Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, dauerhaft befreit: nicht bis 2028, sondern für immer, solange der Status besteht. Damit könnte der Beitrag enden, wenn die Praxis nicht zwei Wendungen bereithielte. Erstens fragen zunehmend Kunden nach E-Rechnungen, obwohl sie keinen Anspruch darauf haben. Zweitens hat die Befreiung zwei präzise Grenzen: Aufträge der öffentlichen Hand und den Tag, an dem der Kleinunternehmer-Status endet.
Warum Kunden trotzdem fragen
Größere Unternehmen bauen ihren Rechnungseingang gerade auf einen einzigen Weg um: strukturierte Dateien, automatisch verbucht. Jede Papier- oder PDF-Rechnung ist dort bald der Sonderfall, der manuell erfasst wird, liegen bleibt und Rückfragen erzeugt. Die Bitte an Sie ist also selten Schikane, sondern Prozessdenken, und sie hat für Sie eine angenehme Seite: Wer als E-Rechnung fakturiert, wird wie die Großen verarbeitet, mit automatischem Zahlungsvorschlag statt Abtipp-Warteschlange. Schneller bezahlt wird, wessen Rechnung ohne Handarbeit durchläuft.
Ablehnen dürfen Sie die Bitte trotzdem; eine Pflicht entsteht durch Kundenwunsch nicht. Nur lohnt die Verweigerung selten, denn der Aufwand des Umstiegs ist kleiner als sein Ruf.
Der freiwillige Umstieg, nüchtern betrachtet
- Software brauchen Sie nicht. Die Rechnung entsteht als ZUGFeRD-Datei im Formular (ZUGFeRD-Rechnung erstellen), sieht aus wie gewohnt und geht per E-Mail raus. Beim ersten Mal eine Viertelstunde, danach Minuten.
- Die Kleinunternehmer-Angaben bleiben. Der Hinweis auf § 19, keine ausgewiesene Umsatzsteuer: Was auf Ihre Papierrechnung gehörte, gehört in die Datei. Steuernummer oder USt-IdNr. gehören ohnehin hinein.
- Einmal prüfen schafft Ruhe. Eine Prüfung der ersten Datei im ZUGFeRD-Validator zeigt, dass alles ankommt, bevor der Kunde es prüft.
- Halb umsteigen ist erlaubt. Niemand zwingt zur Einheitlichkeit: E-Rechnung für den einen Großkunden, PDF für alle anderen ist zulässig und ein üblicher Anfang.
Grenze 1: die öffentliche Hand
Die § 19-Befreiung ist Umsatzsteuerrecht; die Pflicht, Behörden per XRechnung zu fakturieren, kommt aus dem Vergaberecht und kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Wer für Stadt, Landkreis oder Land arbeitet, stellt die XRechnung mit Leitweg-ID wie jeder andere Betrieb; die Anleitung dafür gilt unverändert.
Grenze 2: der Ausstieg aus § 19
Der Status endet, wenn die Umsatzgrenzen gerissen werden oder Sie zur Regelbesteuerung optieren. Ab dann sind Sie gewöhnlicher Unternehmer, und die E-Rechnungspflicht gilt nach dem allgemeinen Plan, praktisch also ab dem Statuswechsel, denn der Stichtag für Bestandsunternehmen unterhalb von 800.000 Euro ist der 1. Januar 2028, die Fristen im Überblick. Wer wachstumsnah plant, hat einen guten Grund, den freiwilligen Umstieg vorzuziehen: Der Wechsel trifft dann einen eingespielten Ablauf statt einer Silvesternacht.
Und unabhängig von allem gilt seit 2025 die Empfangsseite, deren Einrichtung eine Checkliste ist.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind § 19 und § 27 Absatz 38 UStG, § 34a UStDV, die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sowie die B2G-Regelungen von Bund und Ländern. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer jemals E-Rechnungen ausstellen?
Im B2B nicht, die Befreiung ist dauerhaft. Ausnahmen sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, wo das Vergaberecht gilt, und der Fall, dass Sie den Kleinunternehmer-Status verlieren.
Darf mein Kunde die E-Rechnung von mir verlangen?
Verlangen im Rechtssinn nicht; Ihre PDF- oder Papierrechnung bleibt zulässig. Praktisch entscheidet die Geschäftsbeziehung, und die E-Rechnung ist meist der kleinere Aufwand als die Diskussion.
Verliere ich durch freiwillige E-Rechnungen meinen § 19-Status?
Nein. Der Status hängt an den Umsatzgrenzen und Ihrer Option, nicht am Rechnungsformat. Die Datei ändert an der Nichterhebung der Umsatzsteuer nichts.
Was gehört in die E-Rechnung eines Kleinunternehmers?
Dasselbe wie auf die bisherige Rechnung: vollständige Angaben, Steuernummer oder USt-IdNr., der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, keine ausgewiesene Umsatzsteuer. Das Formular fragt die Felder ab.
Ich rutsche nächstes Jahr über die Umsatzgrenze. Wann muss ich umstellen?
Mit dem Ende des Status gelten die normalen Regeln; für Bestandsbetriebe unter 800.000 Euro Umsatz heißt das ab dem 1. Januar 2028, bei höherem Umsatz früher. Wer den Übergang kommen sieht, steigt am besten vorher in Ruhe um.