann verlässt.
Reicht die Telefonnummer im Briefkopf?
Nein. Die Prüfung liest nur die Datenfelder. Was im sichtbaren Teil der Rechnung steht, existiert für sie nicht.
Was prüfen BR-DE-27 und BR-DE-28?
Mindestanforderungen an das Format: mindestens drei Ziffern in der Telefonnummer und genau ein @-Zeichen in der E-Mail-Adresse, mit mindestens zwei Zeichen auf jeder Seite. Beides sind Warnungen, die vor allem Platzhalter wie „-“ abfangen.
Gelten die Regeln auch für ZUGFeRD?
Nur im Profil XRECHNUNG. Für eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 an ein Unternehmen ist der Verkäuferkontakt freiwillig, aber sinnvoll.