Ab Ihrem Stichtag müssen Sie E-Rechnungen nur für inländische Umsätze an andere Unternehmen ausstellen, und auch dort nicht für jede Rechnung. Sechs Fälle sind dauerhaft ausgenommen. Eine Einschränkung vorweg, weil sie am häufigsten übersehen wird: Alle Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen können muss jedes Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme.
Die sechs Ausnahmen
| Ausnahme | Wo die Grenze liegt |
|---|---|
| Rechnungen über Kleinbeträge | Gesamtbetrag bis einschließlich 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) |
| Fahrausweise | Tickets, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV) |
| Kleinunternehmer | Unternehmen, die die Regelung nach § 19 UStG anwenden (§ 34a UStDV) |
| Steuerfreie Umsätze | Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind |
| Privatkunden | Rechnungen an Verbraucher |
| Grenzüberschreitende Umsätze | Leistender oder Empfänger ist nicht im Inland ansässig |
Rechnungen bis 250 Euro
Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Eine Rechnung über 250,00 Euro fällt noch unter die Ausnahme, eine über 250,01 Euro nicht mehr.
Solche Rechnungen dürfen auf Papier gehen, ohne dass es einer Zustimmung bedarf. Als PDF per E-Mail brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers, die aber formfrei ist und auch stillschweigend erteilt werden kann. Warum der Weg per E-Mail überhaupt so frei ist, erklärt E-Rechnung per E-Mail versenden. Für Kleinbetragsrechnungen gelten außerdem ohnehin weniger Pflichtangaben als für gewöhnliche Rechnungen.
Fahrausweise
Fahrkarten, die die Angaben einer Rechnung tragen, sind dauerhaft ausgenommen. Für die Reisekostenabrechnung ändert sich dadurch nichts.
Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, muss nie E-Rechnungen ausstellen. Die Befreiung nach § 34a UStDV ist nicht befristet; sie endet nicht 2028, wie noch viele Übersichten behaupten.
Freiwillig dürfen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem schicken, und viele tun es, weil größere Auftraggeber sie erwarten. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus, braucht in den Daten aber eine Steuerkategorie mit Befreiungsgrund. Wie das aussieht, steht in Rechnungen aus Word oder Excel.
Steuerfreie Umsätze und die Falle der Option
Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, bleiben dauerhaft ausgenommen. Dazu gehören unter anderem Kredit- und andere Finanzumsätze (Nr. 8), Versicherungsleistungen (Nr. 10), die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (Nr. 12), Heilbehandlungen (Nr. 14) und Schul- und Bildungsleistungen (Nr. 21).
Die Falle liegt bei der Option. Wer auf eine Steuerbefreiung verzichtet und zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG), macht den Umsatz steuerpflichtig, und damit gilt die E-Rechnungspflicht. Das betrifft vor allem die Vermietung von Gewerbeflächen an Unternehmen: Wer dort optiert hat, rechnet ab seinem Stichtag per E-Rechnung ab, auch wenn die Vermietung im Allgemeinen als ausgenommen gilt.
Privatkunden und Auslandsgeschäfte
Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen. Ebenso wenig Umsätze, bei denen der Leistende oder der Empfänger nicht in Deutschland ansässig ist. Umgekehrt heißt das auch: Ausländische Lieferanten dürfen Ihnen weiterhin PDF-Rechnungen schicken.
Was keine Ausnahme ist
- Ein kleiner Betrieb über der Kleinunternehmergrenze. Für ihn gilt nur ein späterer Stichtag, nicht keiner: die 800.000-Euro-Grenze.
- Dauerrechnungen. Vor dem Stichtag ausgestellte bleiben zwar gültig, aber nur bis sich ihre Angaben ändern: Alte PDF-Rechnungen.
- Eine Rechnung knapp über 250 Euro. Die Grenze ist hart.
- Der Empfang. Für niemanden.
Freiwillig trotzdem umstellen?
In jedem der sechs Fälle dürfen Sie freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Das lohnt sich vor allem, wenn Ihre Kunden ohnehin strukturierte Rechnungen verarbeiten und eine Papierrechnung dort zur manuellen Ausnahme wird. Eine ZUGFeRD-Rechnung im Browser zu erstellen, kostet keine neue Software. Und für den Empfang, der Sie in jedem Fall betrifft, genügt es, eine eingegangene Datei im XRechnung-Viewer lesbar anzeigen und prüfen zu können.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 10. September 2026. Grundlage sind §§ 4, 9, 14, 19 und 27 Absatz 38 UStG, §§ 33, 34 und 34a UStDV sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Gilt die Ausnahme auch für eine Rechnung über genau 250 Euro?
Ja. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer: bis einschließlich 250,00 Euro gilt die Ausnahme, ab 250,01 Euro nicht mehr.
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Die Befreiung nach § 34a UStDV ist nicht befristet. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, und das schon seit dem 1. Januar 2025.
Ich vermiete an ein Unternehmen. Brauche ich E-Rechnungen?
Nur, wenn die Vermietung steuerpflichtig ist, etwa weil Sie nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert haben. Die steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG ist ausgenommen.
Darf ich eine ausgenommene Rechnung als PDF per E-Mail schicken?
Ja, mit Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erteilt werden kann. Papier ist immer zulässig.
Gilt irgendeine Ausnahme auch für den Empfang?
Nein. Jedes im Inland ansässige Unternehmen muss E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.