Eine eingehende E-Rechnung verlangt keinen anderen Prozess als jede Rechnung zuvor: annehmen, prüfen, freigeben, buchen, aufbewahren. Neu ist nur, dass das maßgebliche Dokument jetzt ein Datensatz ist, und das ändert an zwei Stationen die Handgriffe. Große Häuser bilden diesen Ablauf im ERP ab. Kleine Betriebe brauchen dafür kein System, sondern fünf feste Stationen, ein paar Ordner und klare Zuständigkeiten. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf einmal im Ganzen; für die Details der einzelnen Stationen gibt es eigene Beiträge, die jeweils verlinkt sind.
Station 1: Empfangen, an einer Stelle
Der Prozess beginnt mit einem festen Eingang: ein Postfach wie [email protected], in das alle Lieferanten liefern, statt verstreuter Anhänge in persönlichen Postfächern. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Wie das kleinste taugliche Setup aussieht, von der Postfach-Einrichtung bis zur Ablage, steht in der Empfangs-Checkliste. Die Werkzeuge für die Stationen danach, vom Lesen über das Prüfen bis zur Ablage, bündelt die Seite E-Rechnung empfangen.
Die Regel dieser Station: Ein Eingang, keine Kopien in Seitenkanälen. Was per Post oder in ein persönliches Postfach kommt, wird an den einen Eingang weitergeleitet.
Station 2: Lesen und prüfen, bevor irgendetwas passiert
Bei einer XML-Datei scheitert der Doppelklick, und das ist kein Defekt, sondern Absicht. Lesbar wird die Rechnung im XRechnung-Viewer, der auch ZUGFeRD-PDFs anzeigt; dort stehen Absender, Positionen und Zahlungsdaten wie gewohnt.
Zur Prüfung gehört mehr als Lesen: die formale Prüfung gegen die offiziellen Regeln, der inhaltliche Abgleich mit Bestellung oder Vertrag und der kaufmännische Blick auf Beträge und Bankverbindung. Die Reihenfolge dieser drei Prüfungen und was bei einer fehlerhaften Datei zu tun ist, beschreibt Eingangsrechnungen prüfen, bevor Sie bezahlen. Für den Prozess genügt der Merksatz: Geprüft wird am Eingang, nicht erst beim Buchen, denn je später ein Fehler auffällt, desto mehr Stationen hat er verschmutzt.
Station 3: Freigeben, ohne die Datei anzufassen
Die Freigabe ist die Station, an der sich der Papierprozess am stärksten ändert. Früher wanderte die Rechnung mit Stempel und Kürzel über den Schreibtisch; der Vermerk stand auf dem Beleg. Bei einer E-Rechnung verbietet sich genau das: Das Original darf nicht verändert werden, kein Stempel, keine Notiz, kein Überspeichern. Der Freigabevermerk lebt deshalb neben der Datei, nicht in ihr.
Ohne Workflow-System funktioniert das mit drei Festlegungen:
- Wer gibt frei? Eine Person je Rechnung, bei Beträgen über einer selbst gesetzten Grenze eine zweite dazu. Die Grenze steht schriftlich fest, nicht im Kopf.
- Woran sieht die Freigabe, was sie freigibt? Am lesbaren Bild der Rechnung: bei ZUGFeRD am PDF selbst, bei einer XRechnung an der Darstellung im Viewer oder einer erzeugten PDF-Lesekopie. Die Kopie ist eine Lesehilfe für den Freigabeweg; das Original bleibt unangetastet liegen.
- Wo steht die Entscheidung? In einem einfachen, dauerhaften Vermerk: eine kurze Antwort-Mail „freigegeben" im Rechnungspostfach, eine Zeile in einer Freigabeliste, ein Ordnerwechsel von 02 Zur Freigabe nach 03 Freigegeben. Entscheidend ist, dass sich später rekonstruieren lässt, wer wann freigegeben hat.
Mehr braucht eine Freigabe nicht, um ordentlich zu sein. Ein Workflow-System macht denselben Vorgang bequemer, nicht richtiger.
Station 4: Buchen oder übergeben
Nach der Freigabe geht die Rechnung dorthin, wo gebucht wird: in die eigene Buchhaltungssoftware oder an die Kanzlei. Für die Übergabe zählt eine Sache: Es wandert die Originaldatei, nicht ein Ausdruck und nicht nur die Lesekopie, denn Buchhaltungssysteme lesen die strukturierten Daten und übernehmen Beträge daraus. Ein konsistentes Namensschema wie 2026-10-03_lieferant_re-nr.pdf erspart auf beiden Seiten Rückfragen.
