Vermietung ist Unternehmertätigkeit im Sinne des Umsatzsteuerrechts, auch wenn keine Umsatzsteuer anfällt. An dieser unscheinbaren Einordnung hängt die ganze Antwort: Als Unternehmer müssen Vermieter seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, vom Handwerker wie vom Hausverwalter. Beim Ausstellen dagegen trennt sich das Feld sauber in zwei Gruppen: steuerfreie Vermietung bleibt dauerhaft ausgenommen, optierte gewerbliche Vermietung wandert in den normalen Fristenplan.
Empfangen: gilt für jeden Vermieter
Die Empfangspflicht kennt keine Ausnahme nach Größe, Rechtsform oder Steuerfreiheit. Wer vermietet, bekommt Rechnungen von Handwerkern, Versorgern, Verwaltungen, und die dürfen seit 2025 als E-Rechnung kommen, ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Praktisch heißt das: ein festes Postfach, ein Weg, XML-Dateien zu lesen, und ein Ablageort für die unveränderten Originale. Die Einrichtung ist eine Checkliste von vier Punkten und braucht weder Software noch Registrierung; das kurze Prüfen vor der Zahlung zeigt die Prüfroutine für Eingangsrechnungen.
Ein Punkt verdient Betonung, weil er Geld kostet: Handwerkerrechnungen für das Mietobjekt gehören als Original in die Ablage, acht Jahre, als Datei und nicht als Ausdruck. Wer sie später für Werbungskosten, § 35a oder die Nebenkostenabrechnung braucht, braucht die unveränderte Datei. Das GoBD-Archiv sperrt sie bis zum Ende des achten Jahres nach dem Rechnungsjahr gegen Veränderung und hält eine zweite Kopie in einem weiteren deutschen Rechenzentrum bereit.
Ausstellen: die Zwei-Gruppen-Antwort
| Ihre Lage | Ausstellungspflicht? |
|---|---|
| Wohnraumvermietung, steuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG | Nein, dauerhaft nicht. Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 steuerfrei sind, bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. |
| Gewerbliche Vermietung mit Option nach § 9 UStG | Ja, nach dem normalen Fristenplan: ab 2027 über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 darunter. |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Nein, dauerhaft nicht, unabhängig von der Option-Frage. |
| Vermietung an Privatpersonen | Nein, B2C ist generell nicht erfasst. |
Die Ausnahmen im Detail, samt Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, sortiert der Überblick über die Ausnahmen; welcher Stichtag im optierten Fall gilt, klärt die 800.000-Euro-Grenze.
Der optierte Fall in der Praxis
Wer Gewerbeflächen mit Umsatzsteuer vermietet, stellt meist Dauerrechnungen: einmal erstellt, monatlich gültig. Die E-Rechnungspflicht ändert daran weniger, als es klingt. Ab dem eigenen Stichtag muss die Rechnung als strukturierte Datei vorliegen, also als ZUGFeRD oder XRechnung; der Mietvertrag allein genügt nur, solange er alle Rechnungsangaben enthält und keine E-Rechnung geschuldet ist, danach gehört zur Dauerrechnung eine konforme Datei. Das ist einmal Arbeit, nicht monatlich: Die ZUGFeRD-Rechnung im Formular erstellen, die Positionen einmal sauber anlegen und bei Änderungen der Miete neu ausstellen. Ein Systemwechsel ist nicht nötig; warum die E-Mail als Weg genügt, gilt hier wie überall.
Wer unsicher ist, ob die eigene Datei den Regeln genügt, prüft sie in Sekunden im ZUGFeRD-Validator.
Nebenkosten und Verwaltung, kurz einsortiert
- Nebenkostenabrechnungen an Wohnraummieter teilen das Schicksal der Miete: steuerfrei, B2C oder beides, also keine E-Rechnungspflicht.
- Weiterberechnungen zwischen Unternehmern (etwa an den gewerblichen Mieter im optierten Objekt) folgen den normalen Regeln ab dem eigenen Stichtag.
- Die Hausverwaltung stellt ihre Honorarrechnung als eigene Leistung: steuerpflichtig, B2B, Fristenplan wie bei jedem Dienstleister.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind § 4 Nr. 12, § 9, § 14, § 19 und § 27 Absatz 38 UStG sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung; ob und wie eine Option nach § 9 UStG sinnvoll ist, gehört in die Beratung.
Häufige Fragen
Ich vermiete nur eine Wohnung. Betrifft mich das Thema überhaupt?
Beim Ausstellen nicht: Wohnraumvermietung ist steuerfrei und bleibt dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Beim Empfangen ja: Auch Sie müssen E-Rechnungen von Handwerkern und Dienstleistern annehmen können, ein E-Mail-Postfach genügt.
Muss ich als Vermieter dem Empfang von E-Rechnungen zustimmen?
Nein, und Sie können ihn auch nicht verhindern. Seit 2025 darf jeder Lieferant ohne Zustimmung des Empfängers E-Rechnungen schicken.
Ich habe zur Umsatzsteuer optiert. Ab wann muss ich E-Rechnungen stellen?
Nach dem allgemeinen Plan: ab dem 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026, sonst ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer bleiben auch hier befreit.
Reicht meine Dauerrechnung als PDF weiter?
Bis zu Ihrem Stichtag ja. Danach gehört zur Dauerrechnung eine strukturierte Datei; sie wird einmal erstellt und erst bei Änderungen neu ausgestellt, das ist kein monatlicher Aufwand.
Wie lange muss ich empfangene Handwerkerrechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, als unveränderte Originaldatei. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF-Bild ersetzt das Original nicht. Im GoBD-Archiv bleibt die Datei für diese Zeit gegen Veränderung gesperrt.