Bis Januar erreicht jede Kanzlei dieselbe Welle: Mandanten wollen in zwei Minuten wissen, was die E-Rechnungspflicht von ihnen verlangt. Dieser Beitrag ist als Merkblatt gebaut: die Fristen, die Empfangspflicht, die Ausnahmen und die drei Handgriffe, jeweils in der Kurzfassung mit Verweis auf die ausführliche Antwort. Übernehmen Sie ihn ganz oder in Teilen in Ihre Mandanteninformation; die Rechtsgrundlagen stehen am Ende.
Die Fristen: drei Daten genügen
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze, keine Ausnahme. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben dauerhaft befreit. |
Welcher Umsatz zählt und was bei Neugründung oder Organschaft gilt, steht in der 800.000-Euro-Grenze.
Der Kern in vier Sätzen
- E-Rechnung heißt strukturierte Daten, also ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) oder XRechnung (reines XML). Ein gewöhnliches PDF ist ab dem eigenen Stichtag keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.
- Die Pflicht verlangt eine korrekte Datei, kein neues System. Versand per gewöhnlicher E-Mail genügt vollständig; ein Portal gibt es im B2B nicht (warum, steht hier).
- Der Empfang ist längst Pflicht und betrifft auch die Kleinsten; die Einrichtung ist eine Checkliste von vier Punkten.
- Das falsche Format trifft den Kunden: Ohne geschuldete E-Rechnung wackelt dessen Vorsteuerabzug, bis berichtigt wird (die Einzelheiten).
Die Ausnahmen, die bleiben
Dauerhaft keine E-Rechnung brauchen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen von Kleinunternehmern. Die vollständige Liste mit den Grenzfällen steht in den Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.
Die drei Handgriffe für Mandanten
- Stichtag bestimmen: Umsatz 2026 über oder unter 800.000 Euro? Danach richtet sich, ob der Januar 2027 oder der Januar 2028 gilt.
- Rechnungsausgang testen: Die bestehende Vorlage bleibt; aus Word, Excel oder dem PDF wird eine konforme Datei, ohne Systemwechsel (wie, steht hier). Eine Testdatei als ZUGFeRD-Rechnung erstellen und im ZUGFeRD-Validator prüfen dauert Minuten.
- Rechnungseingang regeln: festes Postfach, Originale unverändert aufbewahren, vor der Zahlung kurz prüfen (die Prüfroutine).
Für die Kanzlei selbst
Wer viele Mandanten briefen muss, spart mit zwei Bausteinen: einer festen Eingangsprüfung, bevor Belege in die Verbuchung laufen (das Prüf-Gate), und einer Standard-Anleitung für den häufigsten Befund, die Buchungshilfe-Meldung in DATEV.
Rechtsstand: September 2026, zuletzt geprüft am 25. September 2026. Grundlage sind § 14, § 19 und § 27 Absatz 38 UStG, § 34a UStDV sowie die Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieses Merkblatt ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Darf ich dieses Merkblatt an Mandanten weitergeben?
Ja, dafür ist es gedacht: ganz, in Auszügen oder als Grundlage für die eigene Mandanteninformation. Ein Hinweis auf den Rechtsstand gehört dazu.
Was ist die häufigste Fehleinschätzung bei Mandanten?
Dass 2027 „alle" umstellen müssen. Tatsächlich trifft der 1. Januar 2027 nur Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz; alle übrigen folgen 2028, und Kleinunternehmer gar nicht.
Muss der Mandant neue Software kaufen?
Nein. Die Pflicht verlangt eine korrekte Datei, keinen Systemwechsel. Bestehende Vorlagen lassen sich in konforme Dateien umsetzen, und der Versand läuft weiter per E-Mail.
Was sollte die Kanzlei vor Januar intern regeln?
Den Belegeingang: eine feste Prüfung eingehender E-Rechnungen, bevor sie in die Verbuchung laufen, und eine Standard-Rückmeldung für fehlerhafte Dateien. Die Januar-Welle trifft erfahrungsgemäß zuerst den Eingang.
Gilt die Empfangspflicht wirklich ohne jede Ausnahme?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, unabhängig von Größe und Rechtsform. In der Praxis genügt dafür ein E-Mail-Postfach und ein GoBD-konformer Ablageort.