Ist diese E-Rechnung gültig? Eingangsrechnungen prüfen, bevor Sie bezahlen

Empfangen können muss E-Rechnungen seit Anfang 2025 jedes Unternehmen. Inzwischen kommen sie wirklich an, und damit wandert eine neue Frage auf Ihre Seite des Postfachs: Ist diese Datei in Ordnung? Anders als bei einer Papierrechnung lässt sich das nicht mehr durch Anschauen beantworten, denn das, was Sie sehen, ist nicht das, was gilt.

Warum Anschauen nicht mehr reicht

Bei einer Hybridrechnung wie ZUGFeRD steckt die eigentliche Rechnung als XML in der PDF-Datei, und seit dem 1. Januar 2025 ist dieser strukturierte Teil der maßgebliche. Steht im Bild ein anderer Betrag als in den Daten, gilt der Betrag aus den Daten. Ihre Buchhaltungssoftware liest ohnehin nur das XML, und genau deshalb kann eine Rechnung, die auf dem Bildschirm tadellos aussieht, falsch verbucht werden.

Bei einer XRechnung gibt es gar kein Bild. Was drinsteht, zeigt erst ein XRechnung-Viewer, der die Daten wie eine gewohnte Rechnung darstellt.

Daraus folgt die Prüfreihenfolge dieses Artikels: erst die Form, dann der Inhalt, dann das Kaufmännische.

Prüfung 1: Ist es formal eine ordentliche E-Rechnung?

Drei Fragen, alle in unter einer Minute zu beantworten:

• Ist überhaupt eine strukturierte Rechnung da? Ein einfaches PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Wie DATEV und ähnliche Systeme darauf reagieren, steht in ZUGFeRD wird in DATEV nicht erkannt.
• Trägt die Datei ein ausreichendes Profil? ZUGFeRD-Dateien im Profil MINIMUM oder BASIC WL sind Buchungshilfen, keine Rechnungen. Woran Sie das erkennen und was dann zu tun ist, klärt die Meldung zur Buchungshilfe.
• Hält die Datei die Prüfregeln ein? Eine Prüfung im ZUGFeRD-Validator gegen die offiziellen Regelwerke zeigt in Sekunden, ob die Rechnung technisch in Ordnung ist, und nennt jede Verletzung im Klartext.

Prüfung 2: Stimmt der Inhalt?

Die technische Gültigkeit sagt nichts darüber, ob die Rechnung die Pflichtangaben des § 14 UStG trägt und ob die Daten zum sichtbaren Teil passen. Sehen Sie auf fünf Dinge:

• Die Pflichtangaben: vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
• Der Abgleich von Bild und Daten bei Hybridrechnungen: Endbetrag, IBAN und Rechnungsnummer einmal gegenlesen. Weichen sie ab, gilt der Datenteil, und die Datei gehört reklamiert.
• Die Bankverbindung: Bezahlt wird auf das Konto aus den Daten. Eine geänderte IBAN gegenüber der letzten Rechnung desselben Lieferanten ist ein Grund anzurufen, nicht zu überweisen.
• Die Steuerseite: Steht in der Rechnung die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, schulden Sie selbst die Umsatzsteuer. Was dahintersteckt, erklärt Reverse Charge in der E-Rechnung.
• Die USt-IdNr. des Lieferanten bei neuen oder ausländischen Geschäftspartnern: Eine Live-Abfrage (USt-IdNr. prüfen) dauert Sekunden und erspart Diskussionen mit dem Finanzamt.

Prüfung 3: Das Kaufmännische

Ob bestellt wurde, geliefert wurde und die Preise stimmen, kann keine Formatprüfung beantworten. Diese Freigabe bleibt, wie sie war. Neu ist nur, dass sie sich auf die Daten stützen sollte, nicht auf das Bild.

Welches Format Ihnen ein Lieferant überhaupt schicken darf

Noch bis Ende 2026 läuft die Übergangszeit: Papier und einfaches PDF sind zulässig, solange Sie als Empfänger mitmachen, und dafür genügt es, dem Format nicht zu widersprechen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen stellen, ab 2028 fast alle; die Einzelheiten stehen in der 800.000-Euro-Grenze. Daneben gibt es echte Ausnahmen, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern; welche das sind, klärt der Überblick über die Ausnahmen.