Arbeiten Sie mit einer Kanzlei, lohnt der Blick auf deren Sicht desselben Prozesses: das Prüf-Gate für Mandantenbelege beschreibt, wie Kanzleien Eingänge vor der Buchführung prüfen, und was ein Betrieb liefern sollte, damit dort nichts hängen bleibt.
Station 5: Archivieren, das Original und nur das Original
Am Ende jeder Rechnung steht die Aufbewahrung: die empfangene Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar, acht Jahre lang. Die PDF-Lesekopie aus der Freigabe ist dafür kein Ersatz. Am einfachsten übernimmt das GoBD-Archiv diese Station: Jede Datei ist bis zum Ende des achten Jahres nach dem Rechnungsjahr gegen Veränderung gesperrt, eine zweite Kopie liegt in einem weiteren deutschen Rechenzentrum, und das Archiv liegt im selben Konto wie Viewer und Validator. Was die GoBD an die Ablage stellt, welche Wege es gibt und wie eine Verfahrensdokumentation dazu aussieht, steht in E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Der Ablauf auf einen Blick
| Station | Handgriff | Regel |
|---|---|---|
| Empfangen | Ein festes Postfach | Ein Eingang, keine Seitenkanäle |
| Prüfen | Lesen im Viewer, drei Prüfungen | Am Eingang prüfen, nicht beim Buchen |
| Freigeben | Lesekopie ansehen, Vermerk neben der Datei | Das Original wird nie verändert |
| Buchen | Originaldatei übergeben | Datei wandert, nicht der Ausdruck |
| Archivieren | Original acht Jahre unverändert | Die Lesekopie ist kein Ersatz |
Mit diesen fünf Stationen ist „zugferd verarbeiten" kein Software-Projekt, sondern eine Seite Verfahrensbeschreibung, die jeder im Betrieb versteht.
Was Sie jetzt tun sollten
- Richten Sie den einen Eingang ein und teilen Sie ihn den Lieferanten mit.
- Schreiben Sie die drei Freigabe-Festlegungen auf: wer, woran, wohin mit dem Vermerk.
- Legen Sie die Ordnerkette an, etwa 01 Eingang, 02 Zur Freigabe, 03 Freigegeben, 04 Übergeben, plus das GoBD-Archiv als Endstation.
- Spielen Sie den Ablauf mit einer echten Rechnung durch, von der Mail bis ins Archiv, bevor der Monatswechsel ihn erzwingt.
Rechtsstand: Oktober 2026, zuletzt geprüft am 29. September 2026. Grundlage sind § 14 und § 14b UStG, das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und die GoBD. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Brauche ich für den E-Rechnungs-Eingang eine Software oder ein ERP?
Nein. Empfangen, Lesen, Prüfen und Freigeben funktionieren mit Postfach, Browser-Werkzeugen und einer festen Ordnerstruktur; das Archivieren übernimmt das GoBD-Archiv im selben Konto. Ein ERP oder Workflow-System macht den Ablauf bei hohem Volumen bequemer, ist aber keine Voraussetzung für einen ordentlichen Prozess.
Wie dokumentiere ich eine Freigabe ohne Workflow-System?
Mit einem dauerhaften Vermerk neben der Datei: einer kurzen Mail im Rechnungspostfach, einer Zeile in einer Freigabeliste oder einem definierten Ordnerwechsel. Wichtig ist nur, dass später nachvollziehbar bleibt, wer wann freigegeben hat.
Dürfen wir den Freigabestempel in die Rechnungsdatei setzen?
Nein. Das aufzubewahrende Original muss unverändert bleiben, und schon ein Stempel oder das Überspeichern kann die Datei entwerten. Der Vermerk gehört neben die Datei; wer einen sichtbaren Stempel braucht, setzt ihn auf eine Lesekopie, die als Kopie gekennzeichnet bleibt.
Was übergeben wir der Buchhaltung oder dem Steuerberater?
Die empfangene Originaldatei, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF, mit einem konsistenten Dateinamen. Ausdrucke und Lesekopien helfen der Buchhaltungssoftware nicht, denn gebucht wird aus den strukturierten Daten.
Wie lange müssen wir eingegangene E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar die empfangene Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar. Eine PDF-Kopie oder ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Im GoBD-Archiv bleibt die Datei bis zum Ende dieser Frist gegen Veränderung gesperrt.