BR-DE-16 meldet, dass die Rechnung keine steuerliche Identifikation des Verkäufers enthält: weder eine USt-IdNr. (BT-31) noch eine Steuernummer (BT-32), noch einen Steuervertreter (BG-11). Die Regel ist als Fehler eingestuft, die Datei wird abgewiesen. Eine der beiden Nummern genügt, und fast jeder Betrieb hat mindestens eine. Das Problem ist praktisch nie die fehlende Nummer, sondern dass sie an einer Stelle steht, die keine Maschine liest, oder im falschen Feld.
Was die Regel genau verlangt
Sobald die Rechnung normale Steuercodes verwendet, und das tut praktisch jede (der Regelfall ist die Kategorie S für den normalen Steuersatz), muss mindestens eines dieser drei Elemente gefüllt sein:
| Feld | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| BT-31 | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, mit Länderpräfix | DE123456789 |
| BT-32 | Steuernummer, wie vom Finanzamt vergeben | 12/345/67890 |
| BG-11 | Ein Steuervertreter, mit eigener Gruppe | Nur in Sonderfällen |
Das deckt sich mit § 14 UStG: Auch dort ist die Steuernummer oder die USt-IdNr. Pflichtangabe jeder Rechnung, eine von beiden. Die XRechnung macht daraus prüfbare Datenfelder.
Warum die Meldung trotzdem kommt
- Die Nummer steht nur im Briefkopf oder in der Fußzeile. Für einen Menschen sichtbar, in den Datenfeldern nicht vorhanden. Dasselbe Muster wie beim Verkäuferkontakt und den Zahlungsangaben.
- Die Felder sind vertauscht. Die USt-IdNr. gehört nach BT-31, die Steuernummer nach BT-32. Eine USt-IdNr. im Steuernummernfeld oder umgekehrt erfüllt die Regel nicht zuverlässig, denn die beiden Felder tragen unterschiedliche Kennzeichnungen in den Daten.
- Das Präfix fehlt. In BT-31 gehört die USt-IdNr. mit Länderkennzeichen: DE123456789, nicht 123456789.
- Die Software kennt nur ein Feld und lässt das andere leer, obwohl die Stammdaten beides hergäben. Solange eines korrekt gefüllt ist, ist das in Ordnung.
Welche Nummer Sie nehmen sollten
Haben Sie beide, nehmen Sie die USt-IdNr.: Sie ist europaweit eindeutig, für Geschäftspartner live prüfbar (USt-IdNr. prüfen) und verrät, anders als die Steuernummer, nichts über Ihr Finanzamt. Haben Sie keine USt-IdNr., etwa als Kleinunternehmer, genügt die Steuernummer vollständig. Beides einzutragen ist erlaubt und schadet nicht.
Die Korrektur
Für die abgewiesene Rechnung: Öffnen Sie die Datei im XRechnung-Editor, tragen Sie die Nummer in das richtige Feld ein, prüfen Sie das Ergebnis im XRechnung-Validator und reichen Sie erneut ein. Ein Storno ist nicht nötig, eine abgewiesene Rechnung wurde nie angenommen.
Für alle künftigen: Hinterlegen Sie beide Nummern in den Stammdaten Ihrer Software, in den dafür vorgesehenen Feldern statt im Textbaustein des Briefkopfs. Wer neue XRechnungen direkt im Browser erstellt, wird nach der steuerlichen Identifikation gefragt.
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Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind die Prüfregeln der KoSIT zur XRechnung 3.0 mit ihrer Einstufung als Fehler oder Warnung, § 14 UStG und die Norm EN 16931.
Häufige Fragen
Ist BR-DE-16 ein Fehler oder eine Warnung?
Ein Fehler. Fehlt die steuerliche Identifikation des Verkäufers, wird die Rechnung abgewiesen.
Reicht eine der beiden Nummern?
Ja. USt-IdNr. oder Steuernummer, eine von beiden genügt, sowohl für die Prüfregel als auch für die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Beide einzutragen ist ebenfalls zulässig.
Welche Nummer gehört in welches Feld?
Die USt-IdNr. mit Länderpräfix in das Feld BT-31, die Steuernummer des Finanzamts in das Feld BT-32. Vertauscht erfüllen sie die Regel nicht zuverlässig, weil die Felder in den Daten unterschiedlich gekennzeichnet sind.
Ich bin Kleinunternehmer und habe keine USt-IdNr. Was trage ich ein?
Ihre Steuernummer in das Feld BT-32. Das genügt. Eine USt-IdNr. können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos beantragen, nötig ist sie für diese Regel nicht.
Gilt die Regel auch für ZUGFeRD?
Als Prüfregel nur im Profil XRECHNUNG. Die Pflichtangabe selbst gilt nach § 14 UStG aber für jede Rechnung, auch die ZUGFeRD-Rechnung an ein Unternehmen sollte eine der beiden Nummern in den Daten tragen.