Für die meisten Freelancer lautet der Stichtag 1. Januar 2028: regelbesteuert, unter 800.000 Euro Umsatz, also in der zweiten Welle. Bis dahin ist die E-Rechnung Kür, und genau deshalb lohnt die nüchterne Abwägung statt des Reflexes „später". Denn anders als bei vielen Pflichten ist der Nutzen hier nicht theoretisch: Er heißt schnellere Zahlung, weniger Rückfragen und ein Wechsel zum selbstgewählten Zeitpunkt statt in der Silvesterwoche 2027.
Was für den frühen Umstieg spricht
- Ihre Rechnung läuft beim Kunden automatisch durch. Größere Auftraggeber verbuchen strukturierte Rechnungen maschinell; die PDF-Rechnung wandert in die Abtipp-Warteschlange. Wer als Datei fakturiert, überspringt die Schlange, und das merkt man am Zahlungsdatum.
- Die Anfragen kommen ohnehin. Konzern-Einkäufe und Agentur-Buchhaltungen bitten zunehmend um E-Rechnungen, unabhängig von Ihrer Pflichtlage. Jede Bitte einzeln zu diskutieren kostet mehr als die Umstellung.
- Der Wechsel ist klein, wenn er freiwillig ist. Ein Nachmittag für Vorlage, Testdatei und Ablage, ohne Termindruck. Derselbe Wechsel unter Pflicht, parallel zum Jahresabschluss 2027, ist derselbe Aufwand mit schlechterer Laune.
- Empfangen müssen Sie sowieso schon. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für Solo-Selbstständige; wer den Eingang ohnehin einrichtet, nimmt den Ausgang sinnvoll gleich mit.
Was fürs Warten spricht
- Reine Privatkunden. Wer ausschließlich an Verbraucher fakturiert, braucht dauerhaft keine E-Rechnung; der Fall ist mit einem Satz erledigt.
- Kleinunternehmer-Status. § 19-Freelancer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit; für sie gilt die eigene Abwägung.
- Ein einziger Stammkunde, der PDFs will. Wo der komplette Umsatz an einem Empfänger hängt, der ausdrücklich beim Alten bleibt, erzeugt der frühe Wechsel niemandem Nutzen. (Ab Ihrem Stichtag entscheidet dann nicht mehr der Kunde.)
Der Umstieg an einem Nachmittag
- Bestandsaufnahme (10 Minuten): Welche Kunden sind Unternehmen? Nur die betrifft das Thema; B2C bleibt, wie es ist.
- Erste Datei erstellen (20 Minuten): Ihre übliche Rechnung im Formular als ZUGFeRD-Rechnung erstellen; die Pflichtfelder werden abgefragt. Wer an der Word-Vorlage hängt: auch die lässt sich weiterverwenden.
- Prüfen (2 Minuten): den ZUGFeRD-Validator laufen lassen, damit die erste echte Rechnung sitzt.
- Versand wie immer: per E-Mail, ein Portal existiert im B2B nicht. Original ins GoBD-Archiv, gesperrt gegen Veränderung und im selben Konto wie das Formular: acht Jahre Ruhe.
- Halb umsteigen ist erlaubt: E-Rechnung an die zwei Großen, PDF an den Rest, und mit jeder Kundenbitte wandert einer rüber.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind § 14, § 19 und § 27 Absatz 38 UStG sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wann genau muss ich als Freelancer umstellen?
Regelbesteuert und unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz: ab dem 1. Januar 2028 für inländische B2B-Rechnungen. Kleinunternehmer nie, reine B2C-Fakturierer ebenfalls nie.
Zahlen Kunden mit E-Rechnung wirklich schneller?
Strukturierte Rechnungen erzeugen beim Empfänger automatisch einen Zahlungsvorschlag, statt in der manuellen Erfassung zu warten. Wo die Buchhaltung so arbeitet, und das tun immer mehr, verkürzt das die Durchlaufzeit spürbar.
Brauche ich dafür ein Rechnungsprogramm?
Nein. Formular ausfüllen, Datei herunterladen, per E-Mail versenden reicht vollständig. Wer viele oder wiederkehrende Rechnungen schreibt, spart mit Premium zusätzlich Zeit (Entwürfe, Verlauf, Stapelverarbeitung); ein eigenes Rechnungsprogramm braucht es für die Pflicht nicht.
Kann ich für manche Kunden umstellen und für andere nicht?
Ja, das Format darf je Empfänger verschieden sein. Der übliche Weg ist genau dieser: zuerst die Kunden, die danach fragen, der Rest bis zum Stichtag.
Was passiert, wenn ich einfach bis 2028 warte?
Nichts Verbotenes, bis dahin sind Papier und PDF mit Duldung des Empfängers zulässig. Sie verschenken nur die Vorteile und verlegen den Wechsel auf den Zeitpunkt mit dem meisten Trubel.