Die Meldung, ein Beleg sei eine Buchungshilfe und keine vollständige Rechnung, ist die häufigste ZUGFeRD-Rückfrage aus Kanzleien, und sie ist berechtigt. Die Datei trägt ein ZUGFeRD-Profil, das gar keine vollständige Rechnung enthalten kann. Dieser Artikel nimmt sich nur diese eine Meldung vor: was die Datei steuerlich ist, wie Sie das Profil beweissicher feststellen und wie Sie den Mandanten so anleiten, dass die Meldung nicht wiederkommt. Die schnelle Einordnung aller DATEV-Fälle, auch der ganz anderen Ursachen, steht in ZUGFeRD wird in DATEV nicht erkannt.
Was die Datei ist und was nicht
ZUGFeRD kennt fünf Profile, und zwei davon sind ausdrücklich keine Rechnungen: MINIMUM enthält nur reduzierte Kopfdaten, BASIC WL keine Rechnungspositionen. Beide sind von der Spezifikation als Buchungshilfe gedacht und erfüllen weder die Pflichtangaben des § 14 UStG im Datenteil noch die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Warum bei ZUGFeRD ohnehin das Profil zählt und nicht die Versionsnummer, steht in ZUGFeRD 2.5 und 2.5.2.
Wichtig für die Einordnung: Der Mandant hat nichts Kaputtes bekommen, sondern etwas zu Kleines. Die Datei öffnet sich normal, sieht normal aus und heißt ZUGFeRD. Nur die Daten darin sind ein Auszug, keine Rechnung.
Das Profil beweissicher feststellen
Das Profil steht als Spezifikationskennung im Datenteil der Datei. Der ZUGFeRD-Validator nennt es im Klartext; wer selbst nachsehen will, findet diese Kennungen:
| Profil | Kennung im Datenteil | Gilt als E-Rechnung |
|---|---|---|
| MINIMUM | urn:factur-x.eu:1p0:minimum |
Nein, Buchungshilfe |
| BASIC WL | urn:factur-x.eu:1p0:basicwl |
Nein, Buchungshilfe |
| BASIC | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic |
Ja |
| EN 16931 (Comfort) | urn:cen.eu:en16931:2017 |
Ja |
| EXTENDED | urn:cen.eu:en16931:2017#conform#urn:factur-x.eu:1p0:extended |
Ja |
Ältere ZUGFeRD-Versionen tragen leicht abweichende Kennungen, das Ende bleibt aber gleich: minimum und basicwl sind immer Buchungshilfen. Das Profil XRECHNUNG wiederum trägt die Kennung der XRechnung selbst; was es mit dieser Kennung auf sich hat, erklärt BR-DE-21.
Die steuerliche Seite, in drei Sätzen
Solange der Aussteller noch keine E-Rechnung schuldet, ist die Datei eine sonstige Rechnung wie ein einfaches PDF: Der Bildteil trägt die Pflichtangaben, gebucht werden kann. Ab dem Stichtag des Ausstellers reicht das nicht mehr, denn dann schuldet er ein zulässiges Format, und MINIMUM und BASIC WL gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht dazu. Der Vorsteuerabzug des Mandanten hängt ab diesem Punkt an der berichtigten Datei; die Einzelheiten samt Rückwirkung stehen in PDF statt E-Rechnung.
Die Anleitung für den Mandanten
Die Ursache sitzt in einer Exporteinstellung der Rechnungssoftware des Ausstellers, und die Anleitung passt in eine E-Mail:
- In der Rechnungssoftware die Exporteinstellung für ZUGFeRD öffnen. Sie heißt je nach Programm Profil, Konformitätsstufe oder Format.
- Von MINIMUM oder BASIC WL auf EN 16931 umstellen, das gelegentlich auch Comfort heißt. Nicht auf BASIC WL ausweichen, das WL steht für without lines.
- Eine Testrechnung erzeugen und prüfen, bevor die nächste echte Rechnung rausgeht.
- Fehlende Stammdaten ergänzen, falls der Export im höheren Profil nun Felder anmahnt: Genau diese Angaben haben im alten Profil gefehlt.