Schickt ein Lieferant nach seinem Stichtag weiter PDF, ist das nicht nur sein Problem, sondern vor allem Ihres: Ohne geschuldete E-Rechnung wackelt Ihr Vorsteuerabzug, bis berichtigt wird. Die Einzelheiten stehen in PDF statt E-Rechnung.

Was Sie mit einer fehlerhaften Datei tun

1. Nicht stillschweigend buchen. Eine formal unbrauchbare oder widersprüchliche Datei wird nicht besser, wenn sie im System liegt.
2. Beim Aussteller eine korrigierte Rechnung anfordern. Was er dabei tun muss und wann ein Storno nötig ist, steht in E-Rechnung stornieren und korrigieren.
3. Das Original behalten. Aufzubewahren ist die empfangene Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar, acht Jahre lang. Das gilt auch für die fehlerhafte Fassung, wenn Sie sie einmal erhalten haben. Im GoBD-Archiv liegen beide Fassungen gesperrt gegen Veränderung, mit einer zweiten Kopie in einem weiteren deutschen Rechenzentrum.
4. Nach den Daten zahlen, nicht nach dem Bild. Und im Zweifel erst nach der Korrektur.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Legen Sie einen festen Eingangsweg fest, am besten ein eigenes Postfach für Rechnungen, damit nichts in persönlichen Postfächern versandet.
2. Prüfen Sie die erste Rechnung jedes neuen Lieferanten nach dem Muster oben, danach genügen Stichproben.
3. Machen Sie den Daten-Blick zur Gewohnheit: gebucht und gezahlt wird, was im strukturierten Teil steht. Welches Werkzeug für welche Datei passt, zeigt die Übersicht E-Rechnung empfangen.
4. Legen Sie die Originale ins GoBD-Archiv, dann bleiben sie acht Jahre unverändert.

Weiterlesen

Ihr Bestandsarchiv müssen Sie übrigens nicht umrüsten: Warum alte PDF-Rechnungen bleiben dürfen, wie sie sind, steht in Alte PDF-Rechnungen. Und wie der Versand auf der anderen Seite funktioniert, ganz ohne Portal, erklärt E-Rechnung per E-Mail versenden.

Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 24. September 2026. Grundlage sind § 14, § 14b und § 15 UStG, § 27 Absatz 38 UStG, das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024, die GoBD und die Norm EN 16931. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich jede Eingangsrechnung technisch prüfen?

Nein. Sinnvoll ist die Prüfung bei neuen Lieferanten, bei hohen Beträgen und immer dann, wenn Ihre Buchhaltungssoftware eine Datei bemängelt. Läuft ein Lieferant einmal sauber durch, genügen Stichproben.

Das PDF-Bild und die Daten weichen voneinander ab. Was gilt?

Der strukturierte Teil. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei einer Hybridrechnung wie ZUGFeRD das XML maßgeblich. Gebucht und bezahlt wird nach den Daten, und eine widersprüchliche Datei sollten Sie beim Aussteller reklamieren.

Ein Lieferant schickt weiter PDF, obwohl er zur E-Rechnung verpflichtet ist. Was bedeutet das für mich?

Nach derzeitiger Verwaltungsauffassung berechtigt eine sonstige Rechnung dort, wo eine E-Rechnung geschuldet ist, dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie berichtigt wurde. Fordern Sie eine E-Rechnung an, bevor Sie buchen.

Darf ich eine fehlerhafte E-Rechnung trotzdem bezahlen?

Zahlen dürfen Sie immer, klug ist es selten. Solange die Rechnung nicht ordnungsgemäß ist, wackelt der Vorsteuerabzug, und nach der Zahlung sinkt erfahrungsgemäß die Bereitschaft des Ausstellers, noch eine korrigierte Datei zu liefern.

Reicht es, das PDF-Bild zu archivieren?

Nein. Aufzubewahren ist die empfangene Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar, acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder ein separat gespeichertes Bild ersetzt das Original nicht. Das GoBD-Archiv bewahrt genau diese Originaldatei auf, gesperrt bis zum Ende der Frist.