Schreibt der Mandant, seine Software habe kein höheres Profil, lohnt der Blick auf das Alter der Installation: Die Umstellung auf eine aktuelle Version ist meist billiger als jede Rechnung von Hand nachzufassen. Bis dahin, oder wenn es kein Update gibt, wandelt der Mandant seine Rechnungen in ZUGFeRD um oder erstellt sie direkt im Browser, ganz ohne Systemwechsel.
Was mit den bereits eingegangenen Dateien geschieht
- Heute, vor dem Stichtag des Ausstellers: als sonstige Rechnung behandeln, Bildteil als Beleg, buchen. Die Buchungshilfe-Daten dürfen die Erfassung unterstützen, mehr sind sie nicht.
- Nach dem Stichtag des Ausstellers: eine Rechnung im zulässigen Format anfordern, bevor gebucht wird. Der Aussteller stellt dieselbe Rechnung im Profil EN 16931 neu aus; ein Storno ist dafür nicht nötig, am Inhalt ändert sich nichts.
- In beiden Fällen: die empfangene Datei unverändert aufbewahren, auch die zu kleine. Sie bleibt Teil des Belegs.
Für die Kanzlei mit vielen Mandanten
Die Meldung kommt selten allein: Wo ein Mandant MINIMUM exportiert, tun es seine Lieferanten oft auch. Es lohnt sich, Eingangsdateien routinemäßig zu prüfen, bevor sie in die Verarbeitung laufen, statt jede Meldung einzeln zu erklären. Mit dem Premium-Zugang prüfen Sie ganze Eingänge in einem Durchgang.
Weiterlesen
Viele Mandanten schreiben ihre Rechnungen noch in Word oder Excel; was deren Vorlagen mit der Pflicht zu tun haben, steht in Rechnungen aus Word oder Excel. Wie Mandanten E-Rechnungen künftig richtig verschicken, ganz ohne Portal, erklärt E-Rechnung per E-Mail versenden. Und alles, was die Werkzeuge dieser Seite für Kanzleien leisten, von der Stapelprüfung bis zum Merkblatt, bündelt ZUGFeRD für Steuerberater.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 24. September 2026. Grundlage sind § 14 und § 15 UStG, das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024, die ZUGFeRD-Spezifikation des FeRD und die veröffentlichten Hinweise von DATEV. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist die Meldung ein Fehler von DATEV?
Nein, sie ist zutreffend. Die Datei verwendet das ZUGFeRD-Profil MINIMUM oder BASIC WL, und diese Profile enthalten keine vollständigen Rechnungsangaben beziehungsweise keine Rechnungspositionen. Sie sind von der Spezifikation selbst nur als Buchungshilfe gedacht.
Kann die Kanzlei die Datei selbst reparieren?
Nein. Die fehlenden Angaben stehen nicht in der Datei, sie lassen sich also nicht herausholen, und eine Rechnung muss vom Aussteller kommen. Der Mandant oder dessen Lieferant stellt die Rechnung im richtigen Profil neu aus.
Woran erkenne ich das Profil ohne DATEV?
An der Spezifikationskennung im Datenteil oder schlicht an einer Prüfung der Datei: Der Prüfbericht nennt das Profil im Klartext. Endet die Kennung auf minimum oder basicwl, ist es eine Buchungshilfe.
Ist der Vorsteuerabzug des Mandanten verloren?
Nein, aber er hängt an der Korrektur. Solange der Aussteller noch keine E-Rechnung schuldet, trägt der Bildteil die Angaben und die Datei kann wie eine sonstige Rechnung behandelt werden. Ab dem Stichtag des Ausstellers braucht es die berichtigte Datei im richtigen Profil.
Warum erzeugt Software überhaupt MINIMUM?
Weil das Profil am wenigsten Daten verlangt und deshalb am seltensten an fehlenden Feldern scheitert. Manche Programme haben es darum als Voreinstellung. Die Umstellung auf EN 16931 ist fast immer nur eine Exporteinstellung.